Памятка страхователю о представлении сведений о трудовой деятельности о выборе работником формы ведения трудовой книжки

До 31 октября 2020 года включительно необходимо уведомить своих работников в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Работник должен подать заявление о форме ведения своей трудовой книжки (бумажной или электронной) не позднее 31 декабря 2020 г. Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

У граждан, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, сведения о периодах работы будут вестись только в электронном виде.

Работодатель обязан представить сведения о трудовой деятельности (далее сведения по форме СЗВ-ТД) с информацией о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (далее - заявления). Сведения по форме СЗВ-ТД представляются не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление.

При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица, в том числе при представлении сведений о заявлении, страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Таким образом, если сведения по форме СЗВ-ТД ранее не представлялись, то при подаче заявления работником в них указывается информация о заявлении и последняя запись о трудовой деятельности (кадровом мероприятии) из бумажной трудовой книжки работника по состоянию на 1 января 2020 года (например, о приеме на работу).

Напоминаем, что если страхователь не подключен к электронному документообороту с ПФР через специализированные организации, то в личном кабинете страхователя на сайте ПФР можно подготовить сведения по форме СЗВ-ТД. При наличии квалифицированной электронной подписи (далее – ЭП), через личный кабинет также можно направить подготовленные сведения в территориальный орган ПФР. Если ЭП нет, то сведения распечатываются, подписываются, заверяются печатью (при наличии) и представляются в территориальный орган ПФР лично или по почте.

Предлагаем активизировать работу по приему заявлений, так как подготовка сведений по форме СЗВ-ТД требует значительного времени из-за работы с первичными документами, в том числе с бумажной трудовой книжкой.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:

1) работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

2) Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности, начиная с 2020 года.

3) в случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

4) Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

- при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Информация о работнике;

• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

• Место работы;

• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);

• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

• Вид поручаемой работы;

• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);

• Причины прекращения трудового договора.

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.

• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.

• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.

• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.

• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Законодательство:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации

2. Федеральный закон от 01. 04. 1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

3. Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25. 12. 2019 г. №730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»

Несколько ответов на вопросы:

Вопрос: Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Ответ: Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Вопрос: Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Ответ: Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Вопрос: На основании чего исчислять стаж для расчета выплат по больничному листу, доплат за стаж работы, а также в иных случаях, когда необходимы сведения о стаже за периоды до 01. 01. 2020, если работник выбрал электронную трудовую книжку?

Ответ: Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01. 01. 2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды, начиная с 01. 01. 2020).

В случае если работник не представил при поступлении на работу соответствующие документы и при наступлении страхового случая, общий трудовой стаж определяется из фактически осуществленной трудовой деятельности.

Вопрос: Может ли работник подать заявление, согласно которому он отказывается от продолжения ведения трудовой книжки, а спустя какое-то время подать заявление, что отказывается от ЭТК и хочет продолжить вести трудовую книжку?

Ответ: Если работник подал заявление в пользу ЭТК, то ему выдается на руки трудовая книжка с соответствующей записью. Возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не предусмотрено.

По всем возникающим вопросам обращаться в территориальный орган ПФР по месту регистрации.

Сайт ПФР http: //www/pfrf. ru

Отделение ПФР по Пермскому краю