Тема 3. Урок 1: Составление и оформление служебных документов. Их классификация.

Тема 3. Урок 1: Составление и оформление служебных документов. Их классификация.

Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Постановлением Совета Министров ЛНР №562 от 18.10.2016г, к оформлению служебных документов предусмотрены следующие требования.

Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется информация с соблюдением установленных правил об управленческих действиях.

Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) исполнительных органов государственной власти, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами (инструкциями).

В исполнительных органах государственной власти определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и относящимся к компетенции различных исполнительных органов государственной власти, могут создаваться совместные документы.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т. п.), обусловлен правовым статусом исполнительного органа государственной власти, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти и быть направленным на выполнение исполнительным органом государственной власти возложенных на него задач и функций.

Классы управленческой документации определяются в соответствии с государственным классификатором управленческой документации.

Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.

Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации.

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Цель классификации документов:

1) повышение оперативности работы аппарата управления;

2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей;

3) четкое распределение информации;

4) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.

Значение классификации документов:

1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

2) повышение оперативности работы с документами.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации – содержание документа.

Общая классификация документов

Разделение (различение) документов на группы предопределяет работу с ними. Документы классифицируются:

– по видам – организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу;

– по форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;

– по содержанию – простые, сложные;

– по происхождению – официальные, личные;

– по месту происхождения – внешние, внутренние;

– по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;

– по гласности – секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно, конфиденциально), несекретные;

– по средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;

– по стадиям – оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;

– по срочности – срочные, несрочные.

Любой документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование исполнительного органа государственной власти – автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, но и другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.

С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы с помощью создания трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов исполнительного органа государственной власти.

Исполнительные органы государственной власти ведут делопроизводство на русском языке. Документы составляются на русском языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством Луганской Народной Республики.

Документы, которые отправляются иностранным адресатам, оформляются на русском языке либо на языке государства-адресата, либо на одном из языков международного общения.