Докладная записка

К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а также может быть просто принята к сведению. Виды:

протокол;
докладная записка;
письмо;
акт;
справка;
сводка;
заключение;
отзыв;
список;
перечень.

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Докладная записка

– это документ, который может быть адресован руководителю структурного подразделения, руководителю организации и т.д. и содержащий информацию по любому вопросу + выводы и предложения. Виды:

- Информационные или отчетные

- Инициативные.

Также докладные записки могут быть:

- Внутренние (автором может быть любой работник; оформляется на чистом листе бумаги, реквизиты: наименование отдела, где работает автор, наименование документа, дата, номер (не всегда есть), адресат, «о чем..», текст (либо в форме отчета, либо в двух частях – ситуация и предложения, выводы; приложения). Резолюция руководителя – решение по вопросу, обозначенному в записке;

- Внешние (направляются в вышестоящие организации, эту записку подписывает руководитель организации, составляется на общем бланке организации + обязателен регистрационный номер).

- Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Отличаются от докладных отсутствием выводов и предложений.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Составляется на бланке письма. Существует много разновидностей писем:

- Сопроводительные письма (составляется к пересылаемым документам, не имеющим адресной части);

- Письма-приглашения;

- Письма-напоминания;

- Письма-подтверждения;

- Информационные письма;

- Гарантийные письма (создают подтверждение выполнения обязательств по какому-либо вопросу, обычно прилагаются банковские реквизиты, если гарантируется оплата каких-то услуг; на таких письмах ставится 2 подписи: руководителя организации и лица, ответственного за финансы + заверяется печатью);

- Письмо-запрос;

- Рекламация (содержит сведения, например, о том, что поставлен некачественный товар).

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты. Составляет комиссия или уполномоченное долж. лицо. Акт оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа (АКТ), дата, индекс, место составления, заголовок к тексту («о чем..»), текст (основание, например «проверка проводится на основании приказа….»; состав комиссии – после двоеточия должности, инициалы и фамилии(председатель и члены комиссии); далее в произвольной форме отразить результаты; могут быть даны рекомендации), указание на количество экземпляров и их местонахождение, подписи, может быть гриф утверждения (справа в верхнем углу подпись и дата).

Справки – документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. Оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: Наименование организации; Наименование вида документа; Дата; Место составления; Адресат; Заголовок к тексту; Текст; Подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. В текст справки обычно включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем.

Обязательнымиреквизитамисводки являются:наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".

Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательнымиреквизитамизаключения являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы.

Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения.

Обязательнымиреквизитамиотзыва являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении отзыва на стандартном листе бумаги).

Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Список является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).

Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.).

Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения.

В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем.

Обязательнымиреквизитамисписка являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке. Форма перечня, как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы).

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательнымиреквизитамиперечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.