ИНСТРУМЕНТАРИЙ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ

В этом документе Вы найдете простые и понятные инструкции по применению того или иного инструмента для управления своими задачами. Независимо от того, какой способ Вам больше по душе – пользоваться бумажным ежедневником или каким-либо online-сервисом, везде принципы одни.

Итак, если Вы пользуетесь бумажным носителем для записи задач и идей, то лучше если это будет ежедневник. Как правило, в любом ежедневнике есть неразмеченные страницы – так называемые «для заметок». Откройте такую страницу и начните выписывать туда все свои задачи, ведь наш первый шаг – собрать всё, что беспокоит наш ум в одном месте, высвободить его. Когда ум свободен от попыток помнить, когда и что Вам нужно сделать, тогда он может полностью сосредоточиться на текущей задаче и решить ее эффективней.

Какие задачи писать – это может быть всё, что касается Вашей работы или бизнеса, личной жизни, здоровья, финансов, какие-то обещания, забытые бытовые дела, идеи и прочее. Ваша задача – вычистить свой ум полностью, всё до мельчайшей крошки, то есть дела. Берите обозримый горизонт планируемых будущих дел – от 3х месяцев, до года. Естественно и все дела из категории «еще вчера» тоже должны быть здесь – обязательно! Они висят на Вас якорем до тех пор, пока по ним не принято какое-либо решение.

Чтобы потом было проще организовать задачи, то рекомендую сделать такую разметку листа:

	Категория	Задача	Заметка	Статус

После того, как Вы составили полный список задач, возьмите его и разбейте задачи на 3 категории – мелкие, средние и крупные. Мелкие дела – это те, с которыми можно покончить, потратив буквально 10, 15 или 20 минут, условно говоря — до получаса. Это то, что вы можете «закрыть» быстро: какой-то звонок, небольшая покупка, несложное дело дома или на работе. Средние дела займут у вас несколько часов, но не дней. На них нужно будет выделить отдельное время. Крупные дела – это по факту «проекты», т. е. целая последовательность задач и требует много времени – может быть дней, может быть месяцев. Это может быть ремонт, смена места жительства и прочее. Можете также отдельно пометить периодические дела, которые Вам нужно делать время от времени – например, пополнять сотовый, оплачивать счета и прочее. Впоследствии такие дела можно будет вообще автоматизировать или делегировать – ведь ничего нового они в вашу жизнь не приносят, являются, так сказать, сопутствующим обременением «счастливой жизни». Кстати, к этому в какой-то мере можно отнести и личную гигиену, необходимость во сне и еде – всё зависит от отношения и подходу к ним. Некоторые непопулярные эксперименты и практики могут совершенно изменить Ваше отношение к этим привычным вещам, но это не тема этого текста.

Поле-звездочку мы оставили специально для выделения горящих дел или «лягушек». Заметка может содержать как примечание к задаче, так и пометку – к какой сфере жизни, или проекту относится эта задача. Статус – это уже следующий шаг технологии GTD. Это поле можно будет использовать для разбивки задач на минимально необходимые списки – «следующие/ при первой возможности», «идеи/ когда-нибудь», «делегированные».

Если Вы решили пользоваться каким-либо online-сервисом, то для Вас все упрощается. Ниже будут разобраны примеры использования нескольких популярных сервисов: задачи и календарь «Google», сервис заметок «Evernote», сервис интеллект-карт «MindMeister» и популярный за рубежом, но почти не известный у нас специальный мощный сервис «Toodledo».

Задачи и календарь Google. Найти список задач вы можете прямо в почте или календаре – справка по применению находится в ссылке выше. Здесь все просто: есть возможность писать задачи подряд, создавать несколько списков (нашел в почте, но не в календаре), писать к задачам заметки, ставить дату исполнения (соответственно сразу задача появится в календаре), переносить задачу из одного списка в другой. С точки зрения технологии GTD этот сервис плохо подходит, т. к. дает только освоить только базовые шаги в управлении задачами.

Сервис заметок «Evernote». Многим уже привычный и полезный инструмент. Вы можете весь список задач написать прямо в одной заметке, но тогда у Вас не будет возможности их организовать. Если же для каждой задачи создавать отдельную заметку, то перед Вами открываются широкие возможности: во первых к самой задаче уже можно приложить любого рода информацию (текст, видео и прочее), поставить напоминание на нужную дату, в метках ставить статус задачи и ее категорию, а блокноты и наборы использовать для разбивки задач по проектам. Ярлыками можно выделить срочные дела, вынеся их тем самым в отдельный список. Продвинутые смогут даже использовать этот сервис совместно с почтой и календарем того же гугл, настроив синхронизацию, или использовать для командной работы.

Сервис интеллект-карт «MindMeister». Он будет очень полезен не только для управления задачами, проектами, но также и для мозговых штурмов, наглядному представлению информации, создания презентаций и т. д. Интеллект-карты вообще относятся к одной из наиболее эффективных технологий мышления – научившись их применять, вы станете более эффективно мыслить. Здесь возможности гораздо больше – все задачи Вы можете выписать подряд в одну карту, взяв за основу например шаблон «to-do list», поставить сроки (опять же потом синхронизировав с календарем), ответственных (для командной работы), разбить по категориям, приложить заметки или даже файлы из того же evernote или гугл-диска (на платном тарифе). Большим плюсом будет еще то, что для задач, которые окажутся проектом в этом общем списке, можно будет поставить ссылку на отдельную карту проекта. Также сейчас для работы над проектами создатели этого сервиса запустили новый специальный сервис «MeisterTask». Благодаря их полной взаимосвязи Вы можете, например, на мозговом штурме накидать идеи в карту в MindMeister, а потом автоматически перевести ее в проект в MeisterTask.

Сервис «Toodledo». Это специализированный online-ежедневник, которые поддерживает весь спектр методик в технологии GTD и даже больше. Здесь, помимо списков задач, организации их любым способом Вы найдете также отдельные разделы:

· для больших заметок (можно использовать как журнал успеха)

· для отслеживания внедрения новых привычек

· списки покупок, рецептов, своих размеров (кто худеет), прочитанных книг (очень удобно! ) и много другого

· для иерархий (последовательности) – по сути те же списки, но уже с возможностью иерархического построения и отметки «выполнено» каждого пункта. Как образец, приведена последовательность «Book Report», в которой говориться, как настроить сервис по книге Б. Трейси «Оставьте Брезгливость, съешьте Лягушку! »

Весь спектр возможностей этого сервиса Вы сможете изучить по видео-инструкциям или разделу «Помощь» (конечно, всё на английском).