СПРАВКИ. Классификация справок. Служебные Личные Только служебные

Консультация для заочного отделения

СПРАВКИ

Справка – это информационно-справочный документ, подтверждающий какие-либо сведения служебного или личного характера.

Классификация справок

Внешние справки Внутренние справки

Служебные Личные Только служебные

Внешние (служебные) справки – содержат сведения о тех или иных направлениях деятельности организации. Направляются из подчиненной организации в вышестоящую.

Внешняя (личная) справка – содержит сведения, касающиеся одного конкретного лица.

Внутренняя справка – составляется должностным лицом на имя руководителя или вышестоящего должностного лица.

Перечень реквизитов справки

1. Наименование организации – автора документа.

2. Справочные данные об организации – авторе документа* (при необходимости, если справка внешнего характера).

3. Наименование структурного подразделения* (при необходимости).

4. Адресат.

5. Наименование вида документа.

6. Дата документа.

7. Регистрационный номер.

8. Место составления.

9. Заголовок к тексту.

10. Текст.

11. Отметка о наличии приложения* (при необходимости, если прилагается какой-либо документ; часто прилагаются таблицы, диаграммы и т. п. ).

12. Подпись.

13. Отметка об исполнителе* (при необходимости).

14. Отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Особенности оформления внешней и внутренней справки

Внешняя справка	Внутренняя справка
1. Машинописное оформление на формате А-4.	1. Машинописное или рукописное оформление на формате А-4 или А-5.
2. Оформление реквизитов характерно для внешних документов. При необходимости проставляются справочные данные об организации – авторе документа. Регистрационный номер – полной формы.	2. Оформление реквизитов характерно для внутренних документов. Может оформляться " наименование структурного подразделения", если автор – работник одного из подразделений. Регистрационный номер – простой формы. Можно не регистрировать и не подшивать в дело. На незарегистрированной справке нет реквизитов: - регистрационного номера; - места составления; отметки об исполнении и направлении документа в дело.
3. Подписывает руководитель фирмы. Проставляется оттиск печати фирмы.	3. Подписывает автор, оттиск печати не проставляется.

Особенности оформления некоторых реквизитов

1. Дата регистрации – это дата подписания справки.

2. Заголовок к тексту – в предложном падеже, кратко суть текста.

3. Текст

Тексты личной и служебной справки отличаются друг от друга:

Текст служебной справки по схеме:

1. Дата или период

2. Сведения служебного характера (часто в форме таблицы).

3. Основание: данные документа (в инициативном порядке справка не оформляется! ).

Может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения, ссылки.

Текст личной справки по схеме:

1. Фамилия, имя, отчество (желательно выделить)

2. Сведения о работе, зарплате, учебе и т. п.

3. Основание: данные документа (в инициативном порядке справка не оформляется! ).

Текст не рекомендуется начинать со слов " Дана в том, что…", " Настоящая справка подтверждает…", также не рекомендуется использовать обороты типа: " Действительно работает…", " Дана для предоставления в …". Личные справки часто оформляются на спецбланках.

!!! В конце текста любой справки должна быть ссылка на основание для ее составления, т. к. в инициативном порядке справка не оформляется, а лишь по запросу, просьбе, распоряжению, приказу.

4. Остальные особенности смотри в таблице.