Тема 2.5 Ввод и обработка информации в базы данных

Тема 2.5 Ввод и обработка информации в базы данных

Занятие № 35 Окна рабочей среды Access. Меню и панель инструментов. Элементы Базы данных

Дата проведения занятия – 02.11.2021г.

Дисциплина:Технологии создания и обработки цифровой мультимедийной информации

Группа:3 «Мастер по обработке цифровой информации»

Тип занятия:изучение нового материала

Цели занятия:

Обучающая:

- изучить окна рабочей среды Access, меню и панель инструментов, элементы базы данных;

Развивающая:

- развитие логического мышления, познавательного интереса студентов;

- развитие самостоятельности при изучении нового материала и выполнении заданий;

Воспитательная:

- способствовать воспитанию дисциплины и исполнительности, ответственному отношению к образовательному процессу.

Теоретические сведения

Интерфейс БД – это комплекс программ (невидимых для пользователя), который организует диалог в процессе работы пользователя с БД. В левой части имеется область (Область переходов), в которой отображаются все созданные объекты базы данных, сгруппированные по категориям (таблицы, запросы, формы, отчеты и т.д.). Чтобы открыть уже созданный объект нужно щелкнуть дважды по его имени в списке объектов.

В верхней части окна располагается элемент интерфейса, называемый Лентой, заменяющий меню и панели инструментов (в более ранних версиях). В правой части окна располагается открытые объекты базы. Переключение между ними выполняется щелчком на ярлыке требуемого объекта. Щелчок правой кнопки мыши на ярлыке объекта открывает контекстное меню.

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый их которых может включать один или несколько объектов. Можно выделить следующие основные объекты:

Таблица – основной объект БД. Создаются таблицы пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Из таблиц пользователи получают нужную им информацию. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк);

Форма – объект, используемый для разработки интерфейса, при помощи которого выполняется ввод данных пользователем, просмотр и редактирования БД.

Запросы – производный от таблицы объект БД, с помощью которого пользователи получают нужную информацию из таблиц. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице, а также создавать новые таблицы на основании данных одной таблицы или нескольких существующих таблиц.

Отчеты содержит сжатую форматированную информацию, полученную на основании БД по заданному формату. При этом выполняется обработка по заданному алгоритму для получения соответствующих степеней итогов и печатание отчета.

Макрос – способ структурированного описания одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное действие.

Модуль – программы на языке VisualBasic, с помощью которых определенный процесс разбивается на несколько небольших процедур.

После создания и сохранения новой базы данных откроется окно базы данных. Слева находится вертикальная панель, которая называется областью навигации. Здесь можно выбирать для просмотра все объекты (таблицы, формы, запросы и т.д.), из которых состоит текущая база данных. Область навигации можно настроить так, чтобы она показывала сразу все объекты, выбрав режим «Все объекты MS Access». Можно настроить так, чтобы были видны только объекты одного типа (например, только таблицы), выбрав режим «Таблицы».

Вверху на горизонтальных вкладках расположены панели инструментов быстрого доступа:

· Главная;

· Создание;

· Внешние данные;

· Работа с базами данных.

Панель «Главная» позволяет просматривать объекты базы данных в разных режимах. В режиме конструктора в объект можно вносить изменения, остальные режимы предназначены для просмотра. Также на панели «Главная» расположены стандартные команды работы с буфером обмена, команды сортировок и фильтров, поиска и форматирования.

Панель «Создание» располагает командами для создания новых объектов базы данных. Большинство объектов можно создавать двумя способами: при помощи мастера или при помощи конструктора.

Панель «Внешние данные» позволяет осуществлять экспорт, импорт данных и подключение к внешним источникам данных. MS Access 2010 может работать не только с теми данными, которые находятся в текущей базе данных, но и подключаться к внешним источникам. Внешними источниками могут быть другие файлы MS Access, файлы MS Excel, базы данных, разработанные в других реляционных СУБД. С внешними источниками данных можно работать двумя способами:

Подключиться к ним и обмениваться данными напрямую, постоянно поддерживая связь с внешним источником;

Импортировать данные и структуры внутрь текущего файла MS Access и далее не поддерживать связь с внешним источником.

Также данные могут быть экспортированы из текущей базы данных в различные форматы: MS Excel, текстовый файл, XML-файл, PDF.

Панель «Работа с базами данных» позволяет использовать средства оптимизации оптимизации, работать с макросами и просматривать схему данных текущей базы. Также здесь присутствуют команды для интеграции с СУБД MS SQL SERVER.

Панели инструментов быстрого доступа могут быть перенастроены по желанию пользователя. На них могут быть добавлены дополнительные команды, а неиспользуемые скрыты. Для этого нужно открыть меню «Настройка панели быстрого доступа» в левом верхнем углу и выбрать в нем пункт «Другие команды».