I. Общие положения

УТВЕРЖДЕНО

Приказом МБУ Архив г. Кумертау

от 26. 11. 2021 № 30-од

МОДЕЛЬНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве наименование организации

I. Общие положения

1. Положение об архиве наименование организации (далее – положение) разработано в соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», на основе Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11. 04. 2018 г. № 42, зарегистрирован в Минюсте РФ15. 06. 2018, регистрационный № 51895.

Прим. Пункт 2 в редакции для источнико комплектования муниципального архива

2. Архив наименование организации (далее – Архив) создается на правах структурного подразделения в целях хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в его деятельности, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого он является[1].

Прим. Тот же пункт 2 в редакции для муниципальных учрежденией

2. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, временного срока хранения, образовавшихся в деятельности организации.

3. Наименование организации разрабатывает Положение об архиве.

Положение об архиве подлежит согласованию с муниципальным архивом в связи с наделением его полномочиями по обеспечению реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан органов местного самоуправления в сфере архивного дела и делопроизводства [2].

Согласование проводится на предмет соответствия положения об архиве организации Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

4. После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Башкортостан в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [1, 3], нормативными правовыми актами ОМСУ городского округа г. Кумертау Республики Башкортостан, локальными нормативными актами наименование организации, настоящим Положением.

II. Состав документов архива

6. Архив хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений (далее – структурные подразделения), в том числе документы по личному составу;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников (при наличии) [4];

в) документы личного происхождения [5] (при наличии);

г) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива.

Прим: подпункт д) в редакции для управлений с подведомственными учреждениями и организаций, имеющих в структуре централизованные бухгалтерии

д) Архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности подведомственных организаций.

III. Задачи Архива

7. К задачам Архива относятся:

7. 1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II положения.

7. 2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности структурных подразделений.

7. 3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.

7. 4. Использование документов, хранящихся в Архиве.

7. 5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации

Прим. Пункт 7. 6. в редакции для источников комплектования муниципального архива

7. 6. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

Прим: пункт 7. 7. в редакции для управлений и учреждений, имеющих в структуре централизованные бухгалтерии

7. 7. Методическое руководство работой архивов подведомственных организаций (при их наличии).

IV. Функции Архива

8. Архив осуществляет следующие функции:

8. 1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений, в Архив в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации.

8. 2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве.

8. 3. Представляет в муниципальный архив документы и сведения в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[6].

8. 4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив.

Прим. Пункт 8. 5. в редакции для источников комплектования муниципального архива

8. 5. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Прим. Пункт 8. 5. в редакции для муниципальных организаций

8. 5. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве, в целях отбора документов для выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8. 6. Готовит и представляет:

Прим. Подпункт а) пункта 8. 6. в редакции для источников комплектования муниципального архива

а) на рассмотрение и согласование центральной экспертной комиссии Администрации г. о. г. Кумертау Республики Башкортостан (далее – ЦЭК) описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов[7];

Прим. подпункт а) пункта 8. 6. в редакции для муниципальных организаций

а) на рассмотрение и согласование Экспертной комиссии МБУ Архив г. Кумертау (далее – ЭК) описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов[7];

б) на утверждение ЭК организации (далее – ЭК) описи дел постоянного хранения[8];

в) на согласование ЭК организации - описи дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов[9];

г) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭК[10].

Прим. Пункт 8. 7. в редакции для источников комплектования муниципального архива

8. 7. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

Прим. Пункт 8. 7. в редакции для муниципальных организаций

8. 7. Организует прием документов на постоянное и временное хранение в архив организации.

8. 8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве.

8. 9. Организует информирование руководства и работников структурных подразделений о составе и содержании документов в Архиве.

8. 10. Организует выдачу документов и дел для работы или во временное пользование работникам организации.

8. 11. Исполняет запросы физических и юридических лиц, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки [11].

8. 12. Ведет учет использования архивных документов.

8. 13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам, находящимся на хранении в Архиве.

8. 14. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям в подготовке дел к передаче в Архив.

8. 15. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству.

8. 16. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации уполномоченных должностных лиц организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

V. Права Архива

Архив имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве;

б) запрашивать в структурных подразделениях сведения, необходимые для работы Архива;

в) давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам, относящимся к компетенции Архива;

г) информировать структурные подразделения о необходимости передачи документов в Архив в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации;

д) принимать участие в заседаниях ЦЭК администрации и ЭК муниципального архива.

____

[1] Пункт 9 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

[2] Пункт 1. 4 Устава МБУ Архив г. Кумертау, утвержденного постановлением Администрации городского округа город Кумертау Республики Башкортостан от 09. 02. 2015 № 126 «Об образовании МБУ Архив г. Кумертау Республики Башкортостан»;

[3] Абзац одиннадцатый подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве; пункт 1. 5 правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31. 03. 2015 № 526 (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 г. регистрационный № 38830) (далее – Правила, утвержденные приказом Минкультуры России № 526).

[4] Пункты 109, 111, 112, 113 ГОСТа Р 7. 0. 8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденного приказом Госстандарта от 17. 10. 2013 № 1185-ст. – М.: Стандартинформ, 2014 (далее – ГОСТ Р 7. 0. 8-2013).

[5] Пункт 125 ГОСТа Р 7. 0. 8-2013.

[6] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[7] Абзац второй пункта 2. 44, абзац девятый пункта 3. 15, абзац восьмой пункта 4. 11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526.

[8] Абзацы девятый и десятый пункта 4. 11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526.

[9] Абзацы девятый и одиннадцатый пункта 4. 11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526.

[10] Абзац четырнадцатый пункта 4. 11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526.

[11] пункт 5. 1. раздел 5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526.

_________

СОГЛАСОВАНО

ЦЭК Администрации г. о. г. Кумертау РБ

ЭК МБУ Архив г. Кумертау РБ

(совместный протокол от 12. 11. 2021 №15)