ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

СПРАВКА

Справка – документ, относящийся к системе информационно-справочный документации и составляемый для описания и подтверждения тех или иных фактов или событий. В управленческой деятельности составляются различные виды справок: аналитические справки, справки информационного характера, отчетного характера, подтверждающие сведения биографического или служебного характера, медицинские справки (справки о состоянии здоровья) и др.

РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки можно разделить на две основные группы: внутренние (используемые в организации для решения внутренних проблем) и внешние, предназначенные для представления в другие организации.

Одной из самых распространенных разновидностей внешних справок является так называемая справка с места работы.

Для многих ситуаций, требующих составления документов в виде справки, разработаны унифицированные формы документов. Унифицированная форма справки – это форма, содержащая постоянную информацию (бланк, при необходимости, и постоянные фрагменты текста) и утвержденная нормативным правовым актом соответствующего ведомства

Например, унифицированная форма справки стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3), утвержденная постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100, входящая в альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, и многие другие. Унифицированных форм справок имеются в системе учетной налоговой документации, банковской, труда и занятости населения и др.

Составление справки на основе унифицированной формы не составляет большого труда, тем более что для многих унифицированных форм имеются указания по их заполнению. Сложности, как правило, возникает тогда, когда нужно составить справку, для которой нет унифицированной формы, то есть в свободной форме. При составлении таких справок нужно соблюдать ряд правил.

Если справка предназначена для представления в другую организацию, она должна содержать реквизиты организации-автора (в этом случае нередко говорят о том, что используется угловой штамп, хотя в делопроизводстве угловые штампы с реквизитами организации уже давно не используется, вместо них используется бланк письма, поскольку именно он содержит реквизиты организации, в частности, справочные данные об организации: почтовый адрес, телефоны, факс и др.). Для удобства составления таких справок лучше всего разработать шаблон, включающий реквизиты организации:

автор документа (наименование организации с указанием организационно-правовой формы), наименование вида документа (справка), справочные данные об организации (адрес, телефон, факс и др.), отметки для даты и регистрационного номера, а также постоянные (повторяющиеся) части текста.

Если в организации нет специального бланка для таких справок, документ может составляться на бланке письма, но с обязательным указанием вида документа – справка.

Пример справки с места работы на специальном бланке:

Закрытое акционерное общество «Дельта-М» ул. Генерала Ермолова, 15, Москва, 122655 тел./факс 775-86-86; тел. +7-495-661-22-13 СПРАВКА _______№_________

Дана_____________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

в том, что он (она) действительно работает в ___________________________

(наименование организации)

должность_________________________________________________________

(наименование должности)

с окладом__________________________________________________________

(указать размер заработной платы)

Справка дана для представления в ____________________________________

(указать куда)

__________________________________________________________________

Наименование должности руководителя

Подпись

И. О. Фамилия

По требованию некоторых органов в справках может указываться и другая информация, поэтому в форме справки с места работы следует предусмотреть возможность внесения требуемой информации.

Справки внешние подписываются руководителем или иным уполномоченным должностным лицом. Датой справки является дата ее подписания.

Справки «внутренние», отражающие основную (производственную) деятельность, составляются на стандартных листах бумаги, то есть без бланка. Как правило, такого рода справки готовятся в структурных подразделениях и представляются руководству. Независимо от характера составляемой справки (информационная, отчетная, аналитическая), на справке должно присутствовать наименование вида документа – справка.

Справки информационного характера в последние годы в некоторых организациях (особенно в органах власти) стали называть не справками, а информацией, то есть на документе вместо слова «справка» указывается «информация», например:

Информация о подготовке к празднованию Дня горда, Информация о результатах рассмотрения обращения граждан в 1-м полугодии 2009 г.

Такую практику нельзя признать правильной по ряду причин. Во-первых, в системе видов документов нет документа под названием «информация», во-вторых, использовать слово «информация» для обозначения вида документа, даже если бы в этом действительно была необходимость, не очень удобно из-за его многозначности в русском языке.

Если справка является отчетной по своему характеру, в заголовке к справке должно быть указано, какой период охватывает содержащаяся в справке информация или к какому периоду времени относиться информация, например:

Справка о размере задолженности предприятия по налогам в федеральный бюджет по состоянию на 01 мая 2015 г.

Несколько иначе оформляются справки аналитического характера, содержащие информацию по вопросам, представляемым на рассмотрение коллегиального (совещательного) органа.

Такие справки, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги, на которых указывается название вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое (например: Справка о ходе работы по теме 2.2.1 «Разработка словаря ”Управление документами. Термины и определения”»), тест и подпись составителя справки, которым обычно является руководитель структурного подразделения. Если справка готовится группой исполнителей, она подписывается ответственным исполнителем.

При оформлении внутренних справок используется тот же набор реквизитов, что и при оформлении докладных и служебных записок.

СОДЕРЖАНИЕ СПРАВКИ

Текст справки, как правило, состоит из двух частей.

В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, или дается ссылка на нормативный документ, в соответствии с которым подготовлена справка.

Во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из донной (второй) части.

Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.