Артемчук А.В. ТуР 18-29

Артемчук А.В. ТуР 18-29

Тема «Номенклатура дел» (изучение нового материала - www.edou.ru)

Заполнить шаблон конспекта по вопросу «Номенклатура дел»

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Номенклатура дел (далее Н.Д.) – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.

Назначение номенклатуры дел (направления использования)

1. является основой для размещения и поиска документов по папкам.
2. закрепляет индексацию документов и дел
3. устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности
4. учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
5. основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения

Виды Н.Д.:

Типовая (создается вышестоящими организациями для подведомственных и используется без изменений, включая индексы дел и заголовки дел);

Примерная (создается вышестоящими организациями для подведомственных и используется для разработки индивидуальной номенклатуры дел: выбирают соответствующие заголовки дел и сроки хранения);

Индивидуальная (или конкретная) – номенклатура дел конкретной организации (создается на основе «Перечня типовых управленческих документов» или «Примерной номенклатуры дел»)

Номенклатура дел организации (сводная) состоит из учредительных документов организации (уставом или положением об организации), штатного расписания, положения о структурных подразделениях, планов и отчетов о работе, перечней документов с указанием сроков хранения, типовых или примерных номенклатур дел (при их наличии), номенклатур дел за предыдущие годы.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Оформляют Н.Д. на… (указать вид бланка) ___________________________________________________

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Если документы организации сдаются на хранение в государственный архив, то Н.Д. согласовывается с ________________________________________________________________________

Текст Н.Д. имеет форму

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

· название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);

· название адресата или корреспондента;

· краткое содержание документов дела;

· название местности, с которым связано содержание документов;

· даты (период), к которым относится содержание дела;

· указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указываетсяколичество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указываетсясрок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Заголовки дел в номенклатуре располагают в следующем порядке:

· название адресата или корреспондента;

· краткое содержание документов дела;

· название местности, с которым связано содержание документов;

· даты (период), к которым относится содержание дела;

· указание на копийность документов.

Для определения сроков хранения документов используют

Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
«Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Он имеет форму

· название адресата или корреспондента;

· краткое содержание документов дела;

· название местности, с которым связано содержание документов;

· даты (период), к которым относится содержание дела;

· указание на копийность документов.

1-я графа ___________________________

2-я графа ___________________________

3-я графа ___________________________

4-я графа ____________________________

Индекс дела

Наименование структурных подразделений и заголовки дел

Количество дел

Сроки хранения и номера статей по перечню^{^[1]}

Примечание

Н.Д. Действует на один календарный год, в течение ряда лет ею можно пользоваться, если структура организации и направления ее деятельности не изменяются. Н.Д. перепечатывают, утверждают заново и используют в следующем году.

По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Она имеет форму

Перечислите признаки заведения дел

1. Номинальный- соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.).

2. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание

3. Авторский - формирование в деле документов одного автора.

4. Хронологический -формирование в деле документов за определенный период.

5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования.

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дели не перечисляются.

6. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией.

Составьте заголовок дела, если известно, что в нем находятся протоколы, в которых фиксировался ход совещаний при заместителе директора по общим вопросам. Дело формируется в текущем году.

Протоколы совещаний при заместителе директора по общим вопросам за 2020 год

Протоколы заседаний при заместителе директора по общим вопросам за 2020 год

Определите, какие признаки заведения дела используются при составлении этого заголовка дела.

1 номинальный

2 предметно-опросный

3 хронологический

[1] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558)