Бухгалтерские документы

Бухгалтерские документы

Документ – это материальный носитель информации, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и/или дает право на их совершение.

Документы играют важную роль в деятельности организаций, поскольку:

· являются основанием для решения споров между организациями и лицами и могут выступать доказательством в суде;

· обеспечивают сплошное и непрерывное отражение всех хозяйственных операций;

· служат единственным основанием для записей в учетные регистры (на счетах бухгалтерского учета);

· только на основании документов можно получить необходимые сведения о характере и содержании совершенных хозяйственных операций и их результатах.

Факты хозяйственной деятельности отражаются в системе счетов бухгалтерского учета на основании информации, содержащейся в первичных документах, составляемых в момент совершения операции.

К оформлению документов предъявляются особые требования:

· своевременность;

· ясность, точность и полнота содержания операции;

· четкость заполнения.

При составлении документов могут использоваться унифицированные формы, разрабатываемые Федеральной службой статистики (Росстат) или иными ведомствами, либо формы, разработанные самой организацией и утвержденные руководителем. При этом в разработанных самостоятельно документах должны присутствовать обязательные реквизиты.

Реквизиты – это сведения, которые содержит документ.

Обязательные реквизиты документов установлены Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» и включают следующую информацию:

· наименование документа;

· дата составления документа;

· наименование организации, составившей документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственных операций (количество, цена, сумма);

· наименование должностей, ответственных за совершение операции, ее документальное оформление;

· подписи ответственных лиц, их расшифровки.

Различают постоянные и переменные показатели документов. Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени. К ним можно отнести наименование документа, название и юридический адрес организации, номер расчетного счета. Переменные показатели меняются с каждой хозяйственной операцией: количество сданной на склад готовой продукции, количество отпущенных в производство материалов.

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются тщательной проверке, которая заключается в следующем:

· устанавливается целесообразность и законность произведенной операции (проверка по существу);

· производится формальная проверка документа (соответствие формы бланка, правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей должностных лиц и т.д.);

· осуществляется арифметическая проверка документа, он таксируется и группируется.

Таксировка документов – это выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет итоговой суммы.

После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Группировка документов – подборка их в однородные по содержанию папки (файлы).

После проверки документов, они записываются в учетные регистры.

Хозяйственные операции оформляются разнообразными документами. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

Рис. 6.1. Классификация бухгалтерских документов

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах. К этой группе документов можно отнести и мемориальные ордера, используемые для обозначения корреспонденции счетов по совершенным хозяйственным операциям.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, лимитно-заборная карта содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ).

Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов снижает их количество и приводит к уменьшению ошибок и описок в них.

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Руководители организации утверждают перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Документы, оформляющие хозяйственные операции по движению денежных средств, расчетные операции, кредитные обязательства в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Без их подписи они считаются недействительными и к исполнению не принимаются.

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены, как и в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов оформляются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд – по табличной.

По содержанию хозяйственных операций документы могут быть:

• материальными;

• денежными;

• расчетными.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда (акты приемки-передачи основных средств, накладные на отпуск материалов, счета-фактуры и т.д.).

Денежные документы показывают движение денежных средств (чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции о приеме денег и т.д.).

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами (платежное поручение, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости и т.д.).