Система управления базой данных

Система управления базой данных

База данных – организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления и использования.

СУБД (система управления базами данных)– программное обеспечение для работы с базами данных.

СУБД Microsoft Access– относится к системам, ориентированным на пользователя. Она позволяет пользователю, не прибегая к программированию, легко выполнять основные действия с базой данных.

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением .mdb.

Запуск программы Microsoft Access

Пуск à Все программы à MS Access.

Создание новой базы данных в программе Microsoft Access

Новая база данных… à Открыть личную папку и указать имя файла à Создать.

Открытие базы данных в программе Microsoft Access

Файл à Открыть à Открыть личную папку и указать имя файла à Открыть.

Компоненты базы данных

Таблицы.Основная информация хранится в таблице. Таблица – это совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Каждое поле таблицы имеет свое уникальное имя и тип. Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В БД используются четыре основных типа полей: числовой (включает в себя только числа); символьные (может состоять из цифр, букв и различных знаков); логический (принимает значения: истина, ложь); дата (используется для обозначения даты). Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей – 255. Главным ключом в базе данных называют поле (или совокупность полей), значение которого не повторяется у разных записей. Таблиц в базе данных может быть несколько. Перед окончанием работы таблицу следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

Формы.Формапредставляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи.

Запросы.Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. С помощь Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборкувыбирает данные из таблиц и других готовых запросов. Элементы выражения в запросах могут быть связаны операторами:

- арифметическими: *, +, -, /, ^ (возведение в степень);

- сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;

- логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или).

Отчеты. Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать, в том виде в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различны оформлением.