Инвентаризация материально-производственных запасов

Инвентаризация материально-производственных запасов

1, Проведение и учет инвентаризации материально-производственных запасов, заполнение инвентаризационных описей по ним.

2. Порядок проведения и учета инвентаризации товарно- материальных ценностей

3. Порядок проведения и учета инвентаризации готовой продукции

4. Формы материальной ответственности

Вопрос 1

Учет материально-производственных запасов осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету № 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным приказом Минина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н.

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг), предназначенные для продажи или же используемые для управленческих нужд организации.

Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов может выбираться организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением.

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Цель инвентаризации материалов заключается в первую очередь, в проверке соответствия данных бухгалтерского учета по соответствующим субсчетам реальным остаткам материалов в организации.

При проведении инвентаризации материалов членами комиссии заносятся в опись сведения, по каждому отдельному наименованию материала с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных на каждый из объектов проверяемых ценностей. Как правило, инвентаризация материалов должна проводиться в порядке расположения ценностей в помещении.

Если хранение материалов осуществляется в разных изолированных помещениях, но у одного материально ответственного лица, инвентаризацию следует проводить последовательно по местам хранения. После окончания проверки вход в помещение не допускается путем опломбирования помещения, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Проведение инвентаризации материалов может происходить только в присутствии материально-ответственного лица, например заведующего складом или кладовщика. Только в его присутствии члены комиссии проверяют фактическое наличие ценностей путем взвешивания или путем пересчета. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Если из-за особенностей вида деятельности предприятия в ходе проведения проверки, материалы продолжают поступать, материально ответственные лица могут осуществлять их прием в обычном порядке, однако только в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие ценности приходуют по реестру или товарному отчету после инвентаризации, сведения о них заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» в которой указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Если планируется, что процесс проведения инвентаризации займет длительный срок, а прекращение процесса отпуска материалов на сторону или внутреннего перемещения невозможно, то допустимо с письменного разрешения руководителя организации и главного бухгалтера, в ходе проведения проверки осуществление материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии отпуска ценностей. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется данная опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Возможно, что в ходе проведения инвентаризации будет выявлено наличие материалов ценностей отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, причем данные ценности на момент проверки находятся на складах других организаций, тогда их инвентаризация будет заключаться в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент проведения инвентаризации в подотчете у материально-ответственных лиц могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

- по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;

- по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.);

- по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;

- по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Описи составляются отдельно по каждому из видов товарно-материальных ценностей, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

Все малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально-ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. Предметы спецодежды, столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

По окончании этапа подсчета, взвешивания, измерения и т.д. и сверки полученных данных с остатками на счетах бухгалтерского учета может быть выявлен как излишек, так и недостаток материалов.

Если в ходе проверки выявлен излишек товаров, необходимо установить причины возникновения такого излишка, а также выявить виновных лиц. В бухгалтерском учете делается следующая запись:

Дебет 10«Материалы» Кредит 91«Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы» - приняты на учет материалы, признанные по итогам инвентаризации излишками.

Оприходование таких излишков осуществляется по рыночной стоимости, несмотря на учетную оценку материалов в бухгалтерской документации.

Как правило, основной причиной выявление такого излишка являются ошибки, совершенные при приемке, отпуске или же в процессе ранее проводимых контрольных и мероприятий, т.е. в следствии человеческого фактора.

Если рассматривать случаи выявления недостачи материалов, то она может быть допустимой, в приделах естественной убыли, и недопустимой виной которой является, как правило, недобросовестность работников. Ответственные за недостачу материалов лица, также как и в случае с основными средствами могут не найдены.

Под естественной убылью, как правило, понимают потерю, образовавшуюся в ходе изменения различных физико-химических свойств материала. Для целей налогового учета потери в приделах норм естественной убыли, законодательно установленных, включаются в состав материальных расходов. В том случае если нормы естественной убыли по конкретному материалу законодательно не утверждены, то потери от их недостачи и порчи не могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Образовавшаяся в этом случае недостача, считается сверхнормативной.

Суммы недостач и потерь от порчи материалов, выявленных в ходе проведения инвентаризации, списывается со счета 10«Материалы» по фактической себестоимости.

Если обнаруженная недостача материалов, выявленная в ходе проведения инвентаризации находиться в пределах норм естественной убыли вбухгалтерским учете делаются следующие записи:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» - отражена стоимость недостающих материалов;

Дебет 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44«Расходы на продажу» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 91«Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

Если выявлено превышение норм естественной убыли, а виновные лица не установлены, в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10«Материалы» - отражена стоимость недостающих материалов;

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 68 субсчет «НДС» - отображена сумма НДС;

Дебет 91«Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма недостачи отражена в составе прочих расходов.

Если виновное лицо найдено, и списание недостач будет производиться за его счет, в бухгалтерском учете делают следующие проводки:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 10«Материал» - списание стоимости недостающих материалов;

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»- Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - возмещение выявленной недостачи за счет виновного лица.

Если по итогам проведенной инвентаризации материалов, будут выявлены материально-производственные запасы, полученные в результате демонтажа или разборке основных средств, выводимых из эксплуатации их стоимость, согласно НК РФ будет включена во внереализационные доходы. Если в дальнейшем предполагается использование данных материально-производственных запасов в производстве, их стоимость будет определяться как сумма налога, исчисленная с дохода, и относиться в целях исчисления налога на прибыль к материальным расходам.

В том случае, если будет принято решение о продаже таких материально-производственных запасов, использовать такие правила будет нельзя. В этом случае необходимо руководствоваться ст. 268 НК РФ.

Вопрос 2

Неотъемлемой частью материально-производственных запасов являются товары.

Перед началом проведения инвентаризации товара, членами инвентаризационной комиссии производится опечатывание всех помещений, где хранится товар.

Если на момент проведения инвентаризации существует возможность приостановить операции по приему и выбытию товара, без нанесения ущерба торговому предприятию, то необходимо это сделать. Если же такая возможность отсутствует - допускается осуществление приема и реализации товара в обычном для предприятия режиме, при условии присутствия материально ответственного лица и членов комиссии, а также при условии наличия приказа руководителя.

В ходе инвентаризации товаров, необходимо, во-первых, сличить их количество в натуре с данными аналитического и синтетического учета по счету 41«Товары» и забалансовых счетов, а во-вторых, - подтвердить правильность оценки товаров. Также как и при проведении инвентаризации основных средств и материалов фактическое наличие товаров определяют путем пересчета, взвешивания, обмера и т.д. Руководство торговой организации, в целях получения верных сведений по количественной и стоимостной оценке товаров обеспечивает членов инвентаризационной комиссии технически исправными весовыми приборами и инструментами, мерной тарой, и т.д.

К некоторым группам инвентаризируемых товаров допустимо применение упрощенных способов проведения проверки, например для товаров в неповрежденной упаковке.

Инвентаризация товаров, по своей сути ничем не отличается от инвентаризации материалов. Она также может проводиться и по местам хранения и по материально-ответственным лицам.

В ходе проведения инвентаризации товаров, необходимо использовать нормативные акты, отражающие особенности сферы торговли.

В процессе проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, которая применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, которая применяется для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

В результате, проведенной инвентаризации могут быть выявлены потери или уменьшение массы товара, причиной которых является естественное изменение биологических или физико-химических свойств, в приделах норм установленных различными нормативными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации. Причинами естественной убыли могут являться такие процессы, как утечка, таяние, просачивание, испарение, усушка, раскрошка, раструска, выветривание и т.д.

Для определения величины потерь, образовавшихся в результате транспортировке товарно-материальных ценностей, а также в результате их хранения также используют показатели норм естественной убыли.

Нормы естественной убыли, применяемые при перевозке товарно-материальных ценностей всеми видами транспорта, за исключением трубопроводного, утверждаются совместно с Министерством транспорта Российской Федерации. Норма естественной убыли установленная при хранении и транспортировки товарно-материальных ценностей является допустимой величиной безвозвратных потерь (естественной убыли), которую следует определять за время хранения товара путем сопоставления его массы с массой товара, фактически принятой на хранение.

Как правило, нормы естественной убыли устанавливаются для двух периодов: с 1 октября по 31 марта (осенне-зимнего) и с 1 апреля по 30 сентября (весенне-летнего), или же исходя из типа и вместимости технологического оборудования для хранения и транспортировки.

Естественная убыль списывается после тог, как по результатам проведенной инвентаризации буду выявлены недостачи товарно-материальных ценностей в приделах законодательно установленных норм естественной убыли, а также сверхнормативные потери.

Для определения величины естественной убыли, необходимо использовать следующую формулу:

Е = Т * Н / 100, (1)

где Е - величина естественной убыли;

Т - количество перевозимых (переданных на склад) товаров за межинвентаризационный период;

Н - установленная норма естественной убыли.

Потери по нормам естественной убыли исчисляются в установленном порядке, в процентах на каждый товар в отдельности.

Если же лица, виновные в недостаче товарно-материальных ценностей установлены, то недостача ценностей, выявленная в результате проведения инвентаризации, должна быть погашена за их счет, вместе с суммой налога на добавленную стоимость.

В противном случае, когда виновные лица не установлены, недостача товарно-материальных ценностей, по результатам инвентаризации, погашается за счет прибыли организации.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На товары, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).

По результатам инвентаризации составляются следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 41«Товары» - Кредит 91-1«Прочие расходы» - приняты на учет товары, признанные по итогам инвентаризации излишками.

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача и виновное лицо не найдено, делаются следующие записи:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 41«Товары» - отражена стоимость недостающего товара;

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 68 субсчет «НДС» - восстановлена сумма НДС ;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы»- Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма недостачи отражена в составе прочих расходов.

Если виновное лицо найдено, и списание недостач будет производиться за его счет в учете делают следующие проводки:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 41«Товары» - списание стоимости недостающих товаров;

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - возмещение выявленной недостачи за счет виновного лица.

В том случае, если организация, на основании заключаемых договоров, отгружает товары только после оплаты, тогда отгруженные товары отображаются на счете 45«Товары отгруженные». Целью проведения инвентаризации таких товаров будет являться подтверждение обоснованности сумм отраженных по дебету счета 45 по каждому покупателю.

Вопрос 3

Под готовой продукцией следует понимать изделия, прошедшие все стадии производственного процесса, выдержавшие все необходимые испытания и соответствующие действующим стандартам и требованиям.

Для обобщения информации о наличии и движении готовой продукции используется счет 43 «Готовая продукция». Этот счет используется организациями, осуществляющими промышленную, сельскохозяйственную и иную производственную деятельность. Аналитический учет по счету 43 «Готовая продукция» ведется по местам хранения и отдельным видам готовой продукции.

Инвентаризация готовой продукции осуществляется по тем же правилам, что и инвентаризация материалов и товаров, т.е. на настоящий момент инвентаризация готовой продукции предприятия является частью инвентаризации материально-производственных запасов, каких-либо отдельных инструкции или положений по данному вопросу не существует.

Инвентаризацию готовой продукции следует проводить по местам хранения, это могут быть помещения складов, торговые помещения (если объем производства невелик и продукция хранится на местах ее реализации), и т.д.

Фактическое наличие готовой продукции на складе организации определяется инвентаризационной комиссией путем ее пересчета, взвешивания и т.д. Упрощенные правила проведения проверки могут применяться к партии готовой продукции, хранящейся в неповрежденной упаковке. Не допускается указание сведений о готовой продукции членами инвентаризационной комиссии со слов материально ответственных лиц, без проведения мероприятий по проверке фактического наличия готовой продукции по местам хранения.

Допускается осуществление операций по приему или выбытию готовой продукции в момент проведения инвентаризации, в присутствии материально ответственного лица и членов инвентаризационной комиссии, при условии наличия приказа руководителя предприятия.

По результатам проведенной инвентаризации может быть выявлен как излишек готовой продукции, так и ее недостача.

По результатам инвентаризации готовой продукции составляются следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 43«Готовая продукция» - Кредит 91«Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы» - принята на учет готовая продукция, признанная по итогам инвентаризации излишком.

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача готовой продукции и виновное лицо не найдено, делаются следующие записи:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - 43«Готовая продукция» - отражена стоимость недостающей готовой продукции;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» - Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма недостачи отражена в составе прочих расходов.

Если виновное лицо найдено, и списание выявленной недостачи будет производиться за его счет, в учете делают следующие проводки:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 43«Готовая продукция» - списание стоимости недостающей готовой продукции;

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - возмещение выявленной недостачи за счет виновного лица.

Вопрос 4

Принимая на работу физическое лицо, работодатель заключает с ним трудовой договор. Согласно ст. 232 трудового законодательства установлено, что одна из сторон трудового договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб в порядке, определенном ТК РФ.

Работник обязан возместить только прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества. Не подлежит возмещению упущенная выгода.

Различают следующие виды материальной ответственности:

1) Ограниченная материальная ответственность. Ст. 241 ТК РФ установлено, что за причиненный ущерб работник может нести материальную ответственность в размере, не превышающем его среднемесячный заработок.

Работник может быть привлечен к ограниченной ответственности в случаях:

ü Порчи или уничтожении имущества организации по небрежности или неосторожности

ü Потери приборов или инструментов

ü Утраты документов

ü Утраты организацией штрафных санкций за ненадлежащее выполнение работником своих обязанностей

2) Полная материальная ответственность. Предусматривает обязанность работника возместить причиненный ущерб в полном размере. Работники в возрасте до 18 лет могут привлекаться к полной ответственности только в случаях умышленного причинения ущерба.

Ст. 243 ТК РФ установлено, что материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается в следующих случаях:

· Когда в соответствии с ТК РФ на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязательств.

· Ценности вверены ему на основании договора о полной материальной ответственности.

3) Коллективная (бригадная) материальная ответственность. Ст. 245 ТК РФ предусмотрено введение коллективной ответственности в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с продажей, перевозкой ценностей. При этом невозможно разграничить ответственность каждого работника за причиненный ущерб.

Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях предусмотренных федеральными законами – 50% зарплаты, причитающейся работнику. При удержании из зарплаты по нескольким исполнительным документам за работникам во всяком случае должно быть сохранено 50% зарплаты.

Ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из зарплаты:

Ø при отбывании исправительных работ;

Ø при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей:

Ø при возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника;

Ø при возмещении вреда лицам, нанесшим ущерб в связи со смертью кормильца;

Ø при возмещении ущерба, причиненного преступлением.

Размер удержаний из зарплаты в этих случаях, не может превышать 70%. Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.