Практическая работа № 23. Работа с базами данных. Назначение и характеристика СУБД «MS ACCESS»

Практическая работа № 23. Работа с базами данных. Назначение и характеристика СУБД «MS ACCESS»

Цель работы:освоение простейших приемов работы с готовой базой данных в среде СУБД Microsoft Access: открытие базы данных (БД); просмотр структуры БД в режиме Конструктор; просмотр содержимого БД в режимах Таблицаи Форма; добавление записей через форму; быстрая сортировка таблицы; использование фильтра.

Используемое программное обеспечение: Microsoft Access.

Примечание. Для выполнения этой работы предварительно должна быть подготовлена однотабличная база данных ВИДЕОТЕКА, структура и содержание которой описаны в приложении к данной работе, а также создана форма к этой таблице. В дальнейшем таблицу, в которой хранятся сведения о видеокассетах, а также соответствующую форму будем называть КАССЕТЫ.

Справочная информация

Существуют СУБД, ориентированные на программистов, и СУБД, ориентированные на конечного пользователя. Любые действия с базой данных производятся на компьютере с помощью программ. СУБД, ориентированные на программистов, фактически являются системами программирования со своим специализированным языком, в среде которых программисты создают программы обработки баз данных. Затем с этими программами работают конечные пользователи. К числу СУБД такого типа относятся FoxPro, Paradox и другие.

СУБД Microsoft Access относится к системам, ориентированным на конечного пользователя. Она позволяет пользователю, не прибегая к программированию, легко выполнять основные действия с базой данных: создание, редактирование и манипулирование данными. Access работает в операционной среде Windows, может использоваться как на автономном ПК, так и в локальной компьютерной сети. С помощью Access создаются и эксплуатируются персональные базы данных, а также корпоративные БД с относительно небольшим объемом данных. Для создания крупных промышленных информационных систем Access не годится.

Среда Access (см. рисунок) имеет интерфейс, характерный для Windows-приложений, и включает в себя следующие составляющие: титульную строку с кнопками управления окном, главное меню, панель инструментов, рабочее поле и строку состояния. На рабочем поле устанавливается окно, соответствующее выбранному режиму работы. На рисунке открыто окно, соответствующее основному режиму — режиму работы с базой данных, подрежиму работы с таблицей. Как и для любого приложения, в Access существует иерархия режимов, о которой будет сказано далее.

Данные, с которыми работает СУБД, также могут быть выстроены в иерархическую последовательность. На верхнем уровне такой иерархии находятся основные объекты Access. К ним относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица‒ это главный тип объекта. Все остальные разновидности объектов являются производными от таблицы. Элементы таблицы — это записи и поля. Свойства элементов таблицы определяются типами, форматами полей и некоторыми другими параметрами.

Форма‒ это вспомогательный объект, без которого, в принципе, можно обойтись. Формы создаются для повышения удобства пользователя при просмотре, вводе и редактировании данных.

Запрос‒ результат обращения пользователя к СУБД для поиска данных, добавления, удаления и обновления записей. Результат поиска (выборки) данных представляется в табличном виде. Термином «запрос» называют также сами команды обращения к СУБД.

Отчет‒ это документ, предназначенный для вывода на печать, сформированный на основании информации, содержащейся в таблицах и запросах.

Макросы и модули являются объектами повышенной сложности и при начальном знакомстве с Access могут не использоваться.

Еще одним особым видом данных является схема – описание структуры связей в многотабличной базе данных.

Режимы работы СУБД Access многообразны. Так же как и для других приложений Windows, иерархия режимов реализована через главное меню. Есть режимы общего характера: работа с файлами (меню Файл); работа с буфером обмена (меню Правка); режим настройки среды (меню Вид); справочный режим (меню Справка). Однако основным режимом можно назвать режим работы с базой данных. Он устанавливается командой Файл – Создать базу данных или Файл – Открыть базу данных. Поскольку база данных хранится в файле, то в первом случае система потребует задать имя и место хранения файла, а во втором случае ‒ указать на существующий файл с базой данных.

После раскрытия на экране окна базы данных (см. рисунок выше) становятся доступными подрежимы работы с основными объектами Access: таблицами, запросами, формами и отчетами, которые инициируются открытием соответствующих вкладок в окне. В каждом из этих режимов открывается выбор из трех командных кнопок: Открыть, Конструктор, Создать. Если соответствующий объект еще не создавался, то активной является только команда Создать. Если в окне выделен какой-то из существующих объектов, то активными будут также команды Открытьи Конструктор. Команда Открытьпозволяет просмотреть объект, а команда Конструктор‒ просмотреть или изменить структуру объекта.

Командыотдаются через главное меню, через кнопки на панели инструментов или в окнах, через контекстное меню (по правой кнопке мыши). Набор активных команд, как правило, носит контекстный характер, т. е. зависит от текущего режима работы. Наиболее важные команды вынесены на панель инструментов.

Задание 1

1. Запустить на исполнение Microsoft Access.

2. Открыть базу данных ВИДЕОТЕКА.

3. Установить режим работы с таблицей (вкладка Таблицы). Открыть таблицу КАССЕТЫ командой Открыть. Изучить содержимое таблицы.

4. Закрыть таблицу. Перейти в режим работы с конструктором таблиц командой Конструктор.

5. Последовательно перемещаясь от поля к полю, познакомиться со свойствами полей: типами, форматами, описаниями.

6. Закрыть конструктор.

Задание 2

1. Перейти в режим работы с формами (вкладка Формы).

2. Открыть форму КАССЕТЫ.

3. Через открывшуюся форму просмотреть последовательность записей. Выполнить переход на первую и последнюю запись, на запись с указанным номером.

4. Добавить в конец таблицы ещё одну запись о новой кассете: 21, "Сибирский цирюльник", Россия, 180, мелодрама, 25.02.07, да.

5. Закрыть форму.

Задание 3

В этом задании выполняются действия на сортировку записей в полной таблице.

1. Отсортировать таблицу, расположив в алфавитном порядке названия фильмов (ключ сортировки - поле ФИЛЬМ). Для этого:

‒ выделить столбец ФИЛЬМ (щёлкнуть на заголовке столбца);

‒ через контекстное меню или кнопку на панели инструментов выполнить сортировку.

2. Отсортировать таблицу по двум ключам: СТРАНА и ВРЕМЯ в порядке убывания. Для этого:

‒ выделить два столбца: СТРАНА и ВРЕМЯ (щелкнуть на заголовках при нажатой клавише Shift);

‒ через контекстное меню или кнопку на панели инструментов выполнить сортировку.

Обратите внимание на результат: записи с одинаковым значением поля СТРАНА расположились в порядке убывания поля ВРЕМЯ. Здесь СТРАНА является первым, а ВРЕМЯ ‒ вторым ключом сортировки.

Задание 4

В этом задании выполняются действия, связанные с отбором записей из таблицы с помощью фильтра.

1. Открыть таблицу КАССЕТЫ.

2. С помощью фильтра отобрать все кассеты, выданные клиентам. Для этого:

‒ выполнить команду Главная – Сортировка и Фильтр – Дополнительно – Изменить фильтр;

‒ в появившемся шаблоне в поле ВЫДАНА щелчком выставить флажок (галочку);

‒ выполнить команду Главная – Сортировка и Фильтр – Дополнительно – Применить фильтр;

3. Аналогично предыдущему фильтру отобрать все невыданные кассеты.

4. Отобрать все фильмы, созданные в США.

Контрольные вопросы

1. Какие основные объекты базы данных Microsoft Access Вы знаете?

2. Назначение объекта таблица в Microsoft Access.

3. Назначение объекта запроса в Microsoft Access.

4. Назначение объекта форма в Microsoft Access.

5. Назначение объекта отчет в Microsoft Access.

6. Перечислите режимы работы Microsoft Access.

7. Как выполняется сортировка данных по заданным критериям?

8. Как выполнить фильтрацию данных в таблице?

Отчёт преподавателю о проделанной работе должен содержать ответы на контрольные вопросы и скриншоты с результатами и описанием выполненных действий.