Практическое занятие № 24

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ БЛОК

Тема: «Ведение и оформление протоколов».

План

1. Общие правила составления и оформления протокола.

2. Классификация протоколов.

3. Порядок оформления протокола.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть. Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательному протоколированию подлежат: заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней со дня заседания.

Протокол является документом, относящимся к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечивает юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОТОКОЛОВ

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания.

По степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 дней с даты заседания. Срок как правило регламентируется положением о соответствующем коллегиальном органе.

Формуляр протокола Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления. Протокол оформляется на листах бумаги формата А4.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты: полное название вида документа (ПРОТОКОЛ); дата; место составления; текст; подписи. Дополнительными реквизитами протокола являются: отметка о наличии приложений; место (помещение, зал и т.д.); время проведения заседания; фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании; отметка об участии в режиме видео-конференцсвязи; способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо соблюдать основные правила его оформления.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА

В протоколах фиксируется информация о ходе проведения заседаний, принятия в учреждениях решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и тому подобное. Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.

Протоколы могут составляться в полной или краткой форме. В протоколах,

составленных в краткой форме, фиксируются только принятые решения, а не ход

обсуждения вопроса.

Протокол оформляется на бланке протокола (при наличии такого бланка) или на общем бланке Учреждения, а в случае, когда бланки не предусмотрены, - на чистом листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указываются первый и последний дни заседания.

Номер протокола должен соответствовать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего коллегиального органа: коллегии, технических, научных, экспертных комиссий, советов и тому подобное. В реквизите «место заседания» указывается название населенного пункта, в котором состоялось заседание.

Заголовок к тексту протокола должен отражать вид заседания (совещание, собрание, конференция и т.д.) или коллегиальной деятельности (комиссия, совет, коллегия, рабочая группа и т.д.) и включать название вида документа.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – фамилия и инициалы

Секретарь – фамилия и инициалы

Присутствовали – фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих больше 15, указывается их общее количество.

В списке присутствующих указываются в алфавитном порядке сначала фамилии и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа без указания должностей, затем - приглашенных лиц с указанием должностей и в случае необходимости – наименований учреждений. Если количество присутствующих превышает 15 человек, указывается их общее количество со ссылкой на список, который прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

Вводная часть включает повестку дня – перечень рассматриваемых на заседании вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Повестка дня дается в конце вступительной части.

Слова «Повестка дня» печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога «О» («Об»).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Указанные слова печатаются прописными буквами без отступа от границы левого поля. После слов ставится двоеточие.

После слова «СЛУШАЛИ» указывается текст выступления основного докладчика. Инициалы (инициал имени) и фамилия каждого докладчика печатаются с новой строки. Текст выступления излагается в третьем лице единственного числа.

Тексты или тезисы доклада и выступлений, оформленные как отдельные документы, в текст протокола не включаются. После сведений о докладчике ставится тире и отмечается: «Текст доклада (выступления) прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления тех лиц, которые приняли участие в обсуждении доклада. Выступления оформляются в протоколе с указанием инициалов (инициалов имени) и фамилий выступающих в именительном падеже, а также с изложением содержания вопроса и ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») фиксируется принятое

решение по обсуждаемому вопросу повестки дня. Решение должно быть конкретным и включать составляющие, отвечающие на такие вопросы: кому, что сделать и в какой срок.

Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В случае если на заседании принимается решение об утверждении документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к протоколу и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами. В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на эти приложения.

Реквизит «Отметка о наличии приложений» в конце текста протокола не указывается.

Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

Некоторые протоколы заседаний (технических комитетов, методических, экспертных, научных советов и комиссий и т.д.) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения.

Копии протоколов заверяются печатью службы делопроизводства и направляются (рассылаются) в случае необходимости заинтересованным учреждениям, должностным лицам, сотрудникам. Список рассылки составляет и подписывает секретарь.

Если выписка из протокола выдается для представления в другое учреждение, она заверяется печатью учреждения.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Дать определение протокола.

2. На каком бланке составляется протокол?

3. Какие реквизиты содержит протокол?

4. Порядок оформления вводной части.

5. Из каких частей состоит протокол?

6. Особенности оформления вводной части.

7. Особенности оформления основной части.

8. Как строится распорядительная часть приказа.

9. Кем подписывается протокол?

10. Как оформляются представленные на рассмотрение материалы?

11. Срок хранения протоколов?

Практическое занятие № 24

Тема: «Ведение и оформление протоколов».

Цель занятия:

приобретение навыков составления и оформления различных видов протоколов.

В результате выполнения задания практического занятия студенты должны: уметьсоставить и оформить полный протокол совещания и краткий протокол оперативного совещания; составить и оформить выписки из полного протокола.

Теоретические вопросы для обсуждения:

1. Порядок документирования совещания: стенограмма, фонограмма,

видеозапись, протокол.

2. Виды протоколов и правила их оформления.

Практические задания для самостоятельной работы:

1. Составить проект краткого протокола оперативного совещания.

2. Составить проект полного протокола совещания с участием представителей различных организаций.

3. Составить и оформить выписки из полного протокола.

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

(заголовок с маленькой буквы)

«___»_________ 20__г. Донецк № __

Заголовок с большой буквы)

Председатель – Фамилия, инициалы

Секретарь – Фамилия, инициалы

Присутствовали: Фамилии, инициалы присутствующих (или их количество цифрами и прописью)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об ....

2.О ....

1. СЛУШАЛИ:

Воробьева К.В. – (текст доклада)

ВЫСТУПИЛИ:

Аноприенко В.Н. – поддержал ...

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Произвести ...

1.2 Обеспечить ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель (подпись) И.О. Фамилия

Секретарь (подпись) И.О. Фамилия