Управління П-К

Порядок проведення заходів. Прес-конференції.

Існують три основних способи забезпечити відомість для вашої фірми чи товарів: прес-релізи, інтерв’ю для журналістів та організація прес-конференцій. Прес-конференція є найефективнішою формою взаємодії вашої організації з журналістами, оскільки вони отримують інформацію з перших рук.

Прес-конференція – це захід, який влаштовує певна організація з метою популяризацію чого-небудь у ЗМІ, які у свою, чергу, донесуть цю, як правило, рекламну інформацію до своєї аудиторії.

Прес-конференції скликаються, щоб повідомити якусь новину або якщо в журналістів виникло до вас багато питань на передодні чи після закінчення якогось заходу (події). Як правило, у прес-конференції беруть участь керівництво чи люди максимально компетентні в питанні, що висвітлюється на прес-конференції.

Щоб прес-конференція пройшла успішно, потрібно ознайомитися з основними принципами її планування і проведення.

- Принципи планування прес-конференції;

- Вибір місця проведення і виступаючих, складання списку запрошених;

- Спілкування з аудиторією;

- Управління прес-конференцією;

- Послідовність проведення прес-конференції

Отже,принципи планування ПК:

Розпочніть з формули: хто – що – де – коли – чому? Відповідь на ці запитання дадуть уявлення про те, з чого почати планування ПК і як завершити.

Питання «хто?» Кого ви хочете бачити на вашій прес-конференції? Виберіть редакції або конкретних журналістів з вашої бази даних.

Хто може виступити, щоб найкраще передати інформацію, провести презентацію, відповісти на запитання. На прес-конференції повинно виступати не більше трьох осіб, не враховуючи прес-секретаря. Кожен з них повинен пояснювати тільки своє, заздалегідь визначене коло питань, щоб не допустити повторів. Бажано прописати в тезовій формі хто і що буде говорити і в якому порядку, щоб вишикувався логічний ланцюжок. А також заздалегідь прописати відповіді на передбачалося каверзні питання, обміркувати, як можна обійти "гострі кути".

«Для кого?» Прес-конференція ідеальна для газетярів. Картинка їм не потрібна. Вони набирають інформацію, записують думки учасників і відправляються до себе в редакції писати матеріали. Відмінно почувають себе і репортери з радіо. Що стосується телевізійників, то у них інший підхід. Картинка на прес-конференціях убога - «балакучі голови», стіни залу та колеги, що пишуть у блокнотах. Знімати особливо нічого. Звичайно, можна зробити пристойний сюжет за допомогою архівного відео або з'їздити куди-небудь підзняти. Але на таке здатний лише зацікавлений репортер, якщо є захоплююча тема. Тому на прес-конференції «середньої цінності» телевізійники часто відмовляються їздити. До цього прес-служба має бути готова.

Втім, проблему можна спробувати вирішити наступним чином: надати або показати під час прес-конференції відео або фото по темі, влаштувати виставку, принести цікаві документи тощо.

«Що?» Що ви хочете розповісти? Яка ціль вашої ПК – забезпечити рекламу якоїсь новинки чи надати достовірну інформацію про вашу фірму, щоб спростувати недостовірні чутки? Визначте ціль і дотримуйтесь її послідовно. Що ви очікуєте від вашої аудиторії – щоб вона отримала інформацію про вас з газет чи ТБ, щоб дізналась про товарну новинку чи сформувала про вашу фірму позитивний імідж?

«Коли?» Коли плануєте проводити прес-конференцію? Якщо ви наперед складали план ПР-кампаній, то у вас буде чітка дата. А може це термінова подія і скликати ПК треба негайно? Якщо ви вперше готуєте прес-конференцію, бажано, щоб у вас було достатньо часу – хоча б місяць – на її підготовку. Навіть досвідченим прес-секретарям важко спланувати ПК за одну ніч. Краще відмовитися від проведення ПК, ніж провести її погано. Дайте відповідь на запитання – коли ви б не хотіли проводити ПК? Можливо, зараз конкуренти випустили новинку, кращу за вашу? Тоді слід зачекати.

Визначаючи дату і час прес-конференції необхідно враховувати час виходу газет. Тижневики, як правило, виходять у другій половині тижня, тому прес-конференцію краще проводити в понеділок або у вівторок (ці дні не так сильно перевантажені іншими подіями). Також треба враховувати заходи, що проводяться органами влади або іншими нерівноцінними вам організаціями, щоб ці події не накладалися один на одного, інакше велика ймовірність. Що віддадуть перевагу щось більш важливе. Найгірший день для проведення прес-конференції - це п'ятниця. Дуже добре, з точки зору напливу журналістів, вони пройдуть в суботу - день, так званого, "інформаційного голоду".

«Де?» багато організацій проводять ПК в своїх офісах, хоча можна в конференц-залах, прес-лубах, готелях. Можна вибрати й екзотичне місце – наприклад корабель, особняк тощо – залежно від ваших цілей.

Не кожен зал підходить для прес-конференції, і вже точно не кожен - для відеозйомки. Висаджування журналістів та учасників буквами «Т» або «П» - провальний варіант. По-перше, репортери змушені сидіти до учасників боком, повернувши голову в бік: їх вчать, що контакт очима з інтерв'юйованим обов'язковий. Спробуйте так просидіти протягом хоча б сорока хвилин! По-друге, це вкрай незручно для телеоператорів. Найвигідніші позиції зайняті столом, за яким сидять колеги. Найбільш зручний для зйомки зал з фронтальним розсадженням учасників і кореспондентів - один навпроти одного. При цьому між столом учасників і першим рядом для репортерів, а також позаду репортерських місць повинно бути достатньо вільного місця для пересування декількох людей з камерами.

Спробуйте при розсадці «літерами» поставити перед учасником прес-конференції мікрофон зі шнуром! Відмінна гімнастика для прес-службиста! Такі от вправи на розтяжку доводиться виконувати репортерам і операторам в незручному залі. Крім того, мікрофонний шнур (часто брудний) ризикує потрапити на голови, коліна і плечі тих, хто сидить за столом. Ті, у свою чергу, постійно ставлять на нього стільці так, що не висмикнеш. Ще буває, коли в розпал прес-конференції чийсь мікрофон з гуркотом падає на підлогу, тягнучи за собою інші. Це тому, що стіл для учасників занадто вузький. Загалом, про зручність фото- і відеозйомки потрібно піклуватися спеціально, а не збирати прес-конференції в першому-ліпшому вільному кабінеті.

Учасники прес-конференції і репортери повинні добре чути один одного. Особливо другі - перших. Тому, якщо зал досить великий, потрібно передбачити посилення звуку. Освітлення повинне бути досить яскравим і зручним для відеозйомки. Зокрема, якщо ви посадили учасників прес-конференції спиною до вікна, на відео вийдуть темні фігури з потворними обличчями і ореолом «святих».

Обирайте зал, де нема жодних перешкод.

Прес-конференція може вважатися безнадійно зіпсованою (принаймні, для радіо і телебачення), якщо під час її проведення будуть заважати непотрібні шуми й світлові ефекти. Найбільш поширені варіанти:

- Гудіння або миготіння «лампи денного світла»;

- Стукіт відбійного молотка за вікном;

- Гучні голоси і стукіт жіночих каблуків в коридорі,

- Телефонні дзвінки в сусідньому кабінеті,

- Суєта помічників за спиною в учасників прес-конференції ...

Гостям повинно бути комфортно.

Прес-конференції іноді тривають по годині і більше. Дуже заважає нормальній роботі, коли в літню спеку весь цей час доводиться сидіти в приміщенні без кондиціонера. Крім того, не тільки учасники, але й репортери повинні мати можливість випити води.

«Чому? Навіщо?» Ви плануєте ПК, тому що вважаєте, що це найкращий спосіб донести саме цю інформацію для журналістів? А може просто тому, що ви давно нічого не проводили – тоді це не найкращий спосіб, може краще розіслати прес-релізи?

Деякі прес-служби, чи то щоб відзвітувати перед начальством, чи то просто не знаючи інших форм роботи, влаштовують прес-конференції з приводу: підведення підсумків роботи за сім з половиною місяців, день народження головного начальника і т.п. Сама по собі інформаційна відкритість заслуговує схвалення. Однак часто все обмежується тим, що «висаджені» до преси люди читають доповідь і не в змозі відповісти на питання, що хоч трохи відхиляються від теми. Прес-конференція - захід серйозний, заради нього журналісти часто жертвують іншими інформаційними приводами, і буває болісно шкода нікчемно витраченого часу.

Прес-конференція хороша, якщо присвячена дійсно важливої теми, що виходить за рамки однієї установи і представляє загальний суспільний інтерес. Часто кореспонденти користуються нагодою, щоб задати значущим особам питання на інші теми, тому учасники повинні бути компетентні настільки, щоб відповісти на них.

Ідеальний варіант, коли в ході прес-конференції не мусоляться абстрактні цифри і давно відомі факти, а звучить нова, краще - сенсаційна інформація.

Управління П-К

Оптимальна тривалість прес-конференції 30-40 хвилин.

Щоб підготувати прес-конференцію необхідно:

• визначити тематику і склад учасників прес-конференції.

• підготувати ведучого.

• вирішити, хто буде виступати (не більше двох - трьох виступаючих)

• вибрати приміщення, бажано в центрі міста, повісьте таблички, які вказують як пройти в будівлі до місця прес-конференції, якщо зал розташований далеко від входу.

• визначити коло ЗМІ, запрошених на прес-конференцію.

• підготувати прес-реліз.

• розіслати факси, e-mail в ЗМІ.

• напередодні обдзвонити ЗМІ і запитати хто точно буде присутній.

• підготувати зал для ПК (мікрофони, склянки, мінеральна вода, ваза для квітів, подовжувачі для розеток).

• продумайте можливість демонстрації слайдів

• зустріти журналістів, вручити прес-пакет.

• представити учасників П-К.

• по закінченні виступу учасників П-К, поінформувати на рахунок питань у журналістів, якщо виникне затримка.

Що необхідно приготувати для прес-конференції:

• роздатковий матеріал або прес-кіт - це додаткова інформація, статистичні дані, цитати.

• таблички з іменами і назвами посад виступаючих.

• в залі, де проводиться прес-конференція краще повісити плакати з символікою організації, щоб це потрапило в кадр.

• За столом для реєстрації повинен сидіти людина, яка зустрічає всіх журналістів, вручає їм весь роздатковий матеріал і записує всі відомості.

• бланк для реєстрації журналістів повинен містити графи: найменування ЗМІ, П.І.Б. і контактний телефон прийшов журналіста, час виходу матеріалу.

Після закінчення прес-конференції можна ще раз нагадати свої контактні телефони, так як у ЗМІ можуть виникнути питання.

На початку П-К прес-секретар повинен спочатку представити учасників і коли всі вони висловляться, запропонувати журналістам задавати питання. Прес-секретар повинен стежити за тим, щоб не було "гнітючої" тиші, якщо виникне затримка в розмові, заповнити паузу. Наприкінці прес-секретар повинен подякувати всім присутнім за увагу і закінчити П-К.

• по можливості організувати каву-брейк, бутерброди.

Що робити, якщо, незважаючи на всі рекомендації, які ми тут дали на прес-конференцію з нагоди якої-небудь події прийшли два - три журналісти замість двадцяти запланованих? Є спосіб уникнути насмішок, якщо ви придумаєте терміновий привід скоротити прес-конференцію до розмірів брифінгу. Не треба саджати журналістів за столи, приготовлені на двадцять осіб. Якщо прес-конференція планувалася в перерві якого-небудь заходу, то просто підводите журналістів одного за іншим до перших осіб, інтерв'ю з якими може зацікавити пресу. Нібито стихійні, а насправді сплановані, експрес-інтерв'ю, зможуть вивести вас із незручного становища.

Кореспондентам подобається, коли їм дарують ручки і блокноти. Зате друкована продукція - календарики, листівки та буклети з символікою вашої організації - виявиться в найближчій урні, не живіть на цей рахунок ілюзій.

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒