ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА . Разработка и оформление деловых писем. Выполнение работы. Требования к составлению писем

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

Разработка и оформление деловых писем

Цель работы: приобретение практических навыков по составлению и оформлению служебных писем

Содержание работы:

1.Составить макет служебного письма,

2.Составить пять писем различного содержания

Выполнение работы

- Открыть документ в OpenOffict

- Задать параметры страницы (поля) слева и снизу – 2 см, справа и сверху 1 см

- Оформить пять писем различного содержания

Контрольные вопросы:

1.Какие требования предъявляют к составлению и оформлению писем?

2.Каие реквизиты добавляются для составления ответного письма?

3.Что такое резолюция?

4.На каких письмах подпись заверяется печатью?

5.В каких случаях письмо подписывают руководитель и главный бухгалтер?

Выполненную работу отправить на электронный адрес:

smirnovaira47@mail/ru

Требования к составлению писем

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

По содержанию и назначению письма могут быть:

Циркулярные письма, которые обычно высылаются вышестоящей организацией; .

Гарантийные письма, дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков; .

Информационные письма, содержащие полезную для адресата информацию;

Рекламные письма, рекламирующие товары, услуги и т.д.; . Коммерческие письма, содержащие конкретные предложения по заключению сделок .

Рекламационные письма. Содержащие претензии по качеству товаров, услуг;

Письма-запросы, содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации;

Письма-приглашения,

Сопроводительные письма - составляются при отправке адресату каких-либо документов, материальных ценностей;

Письма- извещения, в которых что-либо сообщается или утверждается;
Письма-напоминания, в которых содержится напоминание о взятых обязательствах и т.д.

Письмаоформляются на бланках для писем, и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.

Текстписьма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, корректным. Текс письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и лоследовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Исходящие письма(отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия.