Деловое совещание. Этапы организация проведения деловых совещаний

Деловое совещание

Деловое совещание – это способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организациях.

Классификация деловых совещаний:

1. по назначению:

ž вырабатывающие и принимающие решения;

ž разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

ž подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов;

ž оперативные

2. по периодичности (частоте) принятия:

ž разовые;

ž регулярные;

ž периодические

3. по количеству участников:

ž узкий состав (до 5 чел. );

ž расширенные (до 20 чел. );

ž представительные (свыше 20 чел. )

4. по степени стабильности состава участников совещания:

ž с фиксированным составом;

ž с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

ž комбинированные

5. по принадлежности:

ž партийные (и других общественных организаций);

ž административные;

ž научные и научно-технические

Этапы организация проведения деловых совещаний

1. подготовка:

s определение целесообразности проведения делового совещания. Здесь необходимо руководителю подумать о задачах, которые нужно решить на совещании, также определить повестку дня и проанализировать все альтернативы проведения совещания;

s состав участников. Здесь необходимо внимательно подойти к формированию списка, как по количественному, так и по качественному составу. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

s Дата и время совещания. Для совещания отводится один определенный день в неделю. У человека в течение рабочего дня наблюдается два пика работоспособности: первый – 11 до 12ч., второй – между 16 и 18ч. Целесообразно совещание проводить во втором пике, что послужит дополнительным стимулом, побуждающим участников совещания работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

s Место проведения. Совещания лучше созывать в специально оборудованных для этих целей помещениях.

s Подготовка участников совещания. Сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами.

2. проведение:

s Продолжительность совещания. Оптимальная продолжительность совещания 40 – 45 мин. Рекомендуется после 40 минут заседания объявлять 10 – 15 минутный перерыв.

s Протокол совещания. Это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь фиксирует в нем наиболее важные моменты.

3. подведение итогов и принятие решения. На этом этапе, необходимо выяснить, кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ.