Консультация. Тайм-менеджмент как эффективный инструмент распределения времени»

Консультация

«Тайм-менеджмент как эффективный инструмент распределения времени»

Что такое тайм - менеджмент?

Тайм-менеджмент – управление временем. Каким? Личным, профессиональным, свободным, рабочим – любым. Методы и технологии тайм-менеджмента подходят для всего, для решения любых задач.

Что такое время? Время в тайм-менеджменте рассматривается как капитал, ценный, ограниченный ресурс. И это надо осознавать - если не научиться распоряжаться временем, нельзя распорядиться ничем другим: без планирования и управления временем невозможно организовывать рабочее время, формировать систему выполнения задач своим подчиненным. Время это такой же ресурс как сырье, финансы, персонал, но обладающий своими особенностями (задачами):

-время нельзя взять в кредит, передать, накопить;

-время всегда ограничено.

Успех каждого зависит от того, насколько он научился управлять своим временем.

Тайм-менеджмент помогает:

- контролировать свое время и жизнь, расставшись с ощущением нехватки времени;

-организовывать рабочее время с учетом психологических и ценностных ориентаций человека;

- учитывать склонности и предпочтения конкретной личности;

- создавать, координировать и поддерживать баланс между работой и личной жизнью;

- продуктивно работать в условиях стресса;

- снизить рабочую нагрузку и повысить заинтересованность в труде.

Таким образом, значение тайм-менеджмента состоит в том, чтобы эффективно организовать рабочее время и обеспечить его гармоничное сочетание с личным временем.

Как ни парадоксально, но чем больше мы спешим, тем меньше успеваем. Это происходит на невозможности в спешке качественно сконцентрироваться на выполнении одной задачи, нет возможности определить рациональные пути решения проблем, нет распределения обязанностей, детализации – в итоге – стресс, постоянные доработки дома, снижение мотивации и продуктивности. Нарастает большое количество рутинных дел, которые откладывались в «долгий ящик». «Ловушки или воры времени» - это специфический термин, употребляемый в тайм-менеджменте. Под ними подразумеваются отвлечения от дел в процессы работы или выполнения задачи. Часто мы даже не замечаем, как коллеги или родственники или даже мы сами «воруем» время.

В тайм-менеджменте очень много зависит от процесса целеполагания, то есть процесса установления и достижения цели. Основное отличие процесса целеполагания в тайм-менеджменте от других областей знаний заключается в самом подходе к этому процессу.
В тайм-менеджменте цель призвана не только обеспечить реализацию желаемого результата. Она призвана воплотить мечту в реальность: если не научиться правильно ставить свои цели, осуществлять свои желание, то можно всю жизнь потратить на то, что свой ценный временной ресурс будет потрачен на реализацию чужой цели.

В тайм-менеджменте используют как общепринятую классификацию целей:

- долгосрочная цель (свыше 3-х лет)

-среднесрочная цель (1-3 года)

-краткосрочная цель (менее 1 года).

так применяется и специфический подход:

- цели рабочие, профессиональные, семейные, личные;

-цели «слоны» - крупные, большие цели, требующие обязательной детализации;

-цели «лягушки» - сложные цели, к решению которых трудно приступить по моральным или иным соображениям.

Хороший эффект в процессе постановке целей дает техника визуализации целей. Одним из методов визуализации является «стратегическая картонка».

Стратегическая картонка — это обязательно бумажный носитель. Даже тем, кто привык к электронным приложениям по планированию времени, рекомендуется вырезать небольшой кусок картона размером со стандартную страницу обыкновенного ежедневника.

На картонку необходимо выписать Ваши цели на год и использовать эту картонку в качестве закладки в ежедневнике, книге, стопке бумаг или папок. Главное чтобы это картонка как можно чаще попадалась Вам на глаза.

Важно, чтобы цели записывались и рабочие, и семейные, и личные – похожий принцип используют психологи в составлении «карты желаний» . Целей не должно быть больше семи, иначе Вы потеряетесь в них.

Иногда можно создавать группы целей по разделам, где Вы хотели бы преуспеть: Карьера, Дом, Учеба, Здоровье, Семья, Досуг, Друзья, Саморазвитие.

Каждый день в любое время, когда Вы открываете ежедневник, книгу, папку с документами – Вы смотрите на картонку и задаете себе вопрос: «А какой шаг я сегодня могу сделать к долгосрочной цели?». И делаете шаги то, что приведет Вас к успеху и счастливой жизни. При использовании стратегической картонки (естественно, их нужно писать новые так часто, как есть в этом необходимость) есть одна особенность – старайтесь делать одно, но очень ВАЖНОЕ дело в неделю.

«Матрица Эйзенхауэра».

Данная технология названа в честь ее автора - американского генерала Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Он использовал некий квадрат для принятия тактических и стратегических решений. На наш взгляд, данная технология отлично помогает при принятии решений на основе расстановки приоритетов согласно критериям срочности и важности.

Зона А

Требует повышенного внимания и концентрации

Зона В

Необходимо мыслить не категориями «Проблема», а категориями «Любая проблема есть возможность»

Зона С

Требует контроля за ходом действий

Зона D

Выполнение самых приятных дел и мероприятий, должна восприниматься как «награда» за успешное выполнение зоны А

Категория A – самые срочные и важные дела.

Категория B – срочные, но не важные дела.

Категория C – не срочные, но важные дела.

Категория D – не срочные и не важные дела.

В соответствии с рассмотренными технологиями и методиками, дадим несколько общих рекомендаций по тайм-менеджменту, которые приводят отечественные и зарубежные специалисты и бизнес-тренеры в области тайм-менеджмента.

• Необходимо выбрать пусть одну, но самую эффективную для Вас методику планирования и распределения времени и используйте ее ежедневно

• Не старайтесь успеть все и сразу – распределяйте и делегируйте

• Ведите записи дел и действий, не держите все в памяти

• Используйте поэтапное планирование времени

• Полезно иметь тетрадь успеха, где вы будите записывать свои достижения за определенный промежуток времени. Это отлично мотивирует.

• Не бойтесь говорить «нет», если это влечет за собой необдуманные действия и поступки, приводит к чрезмерным нагрузкам.

• Всегда обдумывайте свои действия. Это убережет вас от ненужных действий и, как следствие, сэкономит время.

• Всегда определяйте и знайте свои приоритеты.

• Выделяйте время на саморазвитие и самосовершенствование. Учитесь.

• Всегда находитесь в действии. Достигнув одну цель – ставьте другую, более высокую. Будьте похожим на спортсмена, преодолевающему прыжок в высоту. Ставьте высокую планку для себя. Ведь никто же не слышал об Александре Среднем…все говорят о Великом.

• Определите свои «биологические часы», то есть, то время суток в которые Ваши действия максимально эффективны и решайте все самые важные и срочные дела в это время.

Применение всех вышеперечисленных рекомендаций позволит вам быть успешным в любой области и достигать целей в кратчайшие сроки.