ИНСТРУКЦИЯ

ИНСТРУКЦИЯ

Инструкция– правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. ¹

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Инструкция как вид документа

Инструкции разрабатываются по различным направлениям и участкам деятельности организации, но в практике управленческой деятельности инструкции принято делить на две группы:

- инструкции организационного типа;

- инструкции технического характера.

Ко второй группе примыкают инструкции, в которых объясняются правила эксплуатации различных приборов. Такие инструкции являются руководствами по эксплуатации, или эксплуатационными инструкциями.

Необходимость разработки инструкции может быть предусмотрена иным нормативным или распорядительным документом, который выступает в качестве нормативной основы для разработки инструкции, например, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», п. 3 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356) предусмотрено, что каждый федеральный орган исполнительной власти на основе указанных правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Инструкция по охране труда организации разрабатывается на основании межотраслевой или отраслевой инструкции по охране труда или на основе межотраслевых или отраслевых правил по охране труда.

Инструкции, в отличие от правил, положений, регламентов, устанавливают порядок выполнения конкретных видов работ, причем, выделяемые в инструкции отдельные операции должны быть связаны в рамках одного процесса или совокупности взаимосвязанных процессов.

Инструкции, как правило, являются документами, используемыми работниками постоянно, ежедневно, поэтому они должны быть изложены четко, ясно, понятно, по возможности кратко, не допуская различных толкований.

Правила, требования, устанавливаемые в инструкциях, являются обязательными.

Контроль за выполнением инструкций ведется руководством структурного подразделения (службы) и руководством организации.

Поскольку инструкциями устанавливается порядок выполнения работ, работники при приеме на работу должны быть ознакомлены с инструкциями под роспись.

Ознакомление с инструкциями проводится всякий раз после их переработки или утверждения новой инструкции взамен ранее действовавшей.

Кроме того, инструкции – а их в организации может быть множество – должны быть доступны для работников. Для этого инструкции, как и другие нормативные документы, размещают на сайте организации в составе нормативной базы.

За разработку инструкции, как правило, отвечает подразделение (специалисты), в чьей зоне ответственности находится выполнение того вида работы, деятельности или процесса, порядок выполнения которых устанавливается инструкцией.

Например, ответственность за разработку инструкции по делопроизводству (ДОУ) несет служба ДОУ. Применять инструкцию в работе может более широкий круг работников. Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. За их разработку несёт ответственность кадровая служба.

В процедуре разработки инструкции выделяется несколько этапов: подготовка проекта инструкции; согласование проекта инструкции с заинтересованными подразделениями и лицами; в необходимых случаях - экспертиза проекта инструкции заинтересованными организациями или лицами; утверждение инструкции руководителем организации; ознакомление работников с инструкцией и внедрение ее в деятельность организации.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, дата ввода данной инструкции в действие, а так же возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения.

По стилю изложения инструкция носит распорядительный характер.

В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Например: "Об охране труда секретаря", "О документационном обеспечении управления (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации".

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации.

В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

Обязательными реквизитами инструкции являются:наименование организации, вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.