Главная

Контакты

Случайная статья

• Автоматизация
• Антропология
• Археология
• Архитектура
• Биология
• Ботаника
• Бухгалтерия
• Военная наука
• Генетика
• География
• Геология
• Демография
• Деревообработка
• Журналистика
• Зоология
• Изобретательство
• Информатика
• Искусство
• История
• Кинематография
• Компьютеризация
• Косметика
• Кулинария
• Культура
• Лексикология
• Лингвистика
• Литература
• Логика
• Маркетинг
• Математика
• Материаловедение
• Медицина
• Менеджмент
• Металлургия
• Метрология
• Механика
• Музыка
• Науковедение
• Образование
• Охрана Труда
• Педагогика
• Полиграфия
• Политология
• Право
• Предпринимательство
• Приборостроение
• Программирование
• Производство
• Промышленность
• Психология
• Радиосвязь
• Религия
• Риторика
• Социология
• Спорт
• Стандартизация
• Статистика
• Строительство
• Технологии
• Торговля
• Транспорт
• Фармакология
• Физика
• Физиология
• Философия
• Финансы
• Химия
• Хозяйство
• Черчение
• Экология
• Экономика
• Электроника
• Электротехника
• Энергетика

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Статья: Новый ГОСТ на оформление документов (Кузнецов С. Л. ) (" Делопроизводство", 2017, N 2)

Документ предоставлен КонсультантПлюс www. consultant. ru Дата сохранения: 12. 07. 2018

" Делопроизводство", 2017, N 2

НОВЫЙ ГОСТ НА ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

С 1 июля 2017 года вступает в действие ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 " Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". ГОСТ является основополагающим в области оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов.

Что изменилось?

Исчезло упоминание об унифицированной системе организационно-распорядительной документации, частью которой был предыдущий Стандарт, хотя перечень организационно-распорядительных документов, оформление которых регламентирует ГОСТ, практически не изменился. Это: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов; даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, приведены образцы бланков. Стандарт распространяется на документы как на бумажном, так и на электронном носителях.

Добавился раздел " Общие требования к созданию документов".

Предусмотрено, что документы теперь могут создаваться не только на бумаге, но и в электронной форме. Документы на бумаге могут печататься как на одной стороне листа, так и с оборотом.

Прописан порядок нумерации страниц: посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Абзацный отступ текста документа установлен 1, 25 см.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, текст документа - через один или 1, 5 интервала. Документы, которые будут печататься с уменьшением (две страницы на лист), могут печататься с двойным интервалом. Выравнивание текста - по ширине.

Часто сотрудники, печатая документ, ставят между словами по два, иногда даже больше, пробела. В ГОСТе специально записано: между словами ставится один пробел.

Отдельные реквизиты, такие как адресат, заголовок, подпись, могут выделяться полужирным начертанием шрифта.

Появились рекомендации по использованию типовых шрифтов. Почему это важно? Так как библиотеки шрифтов насчитывают тысячи наименований, не редкость ситуация, когда отдельный сотрудник или даже целая организация используют при создании документов какой-то понравившийся, но нестандартный шрифт. Почему это плохо? При пересылке документов офисных форматов, например Microsoft Word, при использовании нестандартного шрифта происходит так называемая подстановка шрифтов, то есть документ будет отображаться на компьютере получателя теми шрифтами, которые на данном компьютере установлены. А замещающий шрифт зачастую хоть немного, но другой по размеру, а это значит, что у сложно оформленных документов " поедет" все оформление. Для хранения в такой документ надо внедрять используемые шрифты, что существенно увеличивает размер файла документа. Поэтому рекомендуется использовать именно нижеперечисленные шрифты, заложив их в шаблоны электронных документов, а также прописав их использование в инструкции по делопроизводству организации. Это шрифты: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

В разделе 4 " Реквизиты документа" произошли небольшие изменения: какие-то реквизиты объединились: например, реквизиты 01 и 02 по ГОСТ Р 6. 30-2003 объединены в один реквизит - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования), а реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - наоборот, разделился на два реквизита: 02 - эмблема и 03 - товарный знак; какие-то реквизиты поменяли номер, например код формы документа с 7-го места переехал на 4-е и т. п. Все изменения в реквизитах видны в таблице 1.

Таблица 1. Изменения в списке реквизитов документов

Как мы видим, кроме изменения нумерации реквизитов, изменилось немного: вместо идентификатора электронной копии добавились сведения о электронной подписи, появился реквизит 06 - наименование структурного подразделения - автора документа, и наименование должности лица - автора документа.

В новом ГОСТе гораздо детальнее расписаны правила оформления реквизитов. Например, если старый ГОСТ содержал только отсылку к законодательству в вопросе оформления изображения герба или эмблемы организации, то новый точно описывает местоположение реквизитов: " герб" - " по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа", " эмблема" - " по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа". Использование реквизита " герб" исключает использование реквизита " эмблема".

Если эмблема размещается на бланках документов федеральных органов государственной власти и их территориальных органов, государственных и негосударственных организаций, то товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланках самых разных организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов теперь не только в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), но и на основании локальных классификаторов, поэтому реквизит содержит не только номер, но и слова: Форма по..., например: Форма по ОКУД 0211151.

Реквизит " код формы документа" располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа.

Пятый (бывший 8-й) реквизит - " наименование организации - автора документа" - почти не изменился. Сверху располагается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (если таковое имеется), под ним - наименование организации. Еще ниже, под наименованием организации, в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом (положением). Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении).

Что изменилось - из Стандарта убрали положение, регламентировавшее бланки на двух языках, которые могли использоваться в субъектах РФ, имеющих государственный язык субъекта РФ.

Следующие два (реквизиты 06 и 07) появились во многом потому, что эти сведения используются в системах электронного документооборота, в том числе МЭДО.

Шестой реквизит - " наименование структурного подразделения - автора документа" - включает также наименования " филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа", которые раньше входили в реквизит " наименование организации".

Реквизит используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Седьмой реквизит - " наименование должности лица - автора документа" - используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др. ), если документ издает руководитель органа власти субъекта РФ, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Восьмой реквизит - " справочные данные об организации" - используется в бланках писем и включает: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес (по-видимому, под сетевым адресом в Стандарте подразумевается адрес сайта организации в сети Интернет).

Реквизит поглотил сразу несколько реквизитов старого ГОСТа: реквизиты " код организации", " основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", " идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)".

Все эти сведения: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП), вошли в реквизит 08 - " справочные данные об организации". Перечисленные сведения не указываются на бланках документов органов государственной власти, органов местного самоуправления.

Девятый реквизит - " наименование вида документа" - указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, и располагается под реквизитами " автор документа" (наименованием организации, структурного подразделения, должности).

Содержание десятого реквизита - " дата документа" - практически не изменилось. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год - одним из двух способов:

- арабскими цифрами, разделенными точкой: 06. 03. 2017;

- словесно-цифровым способом, например: 6 марта 2017 г.

Второй способ чаще всего используется в бухгалтерских и юридических документах, так как уменьшает вероятность ошибки, первый способ более распространен и удобнее при машинной обработке документов.

Реквизит 11 - " регистрационный номер документа" - как и дата, принципиально не изменился. Этот реквизит представляет собой " цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др. )".

Следует отметить, что использование буквенно-цифровых индексов в условиях применения автоматизированных технологий является в какой-то степени анахронизмом. Данная технология при традиционном делопроизводстве обеспечивала дополнительную информацию о документе. Сотрудник службы ДОУ, взглянув на реквизит " ссылка на регистрационный номер и дату документа", мог сразу определить, кем из руководителей был подписан исходный документ, какое подразделение его готовило, в каком деле находится отпуск документа, ответ на который получен, и т. п. Однако в условиях автоматизированных технологий, использования которых требуют сегодня Правила делопроизводства, все эти сведения, как и электронная копия инициативного документа, уже содержатся в системе, и простой порядковый номер или идентификатор документа позволяют моментально вывести на экран все необходимые сведения. Поэтому, на взгляд автора данной статьи, поддержка сложных буквенно-цифровых регистрационных индексов в современных системах управления связана исключительно с определенным консерватизмом заказчиков, привыкших к традиционному делопроизводству.

Сложносоставные индексы особенно неудобны на документах, издаваемых совместно двумя и более организациями. В этом случае на документе проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Двенадцатый реквизит - " ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа". Реквизит не изменился, он по-прежнему включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Тринадцатый реквизит - " место составления (издания) документа". Он указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Например, Московский институт..., Саратовская академия и т. п.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Четырнадцатый реквизит - " гриф ограничения доступа к документу" - отсутствовал в предыдущем ГОСТе. Реквизит проставляется при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации < 1> и должны быть закреплены в локальных нормативных актах.

--------------------------------

< 1> Закон РФ от 21. 07. 1993 N 5485-1 " О государственной тайне" (ред. от 08. 03. 2015), Указ Президента РФ от 30. 11. 1995 N 1203 " Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" (ред. от 30. 11. 2016), Федеральный закон от 29. 07. 2004 N 98-ФЗ " О коммерческой тайне" (ред. 12. 03. 2014); Указ Президента РФ от 06. 03. 1997 N 188 " Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (ред. от 13. 07. 2015) и др.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись (" Для служебного пользования", " Конфиденциально", " Коммерческая тайна" и др. ), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Указано место расположения реквизита - в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля.

Пятнадцатый реквизит - " адресат" - теперь расписан гораздо подробнее, с несколькими примерами написания.

Реквизит " адресат" используется как при оформлении деловых (служебных) писем, так и внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др. ).

Адресатом документа могут быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит " адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита " адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма в организацию ее полное или сокращенное наименование указывается в именительном падеже.

При адресовании в структурное подразделение название структурного подразделения пишется ниже названия организации также в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включая наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Мелкие изменения, конечно, есть. Если старый ГОСТ рекомендовал писать сначала инициалы, а потом фамилию должностного лица, то теперь рекомендуется указывать сначала фамилию, а потом инициалы. Пример:

Главному редактору

журнала " Делопроизводство"

Кузнецову С. Л.

Новое в реквизите: теперь Стандартом предусмотрено, что перед фамилией адресата (должностного лица) допускается употреблять сокращение " г-ну" (господину), или " г-же" (госпоже).

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Допускается обобщенное наименование при рассылке документа группе однородных адресатов, например: " Директорам федеральных архивов".

Не изменился порядок рассылки документа нескольким адресатам.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово " Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат. Допускается обобщенное наименование при рассылке документа группе однородных адресатов, например: " Директорам федеральных архивов".

В состав реквизита " адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи < 2>.

--------------------------------

< 2> Приказ Минкомсвязи России от 31. 07. 2014 N 234 " Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрировано в Минюсте России 26. 12. 2014 N 35442).

При адресовании документа физическому лицу указываются сначала фамилия, инициалы адресата, а ниже - почтовый адрес.

При направлении документа в организации, адрес которых заведомо известен, например высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам и др., почтовый адрес может не указываться. Исключение составляют случаи использования конвертов с прозрачным окном, так как в этом случае адрес на конверте не указывается, а документ помещается в конверт так, чтобы почтовый адрес был виден через прозрачную часть конверта.

Почтовый адрес также не указывается, если документ отправляется по электронной почте или факсу. В этом случае вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер факса соответственно. Например:

Кузнецову С. Л.

kouznets@yandex. ru

Шестнадцатый реквизит - " гриф утверждения". Он проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Местоположение реквизита - в правом верхнем углу первого листа документа, там же, где в письмах располагается реквизит " адресат".

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Надо отметить, что с технической точки зрения выравнивание по левому краю или центровка реквизита, располагающегося в правом верхнем углу документа, требует определенных ухищрений. Распространенная ошибка - использование пробелов, что приводит к " сползанию" реквизита при изменении размера или типа шрифта. Чаще всего в шаблонах документов этот реквизит располагают в ячейке (ячейках) таблицы с невидимыми (непечатаемыми) границами. Приведем пример, сделав границы ячеек видимыми:

Реквизит 17 - " заголовок к тексту" - это краткое содержание документа. В Правилах делопроизводства с 2009 г. этот реквизит называли " наименованием документа", потом - " наименованием или аннотацией", но в 2016 г. все-таки вернулись к традиционному и наиболее понятному названию этого реквизита - " заголовок".

Заголовок к тексту формулируется с предлогом " О" (" Об" ) и отвечает на вопрос " о чем? " ):

- приказ (о чем? ) об утверждении инструкции по делопроизводству;

- приказ (о чем? ) о создании экспертной комиссии;

- письмо (о чем? ) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Если раньше считалось, что заголовок к тексту может не составляться, если документ напечатан на листе формата А5, то есть документ заведомо очень короткий, то теперь просто написали: заголовок можно не составлять, если текст документа не превышает 4 - 5 строк, вне зависимости от формата листа, на котором документ создан, тем более что документ может существовать и в электронной форме, без вывода на бумагу.

Реквизит 18 - " текст документа" - был полностью переписан, но суть его не изменилась. Документы, как и раньше, составляются на государственном языке России или государственных языках субъектов РФ.

Добавилось положение о составе ссылки на нормативные документы. Она должна содержать: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, рубрики, но не более четырех уровней.

Реквизит 19 (бывший реквизит 21) - " отметка о приложении" - содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу. Реквизит используется в двух кардинально отличающихся вариантах:

1. Чаще всего это сопроводительные письма, но могут быть и такие документы, как претензии, акты, справки и другие информационно-справочные документы.

2. Другой случай использования этого реквизита - если документ является приложением к основному документу (приложения к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

В Р 7. 0. 97-2016 детально расписано, как оформляется реквизит в различных случаях. Для удобства форматирования этот реквизит тоже можно оформить в шаблоне в виде таблицы, главное - не забыть сделать границы таблицы невидимыми! Например:

Второй случай использования реквизита " отметка о приложении" - в распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах.

В этом случае реквизит размещается на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу. Реквизит состоит из слова " Приложение" и номера приложения, если приложений несколько. Ниже размещается информация о документе, приложением к которому является данный документ: вид документа, название организации, еще ниже - ссылка на дату и номер документа. Например: Приложение N 2 к приказу НКО Горбачев-Фонд от 21. 02. 2017 N 15.

Составители Стандарта отдельно описали даже такой случай, как наличие компьютерного носителя (оптического диска, USB-флеш-памяти) как приложения. Предлагается на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указывать наименования документов, записанных на носитель, и (или) имена файлов.

Двадцатый реквизит - " гриф согласования документа". Реквизит проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.

Стандарт предусматривает три варианта размещения этого реквизита:

1) на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

2) на последнем листе документа под текстом;

3) на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Состав реквизита не изменился: гриф согласования все так же состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Другой вариант - указываются дата и номер документа (чаще всего протокола) о согласовании.

Следующий, двадцать первый реквизит является разновидностью предыдущего - это " виза". Он также свидетельствует о согласии (или несогласии) должностного лица (сотрудника) с содержанием проекта документа. Если гриф согласования - это согласование, как правило, внешней организацией, то виза - это внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Виза допускает наличие замечаний к документу. В этом случае визирующий пишет " Замечания прилагаются" и ниже - остальные части визы (должность, подпись, расшифровку, дату).

Новым является положение Стандарта о возможности визирования (внутреннего согласования) документов в электронной форме в организациях, использующих системы электронного документооборота. Согласование должно осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 < 3>.

--------------------------------

< 3> ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

Визы проставляются на том экземпляре документа, который остается в организации. То есть если остается подлинник - то на оборотной стороне последнего листа либо ниже подписи, либо на листе согласования. Если документ подлежит отправке - визируют второй экземпляр, копию документа, которая будет подшита в дело.

Двадцать второй реквизит - " подпись". Здесь даже номер реквизита не поменялся. Реквизит состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его собственноручной подписи и расшифровки подписи (сначала инициалы, потом фамилия).

Если документ оформляется на бланке, то наименование должности пишется сокращенно, например: " Генеральный директор", так как в этом случае полное название организации уже есть в бланке. Если используется бланк должностного лица, то и должность также не указывается, так как она уже есть в бланке. В этом случае проставляются только подпись и ее расшифровка. Если же документ оформляется без бланка, должность указывается полностью, включая название организации, например: Начальник планового отдела ПАО " Ромашка".

Если документ содержит несколько подписей, они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией должностей, например директор выше, главный бухгалтер ниже.

В ГОСТ внесено стандартное правило оформления подписи в случае подписания документа лицом, временно замещающим отсутствующего руководителя.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.

Одно из положений Стандарта очень часто нарушается. Необходимо обращать внимание сотрудников, что не допускается ставить косую черту, надпись " за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

В новом ГОСТе убрали реквизит " идентификатор электронной копии документа", вместо него появился реквизит 23 - " отметка об электронной подписи". Этот реквизит используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Установлены следующие требования к реквизиту:

- место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

- элементы реквизита должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере, не должны перекрываться или накладываться друг на друга, а также на элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

В состав реквизита входят:

- фраза " Документ подписан электронной подписью";

- номер сертификата ключа электронной подписи;

- фамилия, имя, отчество владельца сертификата;

- срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Двадцать четвертый реквизит - " печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном " М. П. " (" Место печати" ).

Обратите внимание, что в апреле 2015 г. в российское законодательство были внесены изменения, связанные с необязательностью наличия печати у ряда категорий юридических лиц < 4>.

--------------------------------

< 4> Федеральный закон от 06. 04. 2015 N 82-ФЗ " О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ" (ред. от 03. 07. 2016).

В реквизите 25 - " отметка об исполнителе" - произошли небольшие изменения. Реквизит по-прежнему включает фамилию исполнителя, но вместо инициалов теперь рекомендуется указывать полностью имя и отчество исполнителя, что гораздо удобнее, так как позволяет, позвонив по указанному в реквизите номеру телефона, сразу обратиться по имени-отчеству.

Реквизит может содержать дополнительную информацию: наименование должности, структурного подразделения, адрес электронной почты исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Появился еще один вариант размещения этого реквизита - на нижнем колонтитуле. Отметка об исполнителе может печататься шрифтом меньшего размера. Например, если документ обычно набирают 14 или 13 кеглем, этот реквизит может быть набран 11 - 12 или даже 10 кеглем.

Реквизит 26 - " отметка о заверении копии". Реквизит оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка проставляется ниже реквизита " подпись" и включает: слово " Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Отметка может быть выполнена в виде штампа, содержащего слово " Верно", должность лица, заверяющего документы, например начальник канцелярии.

Новым является положение ГОСТа об указании на местонахождение подлинника документа при заверении копии. В ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 сказано:

" Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (" Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год" ) и заверяется печатью организации".

В новом ГОСТе сохранился и такой реквизит, как " отметка о поступлении документа" (реквизит 27). Реквизит служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Важно не перепутать данный реквизит с реквизитом 11 " регистрационный номер документа". Оба реквизита содержат регистрационный номер документа, но реквизит 11 - это регистрационный номер документа, созданного в данной организации, а реквизит 27 - это штамп с регистрационным номером, который проставляется на поступивших в организацию документах.

Двадцать восьмой реквизит - " резолюция" - содержит указание по исполнению документа. Резолюция может оформляться тремя способами:

- на свободном месте рабочего поля документа;

- на бланке резолюции;

- непосредственно в системе электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Тут надо отметить, что максимальную прямоточность и оперативность исполнения документа обеспечивает наличие в организации четкого распределения обязанностей и определенное делегирование полномочий, при котором служба ДОУ сразу направляет полученный документ исполнителю, устанавливая типовой срок исполнения или срок, определяемый содержанием полученного документа. В дальнейшем при необходимости руководитель, видя в СЭД все поступившие документы, может внести изменения, дать дополнительные указания по работе с документом и др. Сложившаяся же практика постепенной передачи полученного документа по всей иерархии организации - от руководителя к заму, начальнику управления, начальнику отдела и только потом конкретному исполнителю - сложилась в период до появления систем комплексной автоматизации делопроизводства и связана во многом с тем, что в то время такое постепенное иерархическое прохождение документов позволяло руководящему составу быть в курсе всех вопросов, относящихся к их компетенции.

Реквизит 29 - " отметка о контроле" - свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом " Контроль" на верхнем поле документа.

В старом ГОСТе вместо слова " контроль" могла использоваться одна большая красная буква " К", теперь остался только вариант со словом " Контроль". На практике сегодня практически любая СЭД позволяет отслеживать и напоминать об исполнении всех документов, требующих каких-либо действий от исполнителя.

И наконец, последний, тридцатый реквизит - " отметка о направлении документа в дело". Реквизит сократился, старый вариант начинался со сведений об исполнении документа. Теперь эти сведения отнесены к необязательным - реквизит может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа. В основе - только сведения о том, куда надо поместить документ. Реквизит определяет место хранения документа после завершения документа в делопроизводстве и включает: слова " В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отдельный раздел ГОСТа посвящен созданию бланков документов. Принципиальное отличие - в новом ГОСТе теперь рассматриваются как традиционные бланки на бумаге, так и электронные шаблоны бланков.

Стандарт, кроме традиционных форматов, используемых для создания документов - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм), вводит дополнительно понятие бланка резолюции, который может иметь формат А5 (148x210 мм) или А6 (105x148 мм).

Размеры полей, рекомендуемых ГОСТом, не изменились. По-прежнему рекомендации для левого поля - не менее 20 мм, правого - 10 мм, верхнего и нижнего - не менее 20 мм.

Следует отметить, что указан размер полей " не меньше". Для удобства подшивки документов в дела левое поле документов длительного (свыше 10 лет) срока хранения рекомендуется устанавливать не меньше 30 мм.

При печати документов " с оборотом", на двух сторонах листа, ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Бланки документов могут изготавливаться на бумаге или в виде электронных шаблонов бланков. Бланк на бумаге и электронный шаблон должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки с изображением государственного герба изготавливаются только полиграфическим способом. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от изменений.

Макеты бланков, как на бумаге, так и в электронной форме, утверждаются руководителем организации.

ГОСТ содержит схемы расположения реквизитов на бланке документа, как при использовании традиционного углового бланка, так и при продольном расположении реквизитов.

Виды бланков не изменились. Это общий бланк, бланк для письма и бланк конкретного вида документа. Образцы бланков документов приведены в приложениях к Стандарту. Это образцы общего бланка, бланка письма (угловое и продольное расположение реквизитов), варианты бланков писем (должностного лица, структурного подразделения), бланка письма на двух языках, бланки конкретных видов документов (приказ, распоряжение).

Новым в Стандарте является понятие титульного листа документа. Титульный лист обычно имеют нормативные правовые акты. Пример титульного листа также приведен в приложении к Стандарту.

В целом ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 " Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" - ключевой документ, содержащий основополагающие требования по оформлению документов, и, по мнению автора статьи, он должен всегда быть под рукой у любого сотрудника службы ДОУ.

С. Л. Кузнецов

К. и. н.

Подписано в печать

28. 04. 2017