Документы, регулирующие деятельность кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Кондратьева Л. Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. № 8. С. 26.

Документы, регулирующие деятельность кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.

Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

В блоке «Документы по трудовому праву и охране труда» можно отметить пять нормативных правовых актов.

Первый - Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

Второй - Федеральный закон РФ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

Третий - Закон РФ № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

Четвертый - Закон РФ № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации». Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы -- это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

Пятый – закон о персональных данных

Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами.

Во-первых, это ГОСТ Р 7.0.97 - 2016. Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного постановления обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности.

В-четвертых, это постановление Правительства РФ № 225. «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

В-пятых, это межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ

Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы (приложение 1), какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 7 Перечня 2010 г. включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.

Среди рекомендуемых локальных нормативных актов, которые нужны в организации деятельности по управлению персоналом, следует назвать Положение о персонале.

Перечень основной информации, необходимой для ведения и оформления кадровых документов из приложения 1, представлен в приложение 2.

Для установления системы и порядка работы с документами, а также для защиты интересов работодателя в судебных спорах, все существующие в компании документы должны быть письменно зарегистрированы.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри компании, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Ниже представлен список журналов, которые должны существовать в любой организации независимо от сферы ее деятельности и ее размеров и внутренний вид которых регламентирован нормативными актами (табл. 1), и внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами (табл. 2).

Таблица 1

Журналы, обязательные для оформления и ведения в кадровых службах организаций, внутренний вид которых регламентирован нормативными актами


Наименование журнала	Комментарии	Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью	1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66 2. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек (определяет разлиновку (внутренний вид) данного журнала) 3. Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695 Перечня
Журнал учета мероприятий по контролю	Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица	1. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 21.04.2011), п. 9 ст. 16 2. Со сроком хранения 5 лет, п. 176, 177 Перечня

Таблица 2

Журналы, обязательные для оформления и ведения в кадровых службах организаций, внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами


Наименование журнала	Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения
Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним	Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695 Перечня
Журнал учета приказов по личному составу	Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 258 Перечня
Журнал учета документов по основной деятельности организации	С постоянным сроком хранения, согласно п. 258 Перечня
Журнал учета отпусков	Со сроком хранения 3 года, согласно п. 695 Перечня
Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву	1. Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ред. от 28.12.2010), ст. 8 Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении положения о воинском учете» 2. Со сроком хранения 3 года (после увольнения), согласно п. 695 Перечня
Журналы учета прибытия/выбытия при командировании сотрудников	Со сроком хранения 5 лет, согласно 695 Перечня Со сроком хранения 10 лет - для зарубежных командировок, согласно 695 Перечня
Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда	Со сроком хранения 10 лет, согласно п. 626 Перечня

Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов:

1. Должны иметь твердую обложку (для соблюдения срока хранения).

2. Должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал).

3. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца.

4. Журнал должен быть прошит.

5. Должен содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала.

6. Должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек (табл. 3), которые должны быть удостоверены сургучной печатью, согласно Постановлению № 225, п. 41). Кондратьева Л. Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. № 8. С. 28.

Таким образом, современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.