Кадровая документация

Кадровая документация

№	Документ	Логика (смысл документа)	Структура документа
	Правила внутреннего трудового распорядка	Локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников.	1. Общие положения. 2. Прием и увольнение с работы, вопросы замещения временно отсутствующих сотрудников. 3. Права и обязанности сторон контракта. 4. Рабочее время и период отдыха. 5. Оплата труда. 6. Ответственность сторон, включая поощрения и дисциплинарные взыскания. 7. Заключительные положения.
	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее	Журнал для регистрационных записей о фактах получения организацией новых формуляров от производителей/ распространителей бланков, выдачи их гражданам.	1. Дата внесения записи. 2. Название организации – поставщика бланков. 3. Наименование и реквизиты документа, на основании которого были оприходованы / списаны формуляры. 4. Общее количество экземпляров. 5. Реквизиты каждого отдельного бланка. 6. Общая стоимость партии. 7. Количество израсходованных бланков и их реквизиты, их стоимость.
	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Книгу учета движения трудовых книжек ведут для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу и при увольнении.	1. Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее 2. Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки 3. Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее 4. Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее 5. Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник 6. Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника 7. Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку 8. Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб. ) 9. Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) 10. Расписка работника в получении трудовой книжки
	Трудовой договор	Соглашение между работодателем и работником, по которому работодатель обеспечивает работника работой и платит за нее зарплату.	1. Предмет договора (о чем договор и в каких рамках он действует). 2. Права и обязанности сторон. 3. Оплата труда (размеры, сроки, те или иные надбавки). 4. Рабочее время, время отдыха. 5. Сроки действия договора (на определённый или неопределённый срок). 6. Льготы и гарантии (отпуска, оплата больничных). 7. Заключительные положения (порядок расторжения, разрешение трудовых споров и т. д. ). 8. Реквизиты и адреса сторон.
	Личная карточка сотрудника	Документ, в котором собирается вся информация, относящаяся к человеку, принятому на работу к конкретному работодателю.	1. Общие сведения. 2. Сведения о воинском учете. 3. Прием на работу и переводы. 4. Аттестация. 5. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды. 6. Отпуска. 7. Социальные льготы и дополнительные сведения. 8. Увольнение сотрудника.
	Трудовая книжка работника	Основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.	1. заглавная (титульная) часть; 2. информация о трудовой деятельности; 3. данные о поощрениях и награждениях.
	Положение о защите персональных данных работника	На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.	1. Основные положения 2. Основные понятия 3. Состав персональных данных работников 4. Обработка данных 5. Комплекс документов 6. Доступ к персональным данным 7. Защита персональных данных 8. Права и обязанности работника 9. Ответственность за разглашение информации
	Инструкция по технике безопасности	Локальный нормативный акт, содержащий четкий алгоритм действий при осуществлении какой-либо профессиональной деятельности.	1. Общие требования 2. Требования к содержанию территории 3. Требования пожарной безопасности к содержанию зданий, сооружений и помещений 4. Требования пожарной безопасности к действующим электроустановкам 5. Требования пожарной безопасности к системам отопления и общеобменной вентиляции 6. Содержание сетей противопожарного водоснабжения 7. Содержание автоматических установок пожаротушения, пожарной сигнализации, оповещения людей о пожаре и первичных средств пожаротушения 8. Требования пожарной безопасности при производстве строительно-монтажных и пожароопасных работ. 9. Требования к оборудованию и содержанию путей эвакуации 10. Порядок действия при пожаре 11. Ответственность
	Штатное расписание	Нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.	1. Наименование и код структурного подразделения. 2. Должность, разряд, класс квалификации. 3. Количество штатных единиц. 4. Тарифная ставка (оклад), руб. 5. Надбавки, руб. 6. Всего в месяц, руб. 7. Примечание
	График отпусков	Локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков. График отпусков утверждается руководителем предприятия. В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.	1. Структурное подразделение 2. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию 3. Фамилия, имя, отчество 4. Табельный номер 5. Отпуск: количество календарных дней, даты) 6. Примечание
	График сменности	Локальный акт организации, который определяет режим времени труда и отдыха сотрудников при сменной работе.	1. Ф. И. О. и должности сотрудников, которые будут трудиться в таком режиме; 2. Количество рабочих в смене; 3. Продолжительность дежурства; 4. Порядок их чередования; 5. Перерывы на отдых и питание; 6. Пометка об ознакомлении.
	Табель учета рабочего времени	Поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.	1. Сведения о работниках. 2. Информация о явках и отработанных часах. 3. Итоговое число дней, часов. 4. Данные о начислении зарплаты. 5. Сведения о времени неявок и их причинах. 6. Подписи всех, кто отвечает за ведение табеля.
	Положение о нормировании труда	Положение по нормированию труда среди норм и нормативов выделяет норму времени, норму выработки, норму обслуживания, норму численности, норматив численности.	1. Указание наименования процесса операции, изделия, механизма, аппарата (на машинно-ручных операциях); 2. Профессия исполнителя, количество человек (объектов наблюдения), тарифные разряды; 3. Используемые в работе инструменты и приспособления; 4. Дата составления карты; 5. Характеристика работы и производственные условия; 6. Наименования приемов работы, затрат времени в минутах; 7. Расчет нормы выработки в смену, в час; 8. Расчет нормы времени на единицу продукции в человеко-часах.
	Инструкция по кадровому делопроизводству	Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в организации и направлена на совершенствование кадровой работы.	1. Общие положения 2. Основные требования к оформлению кадровых документов 3. Правила подготовки и оформления кадровых документов 4. Документы по установлению трудовых отношений 5. Документы по учету кадров. 6. Организация документооборота 7. Составление номенклатуры дел и формирование дел 8. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в центральный архив общества 9. Лист согласований
	Приказ о приеме работника на работу	Первичный документ кадрового учета. Приказ о приеме на работу оформляется на основании сведений, указанных в трудовом договоре работника. Его содержание должно быть идентичным подписанному соглашению о труде.	1. Наименование работодателя. 2. Дата заключения приказа. 3. Дата окончания действия договора. 4. Данные о должности и подразделении. 5. Условия приема на работу, ее характер, сведения о размере оклада. 6. Данные об испытательном сроке и его длительности. 7. Подпись руководителя.
	Приказ о переводе работника на другую работу	Бланк, в который вносят все необходимые сведения о сотруднике, его прежнем и новом месте работы и основании смены должности.	1. Наименование работодателя. 2. Номер документа, дата составления. 3. Личные данные о работнике. 4. Прежнее место работы. 5. Новое место работы. 6. Основание. 7. Данные о руководителе организации, подпись.
	Приказ о предоставлении отпуска работнику	Первичный документ, на основании которого сотруднику выплатят деньги (отпускные). Это же распоряжение является основанием для отсутствия на работе в течение определенного периода времени.	1. Наименование работодателя. 2. Номер документа, дата составления. 3. Личные данные о работнике. 4. Информация о датах отпуска. 5. Данные о руководителе организации, подпись.
	Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)	Локальный нормативный акт, который прекращает действие трудового договора.	1. Даты: издания приказа; последнего дня работы сотрудника; ознакомления сотрудника с приказом. 2. Формулировки оснований увольнения сотрудника.
	Приказ о направлении работника в командировку	Документ, которым работодатель оформляет направление сотрудника исполнять свои служебные обязанности в другую местность.	1. Наименование организации. 2. Номер документа, дата составления. 3. ФИО командируемого работника. 4. Наименование структурного подразделения и должность сотрудника. 5. Место назначения: наименование организации и ее географическое расположение. 6. Общее количество календарных дней командировки. 7. Цель поездки. 8. Информация о руководителе организации, подпись.
	Приказ о поощрении работника	Документ, которым работодатель принимает и утверждает решение о дополнительном материальном поощрении работника.	1. Наименование работодателя. 2. Номер документа, дата составления. 3. Личные данные о работнике. 4. Должность и структурное подразделение работника. 5. Основание поощрения. 6. Информация о руководителе организации, подпись.
	Приказ о совмещении должностей	Документ, фиксирующий выполнение одним работником функционала другого.	1. Полное наименование организации. 2. Номер приказа. 3. Дата принятия (подписания) документа. 4. Город, в котором подписывается документ. 5. Мотивация руководителя. 6. Ссылка на 151 статью Трудового кодекса. 7. ФИО работника, который принимает на себя дополнительный функции. 8. Дата начала совмещения должностей работником. 9. При наличии – дата окончания. 10. Размере доплаты за совмещение. 11. Том, кто обязан проинформировать работника о том, что он совмещает чьи-либо обязанности.
	Командировочное удостоверение	Документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункты назначения и время убытия из него них.	1. Наименование организации. 2. Номер документа, дата составления. 3. ФИО командируемого работника. 4. Наименование структурного подразделения и должность сотрудника. 5. Место назначения: наименование организации и ее географическое расположение. 6. Общее количество календарных дней командировки. 7. Цель поездки. 8. Информация о руководителе организации, подпись.
	Служебное задание	Документ, в котором содержатся основные данные о командировке и который является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку.	1. Сведения о документе. 2. Отчет о командировке: период, основание, цель, результаты поездки. 3. Приложения.
	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику	Записка-расчет составляется для бухгалтера расчетного отдела специально для того, чтобы он правильно мог рассчитать средний заработок сотрудника, который идет на отдых, и исходя из этого определяет сумму отпускных.	1. Данные о полном наименовании организации с обязательным указанием ее организационно-правового статуса. 2. Порядковый номер заполняемого документа по внутреннему документообороту и сведения, касающиеся лично работника: его ФИО, должность, структурное подразделение, к которому он относится, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу. 3. Период, за который предоставляется отпуск и точное количество дней отпуска с четким прописыванием даты начала и окончания отпуска. 4. Подпись должностного лица, заполнившего документ.
	Акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы	Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.	1. Название компании или предприятия; 2. Структурное подразделение; 3. ОКВЭД; 4. ОКПО; 5. Реквизиты трудового договора (дата составления и номер); 6. Срок действия этого договора; 7. Номер и дата составления заполняемого акта; 8. Отчетный период. 9. ФИО работника, сроки и реквизиты договора. 10. Наименование работы. 11. Сумма за работу. 12. Заключение о качестве, объеме и уровне выполнения работ. 13. В конце документа ставят свои подписи: работник, сотрудник, принимающий работу, руководитель структурного подразделения и главный бухгалтер. 14. Отметка об утверждении руководителем компании.