Практическая работа 15. Логические функции. Создание шаблона.. Создание бланка-шаблона. Применение шаблона

Практическая работа 15

Логические функции. Создание шаблона.

Цель работы: Освоить навыки работы с функциями СЧЕТ, СЧЕТЕСЛИ. Создание шаблона документа.

Задание: Создайте табель учета рабочего времени сотрудников предприятия. Для автоматизации ежемесячного учета подготовьте шаблон заготовки бланка и примените специальные функции.

Ход работы:

Создание бланка-шаблона

1. Оставьте в рабочей книге только один лист.

2. Сформатируйте заголовок табеля учета рабочего времени за текущий месяц и подготовьте таблицу-бланк по образцу, приведенному на рисунке ниже.

Воспользуйтесь всеми известными вам приемами форматирования. Сформируйте заголовок, применив различные способы выравнивания текста.

Введите числа месяца с 1-го по 31-е. Для столбцов, содержащих даты, установите ширину столбца, равную 3.

Если на вашем предприятии постоянный состав сотрудников, внесите в шаблон фамилии и профессии.

3. Для сохранения подготовленного файла в качестве шаблона:

• выполните командуСохранить как... менюФайл;

• введите имя сохраняемого файла в поле ввода Имя файла: Табель;

• в списке типов файлов выберитеШаблон, расширение файла сменится на .xltх;

Применение шаблона

Для создания нового файла с применением шаблона выполните следующие действия:

• В менюФайл выберитеСоздать.

• В списке Действий с документом выберите Создать - Шаблоны - Мои шаблоны, выделите шаблон, на основе которого хотите создать новую рабочую книгу.

Таким образом, вы получите рабочую копию шаблона.

1. Введите название текущего месяца в заголовок табеля.

2. Сразу же выделите цветом столбцы, соответствующие нерабочим дням недели (чтобы случайно не ошибиться при заполнении табеля).

3. Проставьте для каждого сотрудника:

- количество часов, отработанных за день, или

- о, если он находится в отпуске, или

- б, если в этот день сотрудник болеет, или

- п, если прогуливает.

о, б, п — русские буквы, проставляются без кавычек.

4. Имея такую широкую таблицу можно столкнуться с неудобствами при заполнений. Дело в том, что, перемещаясь вправо для заполнения таблицы, вы теряете из вида столбец с фамилиями и становится трудно определить, кому из сотрудников проставляете рабочие часы.

Microsoft Excel позволяет зафиксировать заголовок на странице, чтобы при перемещении нужные вам столбцы (или строки) оставались на своем месте. Для того, чтобы зафиксировать столбец "Фамилия":

• выделите столбец справа от столбца "Фамилия" ("Профессия");

• в менюВид выберите командуЗакрепить области;

• далее свободно пользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки, фамилии ваших сотрудников не исчезнут с экрана.

Работая с большими таблицами, можете пользоваться следующими возможностями фиксации заголовков.

• Чтобы зафиксировать горизонтальные заголовки, выделите строку ниже заголовков.

• Чтобы зафиксировать вертикальные заголовки, выделите столбец справа от заголовков.

• Чтобы зафиксировать и вертикальные, и горизонтальные заголовки выделите ячейку, по которой хотите зафиксировать заголовки.

В менюВид выберите командуЗакрепить области. Все строки выше выделенной строки (ячейки) будут зафиксированы и все столбцы слева от выделенного столбца (ячейки) будут зафиксированы. Чтобы отменить фиксацию заголовков в менюВид выберите командуСнять закрепление областей.

5. Хотелось бы ввести формулы для подсчета дней явок, неявок и отработанных часов.

Самостоятельно вставьте формулу суммирования соответствующих ячеек строки для подсчета отработанных часов. Заполните формулу вниз.

Для подсчета дней явок необходимо в каждой строке (для каждого сотрудника) подсчитать количество ячеек, содержащих числа (не суммируя эти числа). Для этого:

• выделите ячейку таблицы, в которую нужно разместить формулу (для первого сотрудника);

• зайдите на вкладку Формулы Статистические в списке выберите функцию СЧЕТ. В следующем окне нужно указать диапазон значений.

Нет необходимости вводить адреса ячеек с клавиатуры.

Отодвиньте окно диалога, чтобы оно не загораживало таблицу, и выделите мышью интервал ячеек, в которых размещена информация о первом сотруднике. Заполните формулу вниз.

6. Для подсчета количества дней, проведенных в отпуске, вставьте функцию СЧЕТЕСЛИ и, в качестве критерия введите образец (что нужно подсчитывать) русскую буквуо, т. е. тот символ, который вы вносили в таблицу, отмечая отпуск. Заполните формулу вниз по столбцу. Подобным образом заполните столбцы Болезнь и Прогул.

В результате вы получите приблизительно следующее.