Тема 3. Урок 2: Правила составления, оформления служебных документов

Тема 3. Урок 2: Правила составления, оформления служебных документов

Документы, создаваемые в исполнительных органах государственной власти, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Государственный герб Луганской Народной Республики размещают на бланках документов в соответствии с требованиями Инструкции и изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа по центру выше зоны, занятой реквизитом «Наименование исполнительного органа государственной власти».

Наименование исполнительного органа государственной власти – автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением об этом исполнительном органе государственной власти. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним в тех случаях, когда оно закреплено в Положении. При изготовлении бланков подведомственных организаций полное наименование исполнительного органа государственной власти указывается над наименованием подведомственной организации.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Министр юстиции

Луганской Народной Республики Личная подпись И.О. Фамилия

или на бланке:

Министр Личная подпись И.О. Фамилия

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Министр юстиции

Луганской Народной Республики Личная подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Наименование должности лица в этом случае указывается под наименованием (полным, сокращенным) исполнительного органа государственной власти как реквизит бланка.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр Личная подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Министр юстиции Министр здравоохранения

Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. начальника

юридического управления Подпись И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности

начальника юридического управления Подпись И.О. Фамилия

Справочные данные об исполнительном органе государственной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и другую информацию по усмотрению исполнительного органа государственной власти.

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. При подготовке писем наименование вида документа не указывается.

Место составления или издания документа указывается в бланках приказов, протоколов, других служебных документов с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Она проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более исполнительными органами государственной власти, является дата более поздней подписи.

Дату обычно оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами: 18.04.2016, 07.06.2016.

Допускается так же словесно-цифровой способ оформления, например: 29 июля 2016 г., 01 августа 2016 года.

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Он состоит из его порядкового номера, который можно дополнять (по усмотрению исполнительного органа государственной власти) индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, цифровым обозначением структурного подразделения (исполнителя по документу) и др.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству исполнительного органа государственной власти.

Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами государственной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Документы адресуют государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, физическим лицам. При адресовании документа государственному органу, органу местного самоуправления, организации или структурному подразделению (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения

Луганской Народной Республики

или:

Аппарат Совета Министров

Луганской Народной Республики

Департамент делопроизводства и архива

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Министерство юстиции

Луганской Народной Республики,

ул. Советская, 85, Луганск, 91053

При адресовании документа должностному лицу наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Министру здравоохранения

Луганской Народной Республики

Фамилия И.О.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям структурных

подразделений Министерства юстиции

Луганской Народной Республики

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, но он может не и указываться в документах, направляемых в государственные органы, постоянным корреспондентам.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) об утверждении Положения о применении печатей и штампов в …….;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Текст документа – основная содержательная часть документа. Текст документа излагается кратко, логично, точно и ясно, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об обеспечении...;

3-го лица единственного числа: руководство полагает...; коллегия постановляет...; комиссия не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим предоставить данные о...; предоставляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, нормативных правовых актов, документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

Согласно Указу Главы Луганской Народной Республики от 12 января 2016 г. № 15/01/01/16 «О руководстве деятельностью исполнительных органов государственной власти Луганской Народной Республики »…

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте сопроводительного письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение о … на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки … на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка о договорах банковского счета, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо налоговой службы от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

На приложениях к распорядительным документам (приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др.) отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение № 2

к приказу Министерства

здравоохранения

от 11.09.2014 № 85

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра здравоохранения

Луганской Народной Республики

Подпись И.О. Фамилия

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства юстиции

Луганской Народной Республики

от 26.09.2014 № 20

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» в левом углу ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов или организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

исполнительными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

государственными органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости с общественными организациями.

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами исполнительного органа государственной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Заместитель Министра

образования и науки

Подпись И.О. Фамилия

Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела исполнительного органа государственной власти, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, многоадресные письма и др.).

На проектах приказов и приложениях к проектам приказов визы оформляются на листе согласования к приказу/приложению к приказу (приложение № 4).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министерства юстиции

от 15.09.2014 № 85

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе и ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Перечень печатей, используемых в исполнительном органе государственной власти, места хранения и порядок пользования печатями указываются в распорядительном документе руководителя данного органа или в инструкции по применению печатей.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, включающую: отметку «Копия верна» (слово «Верно» для выписки из документа), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать. При необходимости допускается указывать информацию о месте нахождения подлинника документа, например:

Подлинник документа находится в деле № ________ за ____ г.

Копия верна (Верно)

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» («Верно») каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

П.О. Николаев

(999) 999-88-77

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Прошу подготовить проект договора

к 25.07.2016

Личная подпись

Дата

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту или на свободном от текста месте.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Допускается оформление резолюции на специально предусмотренном поле РКФД.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» с указанием срока исполнения и проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на бланках указаний по исполнению или в специально отведенном поле РКФД.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; индекс дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит оформляется от поля без абзацного отступа, ниже реквизита «Исполнитель» (в левой части нижнего поля документа), а также путем заполнения поля «Индекс дела» в РКФД документа.

Отметка о поступлении документа в исполнительный орган государственной власти проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа и содержит информацию о наименовании исполнительного органа государственной власти, дате (при необходимости указываются часы и минуты) поступления и входящем номере документа.

Входящий номер документа состоит из порядкового номера по журналу регистрации входящей корреспонденции и может дополняться при необходимости дополнительной информацией (цифровое обозначение структурного подразделения исполнительного органа государственной власти, индекс дела по номенклатуре дел и другое).

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к конфиденциальной информации, и имеет вид «Для служебного пользования» (ДСП).