Отчет о выполнении Файл Группа_ФИО_Задание 1. docx»(пример 231_Иванов_Задание 1.docx) должен содержать условия вопросов и ответы к ним.

Готовые задания необходимо высылать на e-mail RadyginPravinf@yandex.ru

Шаблоны

Для рационализации документирования применяются бланки официальных документов — стандартные листы бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией и местом, отведенным для изменяемой информации. Стандартный бланк можно рассматривать как шаблон для создания однотипных документов.

Шаблон — особый вид документа, являющийся образцом оформления текстового документа. В нем может быть текст или формат, одинаковый для всех документов этого типа, стили, элементы автотекста, макросы, панели инструментов и т. п. Достоинство шаблонов состоит в том, что можно заранее создать заготовку документа, в котором указать стандартный текст (шапку, дату, основной текст, кто утверждает, согласовывает документ и т. п.). При необходимости создания документа на основе заготовки можно открывать данный шаблон и вписывать в него только окончательную информацию (фамилии сотрудников, различные даты, мотивации и т. д.).

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне, который определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Существуют два основных вида шаблонов — общие и шаблоны документов. Общие, в том числе Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны же документов, например, макеты записок или факсов (находятся в диалоговом окне Шаблоны), содержат настройки, доступные только для документов, основанных на шаблоне выбранного макета записки, факса и т. д.

Например, при создании записки на основе шаблона записок могут использоваться как его собственные настройки, так и настройки общих шаблонов. Для создания файла на основе шаблона необходимо на вкладке Файл открыть раздел Создать — в центральной части окна появится множество категорий шаблонов (Бланки, Контракты, Отчеты, Письма, Резюме и т. д.), которые доступны при наличии подключения к Интернету (см. рис. 1.61). Выбираем щелчком мыши интересующую категорию, например, Образцы шаблонов — отобразятся эскизы имеющихся шаблонов этой категории.

Чтобы просмотреть, как будет выглядеть тот или иной шаблон, выберите его щелчком мыши — рядом отобразится его увеличенное изображение. Понравившийся шаблон можно загрузить себе на компьютер двойным щелчком мыши.

Создание шаблонов и резюме в текстовом процессоре Word Если нужно открыть другую категорию шаблонов, воспользуйтесь областью навигации в верхней части окна. Если нужно найти шаблоны Office по ключевому слову, введите его в текстовое поле области навигации и нажмите Enter. Чтобы вернуться в список категорий, нажмите Домой. Создание нового шаблона выполняется в два этапа.

Этап 1:

1. Создаем новый документ Word.

2. Задаем требуемые параметры страницы — размер, ориентация и поля.

3. Формируем набор необходимых стилей.

4. Также можно создать подобие какого-либо стандартного бланка для документа, введя в него текст и / или другие элементы. Когда документ подготовлен, переходим к этапу 2.

Этап 2:

1. Открываем вкладку Файл.

2. Выбираем пункт Сохранить как. Категории шаблонов Word

3. В открывшемся диалоговом окне выбираем слева папку Шаблоны, затем в раскрывающемся списке Тип файла задаем тип Шаблон документа и указываем в поле Имя файла название нашего шаблона (например, Шаблон письма).

Таким образом, будет создан файл Шаблон письма.dotx (изначальный файл шаблона Normal имеет расширение dotm, при выборе же типа файла Шаблон Word создает файл с расширением dotx, а Шаблон Word 972003 — dot).

Создание шаблонов и резюме в текстовом процессоре Word

Для того чтобы воспользоваться этим шаблоном:

1. На вкладке Файл выбираем раздел Создать (см. рис. 1.61).

2. Щелкаем мышью по пункту Мои шаблоны. Для того чтобы присоединить другой шаблон к активному документу:

1. На вкладке Файл нажимаем кнопку Параметры.

2. Выбираем раздел Надстройки.

3. В выпадающем списке Управление выбираем пункт Шаблоны (рис. 1.63) и нажимаем кнопку Перейти.

4. В открывшемся диалоговом окне Шаблоны и надстройки (рис. 1.64) нажимаем кнопку Присоединить.

5. Выбираем в открывшемся окне нужный шаблон и нажимаем кнопку Открыть.

6. Закрываем окно Шаблоны и надстройки, нажав ОК.

Файлы шаблонов можно вручную перемещать и переименовывать, например, заменив файл Normal.dot своим собственным шаблоном (т. е. дать своему файлу имя Normal.dot и скопировать его в свою рабочую папку). Чтобы обновить стили в существующем документе и привести их в соответствие со стилями в шаблоне:

1. Открываем документ.

2. Вызываем окно Шаблоны и надстройки (см. рис. 1.64).

3. Устанавливаем флажок Автоматически обновлять стили. Рис. 1.63. Вызов окна Шаблоны и надстройки из главного меню

Если текст документа отформатирован с помощью стилей, имена которых совпадают с именами стилей присоединенного шаблона, то формат текста будет изменен согласно стилю шаблона. Если в шаблоне были изменены рисунки, стандартный текст либо формат документа (например: поля страниц, размер страниц, колонтитулы, число колонок на странице), эти изменения затронут только новые документы, создаваемые на основе данного шаблона. Созданные ранее документы, основанные на этом шаблоне, не изменятся.

Резюме

Слово «резюме» в переводе с французского языка означает краткий пересказ, краткое изложение, тезисы. Резюме — это не только ваша краткая профессиональная самостоятельная оценка своих собственных способностей, но и первое впечатление, которое вы произведете на работодателя. Рис. 1.64. Диалоговое окно Шаблоны и надстройки

При разработке резюме используйте основные правила: краткость — оптимальный размер резюме не больше одной страницы формата А4; активность — используйте энергичные глаголы, показывающие свою активность (не пишите «участвовал», «оказывал помощь» и т. п.: может показаться, что вы стояли в стороне или от случая к случаю оказывали разовые услуги); точность и конкретность — указывайте точные названия организаций, в которых работали ранее, точные обозначение дат и других необходимых сведений; правдивость — нельзя считать, что при скрытии каких-то негативных фактов они не откроются в результате собеседования или в течение испытательного срока; избирательность — необходимо представлять тот опыт и приводить ту информацию, которые важны работодателю для вакансии, на которую претендуете. Основные типы резюме: хронологические, функциональные и CV (curriculum vitae).

1. В хронологических резюме перечисляется ваш опыт работы, начиная с самой последней работы и заканчивая первой. Под названием занимаемой должности и временем, проведенным на этой должности, указываются рабочие обязанности. В основном, в хронологических резюме описываются последние 510 лет, хотя, если это кажется полезным, временные рамки можно и раздвинуть.

2. В функциональных резюме вначале приводится список ваших навыков, а только потом должности, которые вы занимали. Целесообразно делать акцент на тех или иных навыках, требуемых по вакансии, а также скрывать время, проведенное без работы (к слову, поэтому этот формат резюме и недолюбливают). Тем не менее для тех, кто хочет сменить сферу деятельности, это самый ходовой вид резюме.

3. CV — детальный список вашего опыта работы, начиная с самой последней работы и заканчивая первой.

В отличие от хронологических и функциональных резюме, которые, как правило, занимают не более двух страниц, в CV действует другой принцип: чем больше и подробнее описан ваш опыт, тем лучше. Резюме желательно разрабатывать в произвольной форме, которая позволяет вам указать те дополнительные сведения, которые могут повысить вашу ценность в глазах работодателя, например: раскрыть содержание вашей работы, функций и достижений при изложении послужного списка; указать имеющиеся конкретные знания и навыки, которые могут оказаться полезными в работе; упомянуть о своих положительных личностных качествах. Приведите такие биографические данные, как дата и место рождения, семейное положение. Для изложения опыта работы и для сведений об образовании используйте обратный хронологический порядок — начинайте с последнего места, затем указывайте предшествовавшее ему и т. д. Язык составления резюме должен выбираться с учетом конкретной ситуации. Текст и внешнее оформление резюме должно сделать его прочтение максимально комфортным. Избегайте непонятных сокращений, мудреных слов, длинных фраз, экзотического и цветного шрифтов. Используйте достаточно крупный черный шрифт. Сделайте рубрикацию текста резюме на основе выделения необходимых заголовков и красивого расположения текста. Оптимальный объем резюме — не более двух страниц. Структура резюме. Заголовок — фамилия, имя, отчество. Основные личные данные — адрес места жительства или прописки, телефон, адрес электронной почты, дата и место рождения, подданство и семейное положение. Цель обращения — на какую работу, в какой должности и на каких условиях вы претендуете с дальнейшим обоснованием своих претензий. Последующие разделы резюме должны подтвердить обоснованность ваших притязаний, в которых может быть обозначена конкретная позиция, на которую вы претендуете (стажер, ассистент, начальник отдела…), указание на функциональное направление или отдел (маркетинг, логистика или др.), а также указание на сферу бизнеса (консалтинг, производственная компания и т. д.). Опыт работы — дается с указанием дат, мест работы, должностей, основных функций и достижений. Если название фирмы не является общеизвестным, то желательно в скобках раскрыть ее сферу деятельности. Не ссылайтесь на незначительный опыт. Если срок работы маленький (13 месяца), указывайте ее временный характер, иначе первым впечатлением будет «не прошел испытательный срок». Перечисляя обязанности на каждой работе, ограничьтесь 57 и постарайтесь каждую уложить в 11,5 строки. ведите данные о своих достижениях и результатах на каждом месте работы. Поместите их после перечисления обязанностей. Используйте выражения «организовал, создал, увеличил и т. п.» Если не получается, разделите обязанности по функциональным блокам и выделите название каждого. Если отсутствует опыт работы, ставьте первым раздел «Образование», в котором приводятся основное, дополнительное образование, различные курсы и тренинги. Укажите, где, когда и какое заведение вы окончили. Для выпускников и студентов можно добавить отметки и награды, подчеркнуть те изученные дисциплины, которые соответствуют вашей цели, отметить участие в исследовательских или каких-либо других работах, связанных с учебой, перечислить награды различных конкурсов, олимпиад, конференций, наличие красного диплома и т. д. Дополнительная информация — целесообразно приводить данные о степени владения иностранными языками, навыках работы на персональном компьютере (с указанием применяемых программных средств), умении работать с Интернетом и электронной почтой, наличии водительских прав и личностных качествах. Кроме того, здесь можно привести данные: об общественной деятельности; указание членства в профессиональных объединениях; о воинской службе и воинских званиях; указание хобби, но только если оно имеет отношение к работе или если его можно счесть серьезным личным достижением; указание о готовности к работе с ненормированным рабочим днем, длительным и дальним командировкам, смене места жительства. Личные качества — дается краткая характеристика ваших личностных качеств, помещаемая в конце резюме (например, энергичен, требователен к себе и к другим, хороший организатор; будет неправильным, если претендент на работу помощника или рядовую работу в канцелярии подчеркивает лидерские качества, инициативу и тому подобные, сами по себе, безусловно, хорошие качества, но малоподходящие для исполнительской работы). Для создания резюме:

1. Откройте новый файл в Word.

2. Укажите свою контактную информацию — эти данные должны находиться в верхней части первой страницы резюме, слегка отличаясь от заголовка любой другой последующей страницы.

⇐ Предыдущая 12