12.Документация по личному составу

Трудовые правоотношения любой организации или предприятия с работником регулируется Трудовым кодексом На основании статей Трудового кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

Трудовые книжки;

Личные карточки формы Т-2;

Личные дела;

Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, так как эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях, обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Руководители предприятий и организаций несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме

резюме

заявление

Автобиография, характеристика, рекомендательное письмо, личный листок по учету кадров (по взаимосогласию сторон)

Трудовой контракт

Приказ о приеме на работу

® ® ®

Запись в трудовой книжке

Личная карточка

Открытие лицевого счета по ЗП

Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров (департаментов по персоналу). Анкета является обязательной при трудоустройстве на государственное предприятие.

Документирование увольнения работника производится по следующей схеме

Заявление (или иные основания для увольнения)

Приказ об увольнении

® ® ®

Запись в трудовой книжке

Запись в личной карточке (личном деле)

Закрытие лицевого счета по ЗП

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по схеме

заявление о переводе (или представление о переводе)

Приказ о переводе на другую должность

® ® ®

Запись в трудовой книжке

Запись в личной карточке (личном деле)

Запись в лицевом счете по ЗП

Трудовой договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д. ).

Трудовая книжка является в РФ основным документом о трудовой деятельности человека. Нормативные документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ;

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением министерства труда и социального развития РФ

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже (заводится на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц). Личные дела сотрудников хранятся 75 лет, руководителей – постоянно, в сейфе или металлическом закрытом шкафу.

Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Автобиография — документ, где от руки должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.

Резюме — краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место (самореклама).