Healthy365!

Урок 1.

Краткосрочное, оперативное планирование

Healthy365!

«Делайте то, что можете с тем, что имеете, там, где Вы есть»

«Самый важный прием в тайм-менеджменте звучит так: «какое применение моего времени в настоящий момент принесет наибольшую пользу?»

«Ошибочно думать, что вы слишком долго жили неправильно, чтобы начать меняться. Когда вы включаете свет в темной комнате, свету все равно как долго там было темно»

«Незаконченные дела фактически остаются незаконченными в 2 местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести»

«Ужас от выполнения задания отнимает у нас больше времени и энергии, чем само его выполнение»

Чтобы грамотно и эффективно планировать текущие дела, надо разобраться, на что Вы тратите время в течение дня. И в какое время дня у Вас максимальная продуктивность, а когда Вам лучше отдохнуть.

Задание 1. Сегодня и завтра Вы занимаетесь своими обычными делами, и ведете тайм-чекинг в следующей таблице. Также мы вплотную займемся энергией, а именно исследованием собственных энергетических циклов, потому что все мы разные, и если одни особенно активны сразу после подъема, то другие – перед сном, и то, и другое – нормально. Более того, личные энергетические циклы надо учитывать при планировании дел. И в самые энергичные периоды планировать сложные дела. А в самые ленивые – простые, вроде проверки электронной почты. Итак, сегодня и завтра мы весь день анализируем уровень энергии и свои занятия.

День 1

Время	Занятие	Уровень энергии по 10-бальной шкале
5.00-5.30
5.30-6.00
6.00-6.30
6.30-7.00
7.00-7.30
7.30-8.00
8.00-8.30
8.30-9.00
9.00-9.30
9.30-10.00
10.00-10.30
10.30-11.00
11.00-11.30
11.30-12.00
12.00-12.30
12.30-13.00
13.00-13.30
13.30-14.00
14.00-14.30
14.30-15.00
15.00-15.30
15.30-16.00
16.00-16.30
16.30-17.00
17.00-17.30
17.30-18.00
18.00-18.30
18.30-19.00
19.00-19.30
19.30-20.00
20.00-20.30
20.30-21.00
21.00-21.30
21.30-22.00
22.00-22.30
22.30-23.00
23.00-23.30
23.30-0.00

День 2

Время	Занятие	Уровень энергии по 10-бальной шкале
5.00-5.30
5.30-6.00
6.00-6.30
6.30-7.00
7.00-7.30
7.30-8.00
8.00-8.30
8.30-9.00
9.00-9.30
9.30-10.00
10.00-10.30
10.30-11.00
11.00-11.30
11.30-12.00
12.00-12.30
12.30-13.00
13.00-13.30
13.30-14.00
14.00-14.30
14.30-15.00
15.00-15.30
15.30-16.00
16.00-16.30
16.30-17.00
17.00-17.30
17.30-18.00
18.00-18.30
18.30-19.00
19.00-19.30
19.30-20.00
20.00-20.30
20.30-21.00
21.00-21.30
21.30-22.00
22.00-22.30
22.30-23.00
23.00-23.30
23.30-0.00

Дальше я надеюсь, Вы уже точно спали J

Внимательно изучите, что у Вас получилось, посчитайте, сколько времени Вы тратите на интернет, сколько времени Вы абсолютно ничего не делаете и сколько у Вас реально продуктивного и эффективного времяпрепровождения. Практика показывает, что у большинства здесь действует принцип Парето – 20% усилий приносят 80% результата.

Если этим вечером Вы выбрали потратить время на приготовление ужина или просмотр фильма, значит, вы решили, что это лучшее использование вашего времени и ваш высочайший приоритет этим вечером. Возможно, вы читаете эти строки, когда едете в поезде, Вы могли бы проверить почту или смотреть в окно или закрыть глаза и думать, как прошел день, но вы решили, что чтение нового урока о краткосрочном планировании, это лучший способ потратить свое время сейчас (и это хороший выбор!).

В конечном счете, то, на что мы тратим наши время и деньги – это то, что мы ценим. Ваш выбор в отношении времени отражает ваши приоритеты и непосредственно приводит к результату. Ваша жизнь – это продукт каждого вашего выбора относительно того, как вы тратите свое время вплоть до текущего момента.

Обязательно обратите внимание на периоды, в которые у Вас больше всего энергии. В них мы будем планировать дела, которые требуют максимальной отдачи. А на время, когда у Вас мало сил, планируйте дела, которые не требуют много энергии: например, сделать заказ в интернет-магазине, почитать книгу и т.д.

Задание 2.

Еще одно задание для определения уровня энергии в течение недели. Каждый день отмечайте, какой у вас уровень энергии по 10-бальной шкале: днем, утром, вечером каждый день. С помощью такого способа я, например, определила, что самые продуктивные периоды дни у меня это понедельник, вторник, утро среды и четверга, суббота и утро воскресенья. А самые непродуктивные: вечера среды, четверга, пятницы и воскресенья. В них я планирую дела, которые не задействуют слишком много энергии.

	Утро	День	Вечер
Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота
Воскресенье

А чтобы понять, тенденция это или случайность, рекомендую вести такую табличку и во вторую неделю.

	Утро	День	Вечер
Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота
Воскресенье

Теперь рассмотрим систему краткосрочного планирования, которую я предлагаю Вам ввести.

Краткосрочное планирование – это планирование на ближайший день, неделю, месяц. На мой взгляд, планирование на день удобнее вести в заметках телефона. А вот планировать неделю и месяц лучше на бумаге, в планере или ежедневнике.

Некоторые возражают против краткосрочного планирования потому, что все постоянно меняется. Но планирование и нужно в условиях нестабильности. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План – это как раз идеальный способ ориентироваться в условиях меняющихся обстоятельств.

Возьмите для начала свой большой to-do-list, который Вы написали перед началом курса.

Задание 3. Планирование текущих дел

Какие из дел to-do-list можно сделать сегодня-завтра-в ближайшие дни? Какие не займут много времени? Какие из них Вы давно откладывали? Внесите их в список дел. Создайте в заметках отдельную папку To-do-list. И заносите дела: одна заметка – одно дело. Когда дело сделано – заметку можно удалять. Если дело вдруг окажется не сделано, оно просто останется висеть в заметках на завтра. Пополняйте этот список регулярно. Вспомнили, что надо погладить белье? Заносим в список в ту же минуту! Чтобы не задействовать резервы памяти. Появилась идея, куда поехать в отпуск. Запишите «подумать над Сицилией». И когда у Вас выдастся свободная минутка, Вы откроете список и сделаете все, что планировали в зависимости от наличия у Вас свободного времени.

Для того, чтобы to-do-list приносил реальную пользу, необходимо, чтобы каждая задача удовлетворяла 3 критериям:

1. Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?»

2. Формулировка должна начинаться с глагола-инфинитива

3. Задача должна представлять первоочередное действие по достижению конечной цели

Если вы планировали выполнить задачу, но вам это не удалось и при этом вы хотите перенести ее на завтра – переформулируйте ее. В психологии есть такое понятие, как «повторяющееся торможение» - неизменной информации уделяется все меньше и меньше внимания.

Задание 4.Планирование дел на неделю

Расчертите в своем планере – ежедневнике разворот на неделю следующим образом:

Понедельник

Вторник

Среда

Четверг

Пятница

Суббота

Воскресенье

В конкретный день в планере записывайте только те дела, которые привязаны к конкретному дню и времени. Например: маникюр в 18.00 в среду, консультация врача в 13.00 во вторник, тренировка в 19.00 в субботу и т.д.

Все дела, которые не привязаны ко времени, записываем в to-do-list в заметках.

Не забывайте, что отсутствие в вашем списке личных задач в долгосрочной перспективе значительно снижает вашу продуктивность.

Задание 5.Планирование по месяцам

Вероятно, у Вас есть дела, которые Вы хотите сделать до Нового года (этакий рубикон). И, наверное, есть дела, которые нужно сделать в определенном месяце, например, в октябре запланирован отпуск, в ноябре нужно поменять колеса на машину, а еще Вы хотите пройти курсы по питанию, в декабре – купить подарки и сдать ежегодные анализы. Чтобы ничего не забыть, заведите в своем планере-ежедневнике специальные разделы под помесячное планирование. И прямо сейчас выпишите туда дела из большого To-do-list, и те дела, которые пришли Вам в голову, пока Вы выполняли предыдущие задания.

Если вы ограничиваете количество времени, которое хотите потратить на выполнение какого-либо важного дела, то происходит следующее:

· Возникает искусственный срок для завершения работы; это мотивирует прилагать больше энергии и внимания в течение более короткого промежутка времени.

· Вокруг задачи создается ощущение срочности: времени мало, а задачу надо выполнить.

· Перестают срабатывать некоторые из триггеров прокрастинации – небольшой лимит времени на решение задачи делает работу более структурированной, менее скучной, однообразной и трудной.

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август