ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И МОНИТОРИНГ ЗАДАЧ

ПЛАНИРОВАНИЕ НА НЕДЕЛЮ (рекомендуется выполнять в воскресенье вечером)

• Заполнить бланк «Список дел – неделя» в электронном или печатном формате. В этом бланке для каждой задачи предусмотрено 100 уникальных номеров. Заполнять список следует по порядку (сверху вниз).

• Выделить из списка дел те задачи и мероприятия, которые должны быть жестко привязаны к конкретным датам и часовой сетке (периодические дела, встречи, мероприятия, уроки в учебных заведениях) и заполнить график распределения времени «Расписание жестких дел» на бумажном или электронном бланке - матрице. Задачи в графике отображаются графически в виде прямоугольников, длина которых определяется количеством времени, которое планируется на выполнение этих задач. Внутри каждого прямоугольника, отображающего соответствующую задачу, необходимо записать № дела (синхронизация с недельным списком).

ПЛАНИРОВАНИЕ НА ДЕНЬ (каждый день вечером, желательно перед сном)

• Внимательно просмотреть весь список задач на неделю (в электронном или печатном формате) и определить, какие задачи Вы будете выполнять на следующий день дополнительно к жестким делам. Указать в соответствующих ячейках недельной матрицы (в правой части бланка) знак [ ¾ ]. Такой знак означает, что Вы запланировали выполнение соответствующей задачи, но пока еще не приступили к практическим действиям.

• Перенести из недельного плана в дневной план (чек-лист) записи о задачах, которые запланированы на следующий день

• Если есть возможность задать конкретный отрезок времени для выполнения некоторых гибких дел, необходимо внести соответствующие дополнительные записи в бланк «Расписание жестких дел»

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И МОНИТОРИНГ ЗАДАЧ

• С утра выполнять действия в соответствии с дневным планом и маршрутом, зафиксированном в графике распределения времени («Расписание жестких дел») в режиме РОБОТА (фокусироваться только на одной задаче в каждый момент времени, быть здесь и сейчас).

• В бланке «список дел – план на неделю» при этом делать необходимые отметки в недельной матрице (если была произведена какая-то работа по выполнению задания, то соответствующий знак [ ¾ ] легко превратить в знак [ Ç ] ). Когда какой-то пункт из списка дел уже завершен, то данную ячейку матрицы можно закрасить ¢, а ~~запись задания в этой строке зачеркнуть~~. При завершении дела соответствующий номер в списке освобождается для регистрации нового задания в следующем недельном цикле. Такой простой код обеспечивает возможность мониторинга задач. В матрице наглядно отражается весь процесс выполнения дел, запланированных в недельном списке (запланировано ® выполнение работы ® задача закрыта, работа закончена).

• Все новые задания, идеи, которые рождаются в течение дня, надо сразу вносить в «список дел – план на неделю», в котором этим делам присваивается свободные уникальные номера (от 1 до 100).

Более подробную информацию о недельном цикле оперативного планирования и шаблоны табличных учетных форм смотрите в пособиях «Старт-Органайзер» и «Органайзер_базовый вариант».