ГЛОССАРИЙ. Глоссарий

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования

" Самарский национальный исследовательский университет имени академика С. П. Королева"

(Самарский университет)

Социально-гуманитарный институт

Исторический факультет

Кафедра Отечественной Истории и Историографии

ГЛОССАРИЙ

Выполнил:

студент 4 курса

очного отделения

исторического факультета

Павленко Д. Ю.

Проверила:

Санникова Н. А.

Самара, 2020

Глоссарий

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.

Информация - сведения о чем-либо независимо от формы их фиксирования (по лекциям).

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

Официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. (Федеральный закон от 27. 07. 2006 N 149-ФЗ (ред. от 03. 04. 2020) " Об информации, информационных технологиях и о защите информации" )

Другой вариант: информационная технология - приемы, способы и методы применения средств вычислительной техники при выполнении функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования данных (ГОСТ 34. 003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения).

Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (Федеральный закон от 27. 07. 2006 N 149-ФЗ (ред. от 03. 04. 2020) " Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ).

Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме.

Документированная информация - структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Носитель документированной информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Реквизит документа - элемент оформления документа.

Формуляр документа - совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

Средства документирования - средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Письменный документ - документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Изобразительный документ - документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.

Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

Видеодокумент - аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

Фонодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

Автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

Юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа.

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Унифицированная форма документа - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов.

Согласование документа - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Официальное опубликование документа - первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Профиль архива - установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

Архивный фонд личного происхождения - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Архивная коллекция - совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

Обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

Страховой фонд архивных документов - совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

Фонд пользования (архива) - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Учет архивных документов - определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

Единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Учетные документы (архива) - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Источник комплектования (архива) - организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Ограничение доступа к архивным документам - временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

Публикация архивных документов - подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

Научно-справочный аппарат архива - совокупность описаний архивных документов.

Архивный справочник - справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

Опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Архивный путеводитель - справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Архивный каталог - справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

Архивный указатель - справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

Историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Архивная справка - документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка - документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Источники:

1. ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. Федеральный закон от 27. 07. 2006 N 149-ФЗ (ред. от 03. 04. 2020) " Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

3. ГОСТ 34. 003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения.