Заседания экспертной комиссии

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКМУЕНТОВ

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) Администрации городского округа город Стерлитамак под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Администрации городского округа город Стерлитамак, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Администрации городского округа город Стерлитамак.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив Администрации городского округа город Стерлитамак состоит из следующих этапов:

1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

2) запись ЭД на машинные носители;

3) проверка качества записи;

4) описание ЭД;

5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

6) подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ГОРОД СТЕРЛИАТАМАК

РЕСПУБЛИКА БАШКОРТОСТАН

ПРИКАЗ

08.04.2020 №01/ОД

г. Стерлитамак

О проведении экспертизы ценности документов

В целях обеспечения сохранности документов и уничтожения документов с истекшим сроком хранения приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе начальника службы ДОУ Мишиной М.А., начальника отдела кадров Макарова П.Р., начальника архивного отдела Субботиной К.Н., бухгалтера Сидоровой Е.Е., заместителя директора Соловьевой К.Л., делопроизводителя Даниловой Е.П.;

2. Провести экспертизу ценности документов с 14.04.2020 по 15.04.2020;

3. Структурным подразделениям до 13.04.2020 подготовить документы для передачи в архив на хранение и документы, подлежащие уничтожению в связи истечения срока хранения;

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя главы администрации по кадрам, муниципальной службе и связям с общественностью Шайхутдинова А.Н.

Глава Администрации Куликов В.И. Куликов

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ГОРОД СТЕРЛИТАМАК

РЕСПУБЛИКА БАШКОРТОСТАН

ПРОТОКОЛ

Заседания экспертной комиссии

«08» апреля 2020 г.

№ 01

Председатель – Сергеев К.Л.

Секретарь – Фофонова А.Н.

Присутствовали: Петрова С.С., Самсонов П.П., Савин Р.П.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О правильности оформления описей дел постоянного срока хранения. Доклад начальника службы ДОУ Самсонова П.П.

2. О правильности оформления описей дел по личному составу. Доклад начальника отдела кадров Савина Р.П.

1. СЛУШАЛИ:

Самсонова П.П. – в описи дел постоянного срока хранения за 2014 и 2015 год Администрации городского округа город Стерлитамак допущены следующие ошибки: номер описи должен быть первый; неверно оформлена графа «№ п/п»; штатное расписание на 2-х листах в архив не передается; гриф утверждения документа с ЭК оформлен без учета порядка передачи дел в архив; журналы регистрации в архив не передаются.

В описи дел постоянного срока хранения за 2014 год Администрации городского округа город Стерлитамак допущены следующие ошибки: графа «№п/п» оформлена без учета порядка передачи дел в архив; журнал регистрации в архив не передается.

РЕШИЛИ:

1.1 Вернуть описи дел постоянного срока хранения за 2014 и 2015 год Администрации городского округа город Стерлитамак для исправления. Исправленные описи дел сдать до 29.09.2019.

1.2 Вернуть опись дел постоянного срока хранения за 2014 год Администрации городского округа город Стерлитамак для исправления. Исправленную опись дел сдать до 27.09.2019.

2. СЛУШАЛИ:

Савина Р.П. – в описи дел по личному составу за 2015 год Администрации городского округа город Стерлитамак допущены следующие ошибки: графа «№ п/п» оформлена без учета порядка передачи дел в архив; графа «Крайние даты» не соответствует правильному оформлению; журнал регистрации в архив не передается.

В описи дел по личному составу за 2014 год Администрации городского округа город Стерлитамак допущены следующие ошибки: графа «№ п/п» оформлена без учета порядка передачи дел в архив; графа «Срок хранения» отсутствует.

РЕШИЛИ:

2.1 Доработать опись дел по личному составу за 2015 год Администрации городского округа город Стерлитамак до 30.09.2019.

2.2 Доработать опись дел по личному составу за 2014 год Администрации городского округа город Стерлитамак до 30.09.2019.

Председатель	Сергеев	К.Л. Сергеев
Секретарь	Фофонова	А.Н. Фофонова