Типичные ошибки совещаний: рекомендации руководителю.

Ошибки и недостатки совещаний можно сгруппировать в следующей последовательности:

· Недостатки подготовки (совещания не планируются, составы участников неизвестны до начала совещания, повестка дня определяется на месте, отсутствует регламент, отсутствие или запоздалая рассылка материалов, неявки и опоздания, неподготовленность докладчиков, необорудованное помещение для совещаний);

· Недостатки проведения (превышение времени совещаний, необоснованные отклонения от повестки дня, потеря управления совещанием, отсутствиефиксации обсуждавшихся вопросов, не принятие решений и не выдача поручений, отсутствие протокола или егонаписание по памяти);

· Недостатки контроля исполнения (отсутствиеконтроля над исполнением поручений).

Ø Рекомендации руководителю по проведению совещаний.

Три главные ошибки совещаний, которых нужно избегать:

v встречаться, но не обсуждать;

v обсуждать, но не принимать решения;

v принимать решения, но не действовать.

Ниже рекомендациидля руководителя при проведении совещания.

Не проводите «стихийных» совещаний. § Это сбивает с ритма работы и участников, и Вас. Проводите совещания в определенном режиме и графике. § При регулярном проведении встреч все к ним привыкают и хорошо в этом режиме работают.

Ставьте четкие цели для совещания. § Совещания станут более продуктивными, если Вы составите повестку дня. § Не выпускайте из виду основную цель совещаний – выработку управленческих решений, предусмотренных повесткой дня, и твердо ведите всех участников к этой цели.

Придерживайтесь регламента совещания. § Рационально используйте временные ресурсы совещания. Ориентируясь на повестку дня, отслеживайте общее время совещания, а также квоты по темам, вопросам и выступлениям. § Корректно, но твердо останавливайте выступающих с превышением отведенного времени. § Не проводите совещание слишком долго. Если совещание длится более полутора часов, то эффективность сотрудников снижается, они начинают забывать, зачем собрались, терять мысли и нить встречи.

Не отвлекайтесь во время совещания. § Отключайте свой мобильный телефон или смартфон. Лучше всего положите его на стол у всех на виду. В таком случае попытка ответить на звонок будет выглядеть неуважением к присутствующим. Вы всегда сможете перезвонить тем, кто хотел с Вами связаться.

Не превращайте совещание в монолог. § Задача руководителя – услышать других, а не самому выговориться. Обеспечьте командную работу, дайте возможность высказаться сотрудникам. § Не бойтесь проявления других точек зрения, поощряйте появление различных вариантов решения.

Требуйте качественного исполнения решений совещания. § Мало принять решение, надо еще его выполнить. § Назначайте ответственных, учитывая их профессиональную подготовку и функциональные обязанности. § Не оставляйте позиции повестки дня без исполнителей.

Эти простые правила помогут значительно повысить эффективность Ваших совещаний. Придерживайтесь их, и Ваше совещание всегда будет проходить удачно!