ТЕМА 4.2. СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ТЕМА 4.2. СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Инструкция для выполнения работы:

1. Ознакомиться с материалом, представленным в лекции.

2. Выполнить задания самостоятельной работы. Задание №2 выполнить в формате Фамилия.doc. Выполненное задание отправлять в личные сообщения преподавателю.

Лекция:

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, текст, подпись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается составителем.

Предложение– разновидность докладной записки. Содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения чаще всего составляются по заданию руководства. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно нескольким или всем структурным подразделениям организации.

Текст документа может состоять из двух частей: краткого обоснования - на основании чего или в связи с чем составляется предложение - и заключения – перечня конкретных предложений. Первая часть (обоснование) может отсутствовать, тогда текст состоит из одной части – конкретных предложений. На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

В сводке представлена информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и др. информационно-справочные документы. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию – руководителем.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список– документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Оформляются по тем же правилам, что и перечни. Текст списка чаще всего излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.

Заключение– документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, и пр.), проекты стандартов и т.п.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По проекту ... замечаний нет».

Спецификация – Это документ, в котором указываются составные части предмета, технологии либо услуги, их наименование, количество, ценовые показатели. Он прилагается к основному договору. Основной целью этого документа является конкретизация самого соглашения в плане детального уточнения количества и стоимости поставляемого товара.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

1) письмо - просьба;

2) письмо - предложение;

3) письмо - претензия;

4) письмо - запрос;

5) письмо - извещение;

6) информационное письмо;

7) письмо - отказ;

8) письмо - напоминание;

9) сопроводительное письмо и т.д.

Самостоятельная работа:

1. Законспектировать виды справочно-информационных документов.

2. Выполнить задание согласно букве варианта.

Вариант 1(А-И) Оформить проект докладной записки. Составить докладную записку от 18.03.2020 написанную начальником Управления автохозяйством В.О. Ильиным, адресованную Генеральному директору АО «Перевозки» Т.П. Данилину о переводе на должность. Причиной, послужившей составлению докладной является реорганизация структуры Управления автохозяйством и ликвидация рабочих мест, в результате чего происходит перераспределение функций сотрудников. Начальник Управления автохозяйством Ильин просит перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из экономического отдела в отдел автомобильных перевозок с последующим внесением изменений в штатное расписание. Остальные данные укажите самостоятельно.

Вариант 2(К-М) Оформить проект докладной записки. Составить докладную записку от 03.03.2020 от И.И. Иванова - управляющего магазином «У дома» ООО «Рубин», который находится в г.Москва. Докладная записка была о назначении документальной ревизии в магазине. При инвентаризации товарных фондов магазина от 02.03.2020 обнаружена недостача различных товаров на сумму 1321 руб.00 коп. Необходимо попросить назначить документальную ревизию товарных операций магазина «У дома» с 01.02.2020 по 02.03.2020. Подписано Управляющим магазином П.А. Кодиным.

Вариант 3(Н-П) Оформить проект письма. Составить и оформить письмо-ответ генерального директора ПАО «Жилстрой» Маркова Н.Н. в адрес директора АО «Фасад» Сорокина В.А. на предложение об оказании рекламных услуг для продвижения спроса на квартиры в строящихся жилых, в котором поблагодарил за предложение, но в силу сложившихся обстоятельств считает рекламу жилья несвоевременной в связи с тем, что строительные работы на объекте ведутся с нарушением сроков сдачи, и просил Сорокина В.А.вернуться к решению этого вопроса через полгода, извинившись за нарушение ранних договоренностей. В письме также подчеркивалось, что реальный спрос на жилье повышенной комфортности в городе к настоящему времени не сформировался. Остальные данные укажите самостоятельно.

Вариант 4(С-Я) Оформить проект письма. Составить и оформить письмо – просьбу начальника планово-экономического управления ПАО «Редуктор» в адрес директора Института экономики с просьбой рекомендовать специалистов из числа выпускников заочного отделения института последних лет, имеющих опыт работы в области экономики промышленных предприятий, на должности экономистов управления. В письме было высказано пожелание претендентам на вакантные должности подготовить резюме и прислать их по электронной почте на адрес управления, а также, по возможности, представить рекомендательные письма с последних мест работы. Остальные данные укажите самостоятельно.