8. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Секретарь должен организовать приём руководителем сотрудников своей фирмы (по производственным и личным вопросам), приём представителей сторонних организаций, явившихся на переговоры с сотрудниками фирмы, и посетителей, явившихся без предварительной договорённости.

приём сотрудников по производственным (служебным) вопросам

Для организации этого вида приёма секретарь должен в беседе с руководителем выяснить следующее:

1 Круг лиц и вопросы, по которым руководитель будет принимать лично.

2. Есть ли ограничения по времени приёма.

3. От кого будет исходить инициатива приёма: сверху (от руководителя) или снизу (от сотрудника).

4. Как будет осуществляться вызов сотрудника, если инициатором приёма является руководитель: непосредственно руководителем или через секретаря.

5. Как должен действовать сотрудник, если инициатива приёма исходит от него: обращаться непосредственно к руководителю или к секретарю.

Секретарю будут даны указания, как следует поступать, если кто-либо из сотрудников инициирует приём.

Возможные варианты указаний:

«Пропускать без доклада».

«Докладывать немедленно».

«Самостоятельно назначать время приёма».

«Записывать на приём».

Приём сотрудников по личным вопросам

В служебной сфере личным вопросом считают вопрос, касающийся интересов, отношений, частной жизни отдельного сотрудника и решаемый руководителем за счёт использования ресурсов организации.

Комплекс личных вопросов невозможно классифицировать. К личным вопросам можно отнести просьбы сотрудников о повышении заработной платы, переводе на работу в другой отдел, выделении денежной ссуды (кредита), предоставлении внеочередного отпуска и т. п. (см. таблицу).