Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Самой популярной мерой в настоящее время по устранению ошибок и повышению скорости движения деловых бумаг в организации является внедрение системы, главная задача которой – автоматизация делопроизводства и документооборота. При этом работа по подбору, как правило, возлагается на секретаря, ведь именно этот сотрудник фирмы чаще всего сталкивается с указанными проблемами и больше остальных знает о их существовании. Именно по этой причине мы решили представить самые популярные и эффективные системы автоматизации делопроизводства зарубежных и отечественных производителей, которые помогут решить большое количеств проблем в работе с документами.

Зарубежные системы автоматизации Для иностранных предприятий, работающих в настоящее время в сфере ИТ, российский рынок не является ключевым для внедрения системы автоматизации электронного документооборота и сопутствующих программных решений. Вызвано это низкой ориентированностью отечественных организаций, а также рядом нормативов и ГОСТов, которые необходимо учитывать в совокупности со спецификой российского делопроизводства. В виде исключения лишь часть зарубежных разработчиков представляют свои программные решения для отечественных потребителей. К примеру, Documentum – американская компания, которая имеет в России официального представителя ("Документум Сервисиз"). Основным программным продуктом компании, продвигаемым на российском рынке, является Documentum 4i. Техническая составляющая Documentum 4i продумана таким образом, что сама программа является основой для системы автоматизации управления документооборотом в конкретной компании. Проще говоря, организация, внедряющая данный продукт, должна самостоятельно (или с помощью специалистов из компании-разработчика) создать необходимые функциональные приложения. Их разработка стала возможной благодаря специальному программному модулю – Developer Studio. Главным преимуществом такого продукта является возможность создания уникальной системы, которая будет эффективна в данном конкретном случае и в рамках именно этой компании. Существенным недостатком при этом является необходимость долгого изучения рабочей среды и обучения сотрудников работы с нею.

Следующей зарубежной компанией, предлагающей свои разработки отечественным компаниям, является канадская фирма Hummingbird (официальный представитель в России – компания HBS). Основной разработкой для российского рынка у данной компании служит платформа DOCS Open, с помощью которой стала возможной автоматизация делопроизводства. К данной основе разрабатываются различные модули, которые помогают повысить эффективность делопроизводства, либо интегрируются уже готовые программные решения. Следует отметить, что данный продукт эффективен только при создании и редактировании документов, при этом в нем присутствует возможность организации работы целой группы. Недостатком же в данном случае является невозможность создания единой функционирующей подведомственной сети, так как продукт не имеет механизмов репликации информации. Кроме того, применение данного продукта невозможно в рамках инженерно-конструкторского документооборота. Ниже представлена таблица, в которой собраны наиболее популярные зарубежные разработчики и их продукты, которые призваны наладить процесс автоматизации документооборота и делопроизводства.

При этом необходимо учитывать, что из данного перечня лишь несколько компании имеют свои представительства на территории России:

1 Documentum;

2 FileNet;

3 Hummingbird;

4 Siemens;

5 IBM.

Отметим, что сотрудничество с компаниями, имеющими официальных дистрибьютеров в России, наиболее предпочтительно, так как это значительно упростит процесс внедрения системы.