Организация совещаний

Довольно широко распространена практика коллективного обсуждения многих вопросов.

Еще на стадии планирования работы руководитель и секретарь намечают, когда и какие совещания и заседания будут проведены, определяют тематику и состав участников, место проведения.

Большинство крупных совещаний проводятся в учреждениях по плану, который является для секретаря обязательным, и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

На стадии планирования работы руководитель и секретарь намечают, когда и какие совещания и заседания будут проведены, определяют тематику и состав участников, место проведения. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т. п. ).

При подготовке совещаний руководителю и секретарю полезно знать ряд рекомендаций по менеджменту.

На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно производственно необходимым.

На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке.

Вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно.

Основная задача совещания не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать.

Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников.

Следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно.

За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного.

Каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и сроки их исполнения.

Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании. Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится, обычно, в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1. 5-2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

Уточняется дата, место и время проведения совещания.

Составляются повестка дня, списки участников, и докладчиков совещания.

Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания.

Составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения следует указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком, или ему будет послан дополнительный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это необходимо указать в тексте приглашения.

Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д.

За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания.

Секретарь привлекает соответствующие службы организации к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. д. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии как самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т. п.

По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и передать их технику, обслуживающему аппаратуру.

Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов.

Накануне совещания секретарь еще раз напоминает Докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании и фактических участников.

За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клюющую ленту, линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время Торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников.

Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен провести инструктаж со своим помощником. Регистрацию рекомендуется проводить по спискам по следующей форме:

№ Фамилия, отчество имя, Должность Организация Телефон

Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку - это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания.

Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим - краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения).

Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступавших. Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений.

Секретарю также может быть поручено ведение протокола совещания. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим - итоговый, или стенографически воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с прохладительными напитками устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола, так, чтобы вплотную друг к другу стояло одинаковое количество бутылок и стаканов. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов - на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

Этикет делового совещания - это, по сути, правила поведения председательствующего и участников. Основная задача председательствующего - создать условия для эффективного обмена мнениями участников совещания и выработки коллективного решения. Здесь уместно вспомнить высказывание Геродота: «Если не высказаны противоположные мнения, то не из чего выбрать наилучшее».

По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений. Затем следует убрать из помещения документы, оставленные участниками совещания, таблички, объявления, канцелярские принадлежности, схемы и т. п. Вместе с административно-хозяйственным отделом убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства. Уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка диктограммы или стенограммы совещания. По указанию руководителя секретарь осуществляет контроль за ходом выполнения решений совещания, сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали.

Протокол. Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, называется протоколом. Протокол - это официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса на предприятии на день и час совещания.

Если от председателя во многом зависит оперативность совещания, то от секретаря - полнота фиксации рассматриваемых вопросов.

В формуляр протокола входят: наименование ведомства, наименование учреждения; название вида документа (протокол); дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, заседания; указание председателя и секретаря; состав присутствующих; повестка дня; текст по форме: слушали - решили (постановили); подписи председателя и секретаря.

Выписки из протокола. Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, должностных лиц или подведомственных организаций, а также в случаях производственной необходимости оформляют выписки из протоколов. Так же, как и выписки из приказа, выписки из протокола должны быть заверены.