Етикет ділового листування»

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

Міністерство освіти і науки України

Академія муніципального управління

Факультет менеджменту

Реферат на тему:

«Етикет ділового листування»

Виконала:

Студентка групи М-11

Петрик Тетяна Сергіївна

Перевірила:

Піддубна М. Л.

Київ

Зміст:

План

1. Вступ.

2. Основні ознаки та реквізити ділового листа.

3. Правила ведення ділової кореспонденції.

4. Особливості оформлення листів різних видів:

1. інформаційні листи;

2. рекламні листи;

3. лист-запрошення;

4. супровідні листи;

5. лист-підтвердження;

6. лист-нагадування;

7. лист-вибачення;

5. Основні правила написання листів до іноземних ділових партнерів.

6. Висновки.

Вступ

В усі часи листування грало важливу роль у дипломатичному спілкуванні. Адже за відсутності складних засобів комунікації, це був чи не найзручніший вид укладання угод чи договорів на відстані. У наш час за наявності телефонного зв’язку та Інтернету роль ділового листування не слід недооцінювати. Воно і надалі залишається одним з найпоширеніших видів обміну інформації.

Службові листи належать до основних встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами.Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати його в чомусь. Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загльноприйнятих правил. Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Але все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань можна порушувати в одному листі тоді, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин : вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листай від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Залежна від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Основні реквізити ділового листа:

Штамп (повна назва установа – автора листа).
Номер і дата листа.
Назва установи-адресата.
Текст листа:

- вступна частина;

- основна частина.

Підпис керівника організації.
Печатка.

Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є звертання:

Шановний/а (ім’я по батькові)!

Шановний пане (пані)... !

Вельмишановний пане!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Високодостойний пане Міністре!

Вельмишановний професоре!

Високоповажний пане ректоре!

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага до адресата і порушення етикету.

Дуже важливо також ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...

Слід також звертати велику увагу на завершальну частину листа. Вибір завершальних речень є дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слова „дякую” – найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини.

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Щиро дякую за...

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.

Звісно, не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою.

Бажаємо успіхів!

Існує багато різних видів службових листів. Зокрема: інформаційні, листи-запрошення, супровідні, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Розглянемо коротко особливості оформлення ділових листів найбільш використовуваних видів.

Інформаційні листи – це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в литах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата можна зазначати узагальнено.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів:

„Просимо взяти участь у...”

„Запрошуємо Вас...”

„Ми раді запросити Вас...” Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідними листами адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Починати їх слід такими зворотами: „Надсилаємо...”, „Відправляємо...” і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи, які підтверджують той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо, варто починати такими фразами:

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав’язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи починати варто так:

Вважаємо за свій обов’язок ще раз нагадати Вам про...

Нам дуже не зручно, що змушені нагадувати Вам про...

Дозвольте нагадати Вам про, що...

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити вас про свій намір розірвати контракт.

У діловому світі з різних причин іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросивши за неприємності, які ви завдали адресату. Такі листи треба починати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Хочемо вибачитися за завдані вам зайві турботи.

Інколи доводиться писати листи до ділових партнерів із далекого зарубіжжя. Таку кореспонденцію оформляють за іншими правилами. Є міжнародні стандарти (ISO) на основні документи, в тому числі й на комерційні листи.

Надсилаючи листа до іноземного ділового партнера, необхідно враховувати все: від надписання конверту й добору бланка до складання й оформлення власне листа. Розглянемо деякі правила оформлення листа до іноземного партнера. Адресу відправника зазначають в лівій верхній частині лицьового боку конверта, а в правій нижній – одержувача. Адресу одержувача наводять у такому порядку: спочатку зазначають власне одержувача (це може бути назва фірми, підприємства), ім’я та прізвище адресата, його посаду; з нового рядка – номер будинку, назву вулиці; в наступному рядкові – назву міста, штату чи графства, поштовий округ, рядком нижче – назву країни.

Фірмові бланки слід виготовляти на високоякісному папері формату А4 з берегами, які дорівнюють 1 дюйму (2,54 см). У лівому верхньому куті чи в центрі верхньої частини аркуша розташовується емблема та назва підприємства. Якщо підприємство маловідоме й із назви незрозуміло, чим воно займається, то може зазначатись профіль його діяльності, наприклад: „Travel agency” („Туристична агенція”) тощо.

Якщо це товариство з обмеженою відповідальністю, то після його назви зазначають „LTD” (тобто „limited”). Під назвою або внизу аркуша наводиться юридична адреса фірми.

Все ж насамкінець варто зазначити, що працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні – очно чи телефоном.

Але якщо, все-таки, постала проблема в написанні листа діловому партнеру, то, на мою думку, без засвоєння і вмілого використання всіх вищевикладених правил і особливостей їх оформлення годі сподіватися на успішне укладання якоїсь угоди чи договору.

Працівникам політичної та економічної сфер потрібно постійно удосконалювати навики написання ділової кореспонденції. Недаремно у Національному університеті „Києво-Могилянська академія” введено курс ділового листування. Керівники цього вищого закладу освіти зрозуміли важливість володіння цими навиками. Тепер черга за іншими.

Список використаної літератури

1. Глущик С. В. та ін.

Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / C. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 3-тє вид., переробл. і допов. – К. АСК., 2002. – 400с.

2. Діденко А. Н.

Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000. – 384с.

3. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. Горбулова О. Д. – К.: Знання, 2000. – 226с.

4. Паламар Л.М., Кацавець Г. М.

Мова ділових паперів: Практичний посібник. – 4-е вид. – К.: Либідь, 2000. — 296с.

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒