Четвертая фаза (этап) жизненного цикла проекта - завершение проекта

Третий этап жизненного цикла проекта - реализация проекта (процессы исполнения, процессы управления и процессы контроля)

Реализация проекта – это совокупность действий, приводящих к воплощению замысла инициатора и заказчика и получению запланированного продукта.

Реализацию проектов принято делить на процессы исполнения, процессы управления и процессы контроля.

1. Процессы исполнения проекта. Организация выполнения работ по проекту и взаимодеймствия между участниками проекта, своевременное принятие решений и достижение планируемых результатов.

2. Процессы управления проектом. Управление проектами - это деятельность, направленная на достижение поставленных задач, реализацию определенных планов, используя имеющиеся ресурсы - время, капитал, людей.

Из множества подходов к определению перечня функций управления проектом остановимся на подходе, предложенном В. А. Заренковым.

1. Управление замыслом - управление действиями, способствующими принятию решения о развитии первоначального замысла и его воплощении в жизнь.

2. Управление предметной областью проекта позволяет идентифицировать отличительные особенности реализации и специфические параметры результатов проекта, связанные с его классификационными признаками. Предметная область проекта — это точка приложения усилий, направляемых при выполнении работ по проекту. Например, в строительстве в качестве предметной области могут выступать фундаменты, стены, крыши, инженерные сети и прочие конструктивные элементы здания или все здание целиком.

3. Временные параметры - это не только моменты начала и завершения работ по проекту, их продолжительность, но и резервы времени, необходимые для своевременного устранения возможных отклонений по проекту.

Основные причины возникновения потерь рабочего времени при выполнении проекта кроются в ошибках, допущенных еще на этапе планирования: необоснованно сжатые сроки выполнения работ, отсутствие достаточных временных резервов, неправильная оценка рисков, недостаточно адекватная система контроля исполнения и, наконец, ошибки при составлении календарных планов.

4. Главная цель управления стоимостью — удержать стоимость проекта в запланированных рамках. Ключевым инструментом в достижении этой цели является составление бюджета проекта, в котором все притоки и оттоки денежных средств по проекту распределены во времени.

5. Управление качествомпроекта — это процедура совершенствования методов предотвращения возникновения и устранения возможных дефектов. Важную роль в управлении качеством проекта играет использование стандартов, в том числе, стандартов качества.

Основные методы и инструменты управления качеством проекта:

6. Управление рисками.Разработано большое количество специальных методов анализа риска проекта: вероятностный и экспертный анализ, методы аналогий, анализ чувствительности проекта, построение дерева решений, анализ сценариев развития проекта, метод «Монте-Карло» и некоторые другие.

Основными методами минимизации рисков являются: диверсификация, распределение рисков, страхование и создание страховых резервов, хеджирование, прочие методы. Для оценки мероприятий по снижению риска и реагирования на риск используют как количественные, так и качественные методы.

7. Управление человеческими ресурсами - подбор кадров, эффективное командообразование и т. д. В случае необходимости, руководитель проекта организует процесс обучения или повышения квалификации в рамках проекта.

8. Управление материальными ресурсами проекта — одна из главных функций управления проектами. В структуру обеспечения проектов включаются:

Закупки материалов и оборудования.
Управление запасами и их распределением.

9. Управление контрактами — это функция управления проектами, обеспечивающая взаимодействие заказчика и участниками проекта.

Контракт— это юридическое соглашение между двумя и более сторонами, согласно которому одна или несколько сторон получает право на совершение некоторых действий в обмен на вознаграждение, предоставляемое другой стороной.

10. Управление изменениями в проектеобеспечивает корректировку проекта и его составных элементов на протяжении всего жизненного цикла.

Изменения в проекте можно разделить на два типа: контролируемые и неконтролируемые. При контролируемых изменениях возможны целенаправленные, упреждающие и корректирующие действия проект менеджера и его команды. При неконтролируемых изменениях, находящихся вне зоны ответственности руководителя проекта, ответные действия направлены на снижение вероятности наступления негативных последствий.

Инициатором внесения изменений может быть любой участник проекта, который считает необходимым внести изменения и инициирует соответствующий процесс.

11. Управление безопасностью - обеспечивает безопасность реализации проекта не только для всех его участников, но и для окружения. Все основные вопросы, связанные с безопасностью в проекте, чаще всего, решаются с помощью использования специальных стандартов и инструкций, позволяющих снизить вероятность нанесения ущерба до приемлемого уровня, установленного действующим законодательством или нормативными актами.

12. Правовое обеспечение проекта — совокупность правовых норм, обеспечивающих законность реализации проекта и регулирующих деятельность по его осуществлению.

13. Управление конфликтами в проекте — процесс, в котором с помощью использования управленческих технологий разрешаются различные рассогласования, как технического, так и личностного характера, возникающие в рамках работы над проектом.

Конфликты в проекте можно подразделить на горизонтальные (между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга), вертикальные (между людьми, один (одни) из которых находится в Управление проектами).

14. Управление системами обеспечивает единую направленность участников на достижение целей проекта, интеграцию сил руководства предприятия и команды проекта, реализуемого на его платформе.

Распространённым инструментом является использование участниками сводов знаний и стандартов управления проектами.

15. Управление коммуникациями.Под коммуникацией принято понимать процесс и способ обмена информацией между сторонами. обеспечивает своевременное реагирование проекта на внутренние изменения или внешние воздействия.

Управление коммуникациями позволяет контролировать состояние хода работ по проекту и его окружение, прогнозировать промежуточные и итоговые результаты.

Эффективные коммуникации способствуют достижению запланированных результатов проекта.

16. Бухгалтерский учёт в проекте. Основной задачей выполнения этой функции является формирование полной и достоверной информации в денежном выражении о реализуемых на предприятии проектах или о работах, выполняемых в рамках проекта.

17. Функция управления выполнением гарантийных обязательств проявляется на последней фазе реализации проекта и завершается по истечении гарантийного срока. Эта функция призвана обеспечивать удовлетворение требований заказчика (потребителя) к продуктовому результату.

3. Процессы контроля проекта. Контроль проектов - сложный процесс сравнения фактических и плановых показателей выполнения работ, а также внесения необходимых корректив действий для устранения нежелательных отклонений.

План проектаявляется основой для контроля (составляется на первом этапе жизненного цикла проекта).

Мониторинг проекта - регулярно выполняемая оценка состояния проекта, учитывающая различные виды деятельности в рамках проекта. Мониторинг проводится непрерывно!

Анализ отклонений.В ходе этого процесса происходит сравнения базового плана с текущим, выявляются отклонения и анализируются причины этих отклонений.

Управляющие воздействия. Процесс принятия решений по выявленным отклонениям. Зная причины отклонений разрабатываются мероприятия, которые направлены на устранение (по возможности) этих причин и ликвидации отклонений. Разработанные мероприятия добавляются в план управления проектом - перепланирование.

Процесс управляющего воздействия:

Виды контроля проектов:

Предварительный
Текущий
Заключительный

1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта Предварительный контроль, как правило, затрагивает ресурсное обеспечение работ (трудовые, материальные и финансовые ресурсы).

Контроль трудовых ресурсов - анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей (устанавливается минимально необходимый уровень образования, квалификации, стаж работы специалистов, рекомендации и т. д.).

Контроль материальных ресурсов - выработка требований к составу и качеству используемых оборудования и материалов, выбора надежных поставщиков, доказавших свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям.

Контроль финансовых ресурсов - устанавливаются предельные значения затрат во временном интервале с тем, чтобы не допустить исчерпания средств до окончания работ.

2. Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта Он осуществляется по факторам:

Времени (достижение промежуточных целей и объемов работ)
Бюджета (уровень расходования финансовых средств)
Ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов)
Качества (уровень качества работ)

3. Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.

Примеры оформления фактического и планового состояния работ по проекту на определенный день:

СЗРБ - совокупные затраты проекта, указанные в бюджете

ФСВР - фактическая стоимость выполненных работ

ОС - отклонение по стоимости

ОСР - отклонение по срокам

Пример 1 (расходы по проекту превышают запланированные)

Пример 2 (расходы по проекту ниже запланированных)

Методы контроля проектов:

Четвертая фаза (этап) жизненного цикла проекта - завершение проекта

При завершении проекта руководитель проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз (этапов), позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом (паспортом) проекта, руководитель проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем, как формально констатировать это.

Процессы завершения проекта не всегда носят однозначный характер, поэтому можно выделить несколько сценариев завершения проектов:

нормальное завершение, когда проект завершается в соответствии с контрактами, его результаты передаются заказчику в установленные сроки, в оговоренном объеме и содержании и надлежащего качества и проводятся итоговые финансовые взаиморасчеты;
досрочное завершение проекта может иметь место по двум причинам: либо сроки отдельных процессов или всего проекта рассчитаны неверно, либо руководитель проекта пропускает некоторые этапы реализации проекта. Как правило, досрочное завершение проекта негативно сказывается на результате и достижении цели проекта;
долгосрочное завершение предполагает постоянные задержки по причинам незапланированных изменений или под воздействием факторов внешнего и внутреннего окружения;
форс-мажорное завершение имеет место, когда проект не может быть выполнен в результате обстоятельств, не зависящих от исполнителя и заказчика.

Критерии успешности проекта:

завершение проекта в установленные сроки;
соответствие качества продукта проекта установленному качеству в проектной документации;
затраты финансовых ресурсов на проект не превысили установленных планом проекта затрат;
удовлетворённость результатами проекта всеми вовлечёнными в него сторонами.

В общем случае, успешность – это достижение целей проекта, заданных критериями качества, при ограниченных затратах ресурсов – времени и бюджета.

Причины неудач проектов:

недостатокресурсов и/или нереальные сроки (недооцененные проекты);
отсутствие анализа рисков проекта;
ошибки формулирования целей, цели сформулированы размыто, цели изменены в ходе проекта;
противоречия внутри команды проекта и неэффективное взаимодействие внутри неё;
недостаточное детальное планирование;
конфликты между целями проекта и интересами участников проекта.

Требования к оформлению презентации проекта

Объем информации:

Презентация должна дополнять, иллюстрировать то, о чем идет речь, не должна полностью дублировать материал.
Не стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: человек в среднем может единовременно запомнить не более трех фактов, выводов, определений.
Объем презентации не должен быть менее 8-10 слайдов и не более 20 слайдов. Зрительный ряд из большего числа слайдов вызывает утомление, отвлекает от сути рассматриваемой темы. Исключения составляют презентации, предназначенные для длительной демонстрации ознакомительного характера с большим количеством визуального материала. В этом случае объем презентации - из расчета не менее чем 1 мин. на один слайд, а на слайды, содержащие ключевые моменты и основополагающие понятия - по 2 мин.
Заголовки должны быть краткими и привлекать внимание аудитории.
В презентациях желательно свести текстовую информацию к минимуму, заменив ее схемами, диаграммами, рисунками, фотографиями, анимациями, фрагментами фильмов и т.д. В текстовых блоках необходимо использовать короткие слова и предложения. Рекомендуется минимизировать количество предлогов, наречий, прилагательных.
Вся вербальная информация должна тщательно проверяться на отсутствие орфографических, грамматических и стилистических ошибок.
Для обеспечения разнообразия рекомендуется использовать разные виды слайдов: с текстом, с таблицами, с графиками (диаграммами).

Стиль презентации:

Соблюдайте единый стиль оформления всех слайдов (на базе одного шаблона). Избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации.
Вспомогательная информация не должна преобладать над основной информацией (текст, рисунки).

Цветовое оформление презентации:

Цветовая схема должна быть одинаковой на всех слайдах. Не рекомендуется использовать более трех базовых цветов (один для фона, один для заголовка, один для текста).
Стимулирующие (теплые) цвета способствуют возбуждению и действуют как раздражители (в порядке убывания интенсивности воздействия): красный, оранжевый, желтый.
Дезинтегрирующие (холодные) цвета успокаивают, вызывают сонное состояние (в том же порядке): фиолетовый, синий, голубой, сине-зеленый, зеленый.
Нейтральные цвета: светло-розовый, серо-голубой, желто-зеленый, коричневый.
Сочетание двух цветов - цвета текста и цвета фона — существенно влияет на зрительный комфорт, причем некоторые пары цветов не только утомляют зрение, но и могут привести к стрессу (например, зеленые буквы на красном фоне). Наиболее хорошо воспринимаемые сочетания цветов шрифта и фона: белый на темно-синем, лимонно-желтый на пурпурном, черный на белом, желтый на синем. Текст должен хорошо читаться, но не резать глаза.
Цвет гиперссылок должен заметно отличаться от цвета текста, но не контрастировать с ним.

Фон презентации:

Фон должен выделять, оттенять, подчеркивать информацию, находящуюся на слайде, но не заслонять ее.
Для фона предпочтительны холодные тона.
Для фона и текста используйте контрастные цвета, предпочтительнее однотонные.

Текст презентации:

Использование шрифта без засечек (лучше читается издалека), например: Arial, Verdana. Не рекомендуется смешивать разные типы шрифтов в одной презентации.
Не рекомендуется: использовать переносы слов, использовать наклонное и вертикальное расположение подписей и текстовых блоков, текст слайда не должен повторять текст, который выступающий произносит вслух.
Текст должен быть читабельным (его должно быть легко прочитать с самого дальнего места). Рекомендуемые размеры шрифтов: для заголовков - не менее 32 пунктов и не более 50, оптимально - 36 пунктов; для основного текста - не менее 18 пунктов и не более 32, оптимально - 24 пункта.
Не следует злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных), поэтому их допустимо использовать только для смыслового выделения небольших фрагментов текста.
Наиболее важный материал, требующий обязательного усвоения, желательно выделить ярче для включения ассоциативной зрительной памяти. Для выделения информации следует использовать цвет, жирный и/или курсивный шрифт. Выделение подчеркиванием обычно ассоциируется с гиперссылкой, поэтому использовать его для иных целей не рекомендуется.
Шрифтовой контраст можно создать посредством: размера шрифта, толщины шрифта, начертания, формы, направления и цвета.
Точка в конце заголовка и подзаголовках, выключенных отдельной строкой, не ставится. Если заголовок состоит из нескольких предложений, то точка не ставится после последнего из них.
Порядковый номер всех видов заголовков, набираемый в одной строке с текстом, должен быть отделен пробелом независимо от того, есть ли после номера точка.
Точка не ставится в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее. При отделении десятичных долей от целых чисел лучше ставить запятую (0,158), а не точку (0.158).
Перед знаком препинания пробел не ставится (исключение составляют открывающиеся парные знаки, например, скобки, кавычки). После знака препинания пробел обязателен (если этот знак не стоит в конце абзаца). Тире выделяется пробелами с двух сторон. Дефис пробелами не выделяется.
Числительные порядковые и количественные выражаются в простом тексте словами (обычно, однозначные при наличии сокращенных наименований), цифрами (многозначные и при наличии сокращенных обозначений) и смешанным способом (после десятков тысяч часто применяются выражения типа 25 тыс.), числительные в косвенных падежах набирают с так называемыми наращениями (6-го). В наборе встречаются арабские и римские цифры.
Индексы и показатели между собой и от предшествующих и последующих элементов набора не должны быть разделены пробелом (Н2О, м3/с).
Нельзя набирать в разных строках фамилии и инициалы, к ним относящиеся, а также отделять один инициал от другого.
Не следует оставлять в конце строки предлоги и союзы (из одной-трех букв), начинающие предложение, а также однобуквенные союзы и предлоги в середине предложений.
Знаки процента (%) применяют только с относящимися к ним числами, от которых они не отделяются.
Знаки градуса (°), минуты ('), секунды ('') от предыдущих чисел не должны быть отделены пробелом, а от последующих чисел должны быть отделены пробелом (10° 15').
Формулы в текстовых строках набора научно-технических текстов должны быть отделены от текста на пробел или на двойной пробел. Формулы, следующие в текстовой строке одна за другой, должны быть отделены друг от друга удвоенными пробелами.
Знаки номера (No) и параграфа (§) применяют только с относящимися к ним числами и отделяются пробелом от них и от остального текста с двух сторон. Сдвоенные знаки набираются вплотную друг к другу. Если к знаку относится несколько чисел, то между собой они отделяются пробелами. Нельзя в разных строках набирать знаки и относящиеся к ним цифры.

Изображения:

Каждое изображение должно нести смысл: желательно избегать в презентации рисунков, не несущих смысловой нагрузки, если они не являются частью стилевого оформления.
Необходимо использовать изображения только хорошего качества. Восприятие изображения должны быть четким.
Недопустимо в изображениях: искажение пропорций, нарушение тонового и цветового баланса фотоизображений, использование изображений с пониженной резкостью, видимость пикселей на изображении, использование необработанных сканированных изображений, например - изображений с "грязным"(серым, желтым) фоном вместо белого, неконтрастных, размытых и т.п.
Иллюстрации рекомендуется сопровождать пояснительным текстом, пояснительная надпись преимущественно располагается под рисунком.
Изображения лучше помещать левее текста: поскольку мы читаем слева-направо, то взгляд зрителя вначале обращается на левую сторону слайда.
Сложный рисунок или схему следует выводить постепенно (использование анимационных эффектов).

Анимационные эффекты:

Используйте возможности компьютерной анимации для представления информации на слайде.
Анимационные эффекты не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.
Анимация не должна быть слишком активной. Особенно нежелательны такие эффекты, как вылет, вращение, волна, побуквенное появление текста.