Вимоги до оформлення прес-релізу

Прес-реліз (англ. рress-release – випуск для преси) – це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Його можна використовувати під час розроблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і ЗМІ. Написання цього документа не забирає багато часу, проте грамотно складений прес-реліз надзвичайно ефективний, коли необхідно подати інформацію, яка потребує миттєвого висвітлення в ЗМІ (наприклад, дата й місце проведення громадських слухань). Своєрідність прес-релізу на відміну від прямої реклами або тематичної статті полягає в тому, що це коротке повідомлення, яке містить ту чи ту новину.

Умовно прес-релізи можна поділити на два види: стандартний і спеціальний.

Стандартний прес-реліз інформує про заплановані в діяльності установ, підприємств чи організацій події.

Спеціальний прес-реліз складають, коли виникає потреба поінформувати про незаплановані події.

За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи поділяють на анонси, запрошення, інформацію та резюме.

Види прес-релізу	Мета	Час подання
анонс	ознайомити з подією	задовго до події
запрошення	запросити на захід	за кілька днів до події
інформація	висвітлити події	одночасно з подією
резюме	узагальнити події, визначити перспективи на майбутнє	після події

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини та значення події.

Факти, описані в прес-релізі, повинні сприйматися як сенсація або принаймні бути цікавими для ЗМІ чи потенційних адресатів. Потрібно чітко уявляти, про що буде прес-реліз, яка інформація становитиме його основу: новина має бути не лише актуальною, а й значущою, аби можна було запропонувати її багатьом виданням. Щоб привернути увагу, звістка має відповідати хоча б одному із завдань ЗМІ: інформувати, навчати або розважати.

Найпоширенішими підставами для складання прес-релізу є:

- підсумовування результатів діяльності установи за певний проміжок часу;

- виготовлення нової продукції, надання нових послуг населенню;

- зміна в системі роботи, упровадження нових технологій;

- заяви, виступи керівників підприємства чи інтерв’ю з ними;

- участь у спеціальних бізнес-заходах (презентаціях, маркетингових акціях, тендерах, аукціонах) та доброчинних акціях;

- знакові події в діяльності установи чи в житті її працівників.

Заголовок прес-релізу повинен привернути увагу читачів. Для цього необхідно дотримуватися таких правил:

1. Не використовуйте заголовки, схожі на нав’язливу рекламу, наприклад: Ми продаємо найкращу у світі побутову техніку. Редактор не читатиме також заголовки, що містять велику кількість знаків оклику або, приміром, зображення грошових знаків.

2. Намагайтеся не використовувати імена й ініціали, крім тих випадків, коли необхідно ідентифікувати особу або коли така інформація сприяє правильному прочитанню заголовка.

3. Не слід використовувати заголовки у формі запитання, адже, не одержавши інформації із заголовка, читач може й не захотіти «шукати істини».

4. Уникайте в заголовках критики або засудження. Віддавайте перевагу повним реченням – із підметом і присудком, які б розкривали зміст усього прес-релізу. Завдання заголовка – стисло передати суть прес-релізу.

Головна новина прес-релізу має міститися в першому абзаці. Чотири перших рядки – це візитка картка прес-релізу. Тому текст недоречно починати з цитати або другорядної інформації. Добре сприймається фраза з 12 слів. Трьох-чотирьох таких фраз буде цілком достатньо, щоб у легкій ненав’язливій формі передати зміст повідомлення.

Інформацію, яку подали в першому абзаці, обов’язково деталізують у наступних, наводячи тільки факти.

Оцінні судження поміщають у цитату від очільника компанії або людини, відповідальної за проект. Цитата допоможе «пожвавити» матеріал, зробити його реалістичним. Не завершуйте прес-реліз висновками чи узагальненнями на кшталт На нашу думку, це дуже актуальна подія або Попереду ще багато нових досягнень. Якщо більше нічого сказати, просто поставте крапку.

Наприкінці варто подати загальну інформацію про компанію – кілька основних фактів, які нагадають журналістові про те, хто ви і чим займаєтеся.

Обов’язково зазначають ім’я, посаду й номер телефону, електронну адресу контактної особи. Це одна з важливих передумов успіху прес-релізу. Зауважують, до кого журналіст може звернутися зі своїми питаннями, тому контактна особа повинна мати час для спілкування з представниками ЗМІ й бути в курсі справ.

Можна додати до прес-релізу світлину.

Пишучи прес-реліз, пам’ятайте про таке:

- обмежте вживання займенників я, ти, ми, нас, наш, мій;

- використовуйте цитати, уникайте мовних кліше;

- не зловживайте вузькоспеціальними термінами. Абревіатури, що їх уживають у тексті хоча б один раз, потрібно розшифровувати;

- віддавайте перевагу дієсловам активного стану, обмежте вживання безособових конструкцій;

- числівники від одного до п’яти, а також числівники на початку речення записують літерами;

- уникайте суб’єктивних оцінок та емоційних висловлень.

Обсяг стандартного прес-релізу не повинен перевищувати одну сторінку. Якщо документ більший за обсягом, бажано зробити підзаголовки. Не варто перетворювати текст на суцільний блок інформації.

Вимоги до оформлення прес-релізу

Використовуйте білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, телефонами), можна також розробити спеціальний бланк для прес-релізів.

Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом великими літерами (кегль – 14), а через подвійний інтервал – текст (кегль – 12) – з інтервалом 1,5.

Документ друкують лише з одного боку аркуша, дотримуючись берегів: лівий і нижній – 3 см, правий і верхній – 1,5 см. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, унизу зазначають продовження далі.

Прес-реліз подають у ЗМІ та інформаційні агентства декількома способами: поштою, факсом, електронною поштою, приносять особисто. Обов’язково телефонують до редакції, аби пересвідчитись у тому, що матеріал надійшов.

Переймаючись долею перс-релізу, не будьте надто настирливими, відчувайте міру. Якщо ж ваша інформація з’явилась у пресі, обов’язково зателефонуйте до редакції й подякуйте: дружні стосунки з журналістами – основа тісної співпраці та гарантія появи в ЗМІ інформації про вашу організацію.

Зразок

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 9 10 11 121314 Следующая ⇒