Ход работы.. Контроль выданных подотчетному лицу авансов

Практическая работа № 14.Ведение расчетов с подотчетными лицами, безналичные расчеты, учет затрат.

Цели: научиться осуществлять расчет с подотчетными лицами, безналичные расчеты, учет затрат.

Оборудование: ПК, программа 1С:Предприятие 8.2. Учебная версия.

Ход работы.

Общая схема работы с подотчетными лицами представлена на схеме:

Поддерживаются варианты расчетов с подотчетными лицами с использованием как наличных, так и безналичных денежных средств.

В прикладном решении можно отразить следующие операции с подотчетными лицами:

закупка товарно-материальных ценностей;
оформление прочих и командировочных расходов.

Обоснованность расходов подотчетных лиц подтверждается оформлением документов Авансовый отчет, которые также позволяют проконтролировать сумму перерасхода и расхода выданных в подотчет денежных средств.

Контроль выданных подотчетному лицу авансов

Для комплексного анализа выданных подотчетному лицу денежных средств предназначены отчеты:

Контроль операций с денежными средствами:

контроль выданных подотчетному лицу авансов;
закупок через подотчетных лиц в разрезе целей;
перерасхода денежных средств подотчетным лицом.

Контроль выданных подотчетному лицу авансов:

анализ суммы использованных и возвращенных подотчетным лицом авансов;
незавершенных операций с денежными средствами (безналичными/наличными);
рекомендации по дальнейшим требуемым действиям (Оформите авансовый отчет, Оформите выдачу подотчетнику и т.д);
контроль остатка задолженности – суммы, за которую подотчетное лицо должно отчитаться в указанный срок.

Задание: пошагово выполнить следующий расчет.

Пример 1

01.04.2011 года организация «Пример» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на покупку внешнего жесткого диска.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублей. На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.

Рис. 1. Выдача денежных средств подотчетному лицу

Далее рассмотрим некоторые возможные ситуации, после выдачи аванса.

Вариант 1. Авансовый отчет с неизрасходованными суммами

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от 01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник. Указываем количество - 1 шт., цену, сумму - 9 000 рублей, % НДС - 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически - 1 372,88 рублей. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика - «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета диска - 10.09 и счет учета НДС - 19.03. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2. В результате проведения документа формируются проводки:

Дебет 10.09 Кредит 71.01

- 7 627,12 рублей,

Дебет 19.03 Кредит 71.01

- 1 372,88 рублей.

Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

Возврат неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе "1С:Бухгалтерия 8" с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки:

Дебет 50.01 Кредит 71.01

- 1 000 рублей.

Рис. 3. Приходный кассовый ордер

Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).

Рис. 4. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по сотруднику В.Д. Иванову

Скриншот выполненной таблицы прислать на эл. почту kma1986max@mail.ru

С указанием ФИО студента, группы и курса.