Практическое занятие №12. Работа с базой данных в Microsoft Access

Практическое занятие №12. Работа с базой данных в Microsoft Access

ЗАДАНИЕ

1. Ознакомьтесь с теоретической частью, выучите основные термины

2. Выполните задания в Microsoft Access по инструкции

3. Ответить на контрольные вопросы (на последнем листе) 4. Присылайте работу одним файлом, подписанным ФИО, группа, №, название работы

3. Срок сдачи работы – до завтра. Нарушение срока – снижение оценки.

Основные положения

База данных — это систематизированный набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче. В базах данных сведения хранятся в одной или в нескольких таблицах. Каждый отдельный столбец такой таблицы называется Полем и содержит данные определенного типа (текстовый, дата/время, числовой, денежный, логический, счетчик, объект OLE и др. ). Каждая отдельная строка такой таблицы, состоящая из нескольких разнотипных полей, называется Записью.

Система управления базами данных (СУБД) — комплекс средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных. Например, СУБД Microsoft Access кроме самих таблиц с данными может содержать в себе формы, запросы, отчеты, макросы и др.

Постановка задачи

Необходимо спроектировать базу данных для ведения учета в небольшой фирме, оказывающей услуги своим клиентам. При оформлении заказа в главной таблице должны фиксироваться дата заказа, фирма-заказчик, стоимость заказа и затраты нашей фирмы, сотрудник-исполнитель, вид работ, а также более детальное описание оказанной услуги (рис. 1).

Рис. 1

Таким образом, целесообразно в состав базы включить три таблицы:

§ Заказы – дата выполнения, стоимость, затраты, содержание работ, исполнитель;

§ Заказчики - сведения о клиентах (адреса, телефоны, руководство и т. п. );

§ Исполнители – сотрудники, выполняющие заказы.

Рекомендуемый план разработки проекта

1. Запустите Microsoft Access, выберите пункт «Новая база данных» и сохраните ее (например, под названием Services. mdb).

2. Создайте первую таблицу Заказчики в режиме конструктора (см. рис. 2). Таблица должна иметь следующие поля:

- КодФ – код (тип данных – счетчик), с помощью контекстного меню (вызываемого щелчком правой кнопки мыши) надо сделать это поле ключевым;

- Фирма, Адрес, Директор, Тел и Примечание – текстовые поля необходимой длины (по умолчанию – 50).

3. Нажав кнопку «Вид» (или через одноименный пункт меню), перейдите из режима «Конструктор» в режим «Таблица» и внесите сведения о нескольких фирмах (рис. 3).

Рис. 2

Примечание. Поле КодФ заполняется самой программой (автоматически).

Рис. 3

4. Аналогичным образом (в режиме конструктора) создайте, сохраните и заполните таблицу Исполнители со следующими полями (рис. 4):

- КодИ – код (тип данных – счетчик), ключевое поле;

- Сотрудник – текстовое поле (фамилии сотрудников).

Рис. 4

5. Также в режиме конструктора создайте таблицу Заказы со следующими полями:

- КодЗ – код (тип данных – счетчик), ключевое поле;

- Дата – дата заказа (тип данных - Дата/время);

- КодФ – при выборе типа данных воспользуйтесь мастером подстановок для создания столбца подстановки из таблицы Заказчики:

Рис. 5а

Отметив указанный пункт и нажав кнопку в следующем окне выделите таблицу Заказчики:

Рис. 5б

В следующем окне кнопкой перенесите поле «Фирма» из левого списка «Доступные поля» в правый список «Выбранные поля и нажмите :

Рис. 5в

Убедившись в правильном создании столбца подстановки и отрегулировав при необходимости ширину колонки, нажмите :

Рис. 5г

В следующем окне введите подпись для столбца подстановки и нажмите кнопку :

Рис. 5д

В появившемся окне нажмите «Да» для сохранения таблицы:

Рис. 5е

В последнем окне задайте название создаваемой таблицы:

Рис. 5ж

После этого созданному полю КодФ будет присвоен тип «Числовой».

Далее в таблице Заказы создайте следующие поля (рис 5з):

- содержание работ (тип данных – текстовой);

- стоимость (тип данных – Денежный);

- затраты (тип данных – Денежный);

- КодИ – при выборе типа данных опять при помощи мастера подстановок создайте столбец подстановки из таблицы Исполнители и назначьте ему подпись «Исполнитель»:

Рис. 5з

6. Перейдите в режим «Таблица» и сделайте несколько записей, т. е. внесите в таблицу сведения о нескольких заказах - от 2 до 5 для 2-3 фирм (см. рис. 1).

Примечание 1. Для удобства заполнения поля «Дата» нажмите кнопку (для перехода в режим «Конструктор») и задайте маску ввода для этого поля: 00. 00. 00; 0; _ (см. рис. 6).

Рис. 6

Примечание 2. Для указания суммы стоимости и затрат в рублях надо для этих полей задать нулевое число десятичных знаков.

7. Для просмотра структуры созданной базы данных нажмите кнопку - «Схема данных». Открывшееся окно должно иметь вид, показанный на рисунке 7.

Рис. 7

12 3 4 Следующая ⇒