Задание: изучить материал, ответить на вопросы для самоконтроля (срок выполнения – к следующему занятию), для оценивания работы присылать с указанием своей фамилии, группы и номера лекции на электронный адрес страницы в контакте https://vk.com/id2557206

Дата: 05.10.2021

Группа: Д-21 ¹/₁₁

Дисциплина: МДК.01.01 Документационное обеспечение управления

Преподаватель: Урина Н.В.

Задание: изучить материал, ответить на вопросы для самоконтроля (срок выполнения – к следующему занятию), для оценивания работы присылать с указанием своей фамилии, группы и номера лекции на электронный адрес страницы в контакте https://vk.com/id255720637

Занятие № 12

Лекция № 11

Тема: «Понятие официального документа и документа личного происхождения».

Цели:

¾ формирование у студентов теоретических знаний об официальном документе и документе личного происхождения;

¾ активизация умственной деятельности студентов, повышение эффективности обратной связи.

Задачи:

¾ обеспечивать формирование системы знаний по дисциплине;

¾ формировать профессиональный кругозор и общую культуру.

План

1. Официальные документы.

2. Документы личного происхождения.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятиям любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных, частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учёт — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путём сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

¾ регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

¾ распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

¾ накопления и обобщения информации (отчёты, акты, доклады и др.);

¾ передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Выделить понятие «документ» можно только на основе общетеоретических положений, разработанных в философии, информатике, документалистике.

Известно, что среди исследователей нет единого мнения о том, как толковать этот термин, что объясняется многоаспектностью самого феномена.

1. Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» – доказательство, или свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

2. В русский язык это слово было введено Петром I в правовом, т.е. одном из нескольких значений, как «письменное удостоверение».

3. Значение этого слова дается в «Толковом словаре русского языка»:

«Документ - 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. 2. Письменное свидетельство каких либо исторических событий».

4. В известном «Толковом словаре» В. И. Даля документ определяется как «всякая важная деловая бумага, а также диплом, свидетельство».

5. Ф. Ф. Павленков в своем «Энциклопедическом словаре» рассматривает документы лишь как письменные источники, имеющие юридическую силу. Согласно его определению документы это: «всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (прав имущественных, прав состояния, прав на свободное проживание) или выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, контракты, деловые доказательства); вообще всякое письменное доказательство».

6. В толковых словарях даются разные определения документа, подчеркивающие различные аспекты этого понятия: «Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя»; «Исторические документы — летописи, хроники, записки и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.»; «Вещественное доказательство; остаток старины, являющийся материалом к истории».

7. К 1920-м гг. это содержание распространилось на все важные свидетельства и, таким образом, приобрело два смысла: узкий (паспорт, пропуск, диплом, аттестат) и широкий (исторический документ, партийноправительственный документ и т.д.). В третьем издании Советского энциклопедического словаря закреплено более широкое толкование документа: «Материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве».

8. Вторая половина XX в. вывела на первый план огромное количество документов на других материальных носителях с информацией, зафиксированной иными способами. Таким образом, указанные определения термина предстали устаревшими, архаичными. Наступила другая эпоха, эпоха информатики, глобального распространения информационных коммуникаций, что потребовало и нового наполнения объема содержания термина «документ». В информатике документ стал рассматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде. Под это определение попадает необъятное число объектов, в том числе и природных.

9. Поскольку документ используется во многих сферах жизнедеятельности человека, то каждая из них предъявляет к нему свои требования, а также рассматривает его исходя из своей специфики. Поэтому наряду с широкой трактовкой бытуют и узкие трактовки документа. Например, терминологический словарь «Библиотечное дело» широкое определение документа конкретизирует таким образом: «В библиотечно-библиографической практике под документом подразумеваются главным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники информации»

10. ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» в разделе «Общие понятия» содержит следующее определение документа: «Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

11. Типовая инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики в разделе 1.1 «Основные понятия» содержит следующее определение документа: «Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Таким образом, содержание понятия «документ» постепенно включило в себя историческое значение, а также и узкое, и широкое юридическое толкование. Иными словами,

документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна. так как означает, что, документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нём свою деятельность или воздерживаются от неё.

ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Документы личного происхождения – это документы, образовавшиеся в процессе деятельности отдельных лиц и являющиеся при создании их личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.

Особенности документов личного происхождения:

¾ отсутствие закономерности размещения информации;

¾ произвольное информационное наполнение определённых видов документов (писем, воспоминаний, дневников). Многоаспектное содержание документов.

¾ содержание носит глубоко личностный характер, обусловленной государственной, национальной, социальной, культурней принадлежностью создателя документа, а так же индивидуальными чертами его личности ;

¾ процесс создания и дальнейшего движения документов личного происхождения нормативно не регулируется, в связи с чем документальные связи необязательны, а среда существования документа личного происхождения является неупорядоченной.

Документы имеют не полную атрибуцию:

¾ отсутствуют даты;

¾ подписи;

¾ аннотации к фотографиям.

Документы личного происхождения занимают особое место, поскольку не только дополняют официальные документы о различных этапах исторического развития нашего общества, но и содержат информацию о том, как ход исторического процесса повлиял на судьбы конкретных людей.

12 Следующая ⇒