САНКТ–ПЕТЕРБУРГСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

САНКТ–ПЕТЕРБУРГСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«КОЛЛЕДЖ БАНКОВСКОГО ДЕЛА И ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по МДК.02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота

Организация электронного документооборота с использованием

СЭД 1С:Документооборот

(название работы)

Вариант 19

по специальности 10.02.01 Организация и технология защиты информации

Руководитель работы			А.К. Бесстрашнова
		(подпись)
Студент			В.В. Ужвенко
		(подпись)
Группа	04 54–18

К защите допущен (а)	« » апреля 2021 года
Защита состоялась	« » апреля 2021 года
Оценка

Санкт–Петербург – 2021

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 5

1.1 Понятие электронного документооборота. Подходы к организации электронного документооборота. 5

1.2 Порядок организации электронного документооборота с применением системы электронного документооборота. 7

1.3 Порядок создания и настройки информационной базы с использованием СЭД 1С:Документооборот. 16

2. СОЗДАНИЕ И НАСТРОЙКА ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ С ПРИМЕНЕНИЕМ СЭД 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ. 20

2.1 Описание исходных данных. 20

2.2 Общая настройка. Создание структуры предприятия. 27

2.3 Создание пользователей. 28

2.4 Заполнение справочников. 35

2.5 Настройка параметров документооборота. 38

2.6 Настройка политик доступа. 42

2.7 Тестирование информационной базы.. 47

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 53

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 55

ВВЕДЕНИЕ

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена и работы с документами, созданными с помощью компьютерных средств.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем что применение системы электронного документооборота позволяет: сократить временные издержки на документооборот, сократить материальные издержки на документооборот, обеспечить соблюдение стандартов делопроизводства и архивного дела, обеспечить повышение конфиденциальности информации.

Целью курсовой работы является организация электронного документооборота с применением СЭД «1С:Документооборот» с учетом требований информационной безопасности.

Для достижения поставленных целей необходимо выполнить следующие задачи

1. Определить понятие электронного документооборота и подходы к организации электронного документооборота.

2. Описать порядок организации электронного документооборота с применением системы электронного документооборота.

3. Описать порядок создания и настройки информационной базы с использованием СЭД 1С:Документооборот.

4. Описать исходных данных.

5. Сделать общую настройку. Создать структуру предприятия.

6. Создать пользователей.

7. Заполнить справочники.

8. Настроить параметры документооборота.

9. Настроить политики доступа.

10. Протестировать информационной базы.

Объектом работы является информационная база созданная с применением «1С:Документооборот».

Объектом работы является информационная база, созданная с применением «1С:Документооборот».

Предметом работы является обеспечение конфиденциальности информации в рамках электронного документооборота.

При написании курсовой работы были использованы источники в области внедрения электронного документооборота и конфиденциальной информации. Эти источники описывают, как именно должен внедряться электронный документооборот в организацию и с какой целью. Также они показывают, как должна обеспечиваться и соблюдаться конфиденциальность информации.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

В первой главе рассматривается вопрос с какими параметрами и как должен внедряться электронный документооборот. Во второй рассматривается вопрос полного внедрения электронного документооборота в организацию с параметрами конфиденциальности.

1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Понятие электронного документооборота. Подходы к организации электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена и работы с документами, созданными с помощью компьютерных средств. [5]

В настоящее время существует два основных подхода к автоматизации документооборота в организации:

1. Без применения СЭД.

Электронный документооборот организуется по средствам размещения всех документов в локальной сети организации при условии обеспечения доступа файлам документов всех сотрудников, принимающих участие в работе с документами. При таком подходе сложно организовать разграничение прав доступа к документам, также очень велик риск потери документов, а также нарушения целостности информации, которую содержат документы.

2. С применением СЭД.

Данный подход означает, что для автоматизации документооборота применяется специализированное программное обеспечение – система электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) – это АИС, которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие сотрудников в процессе работы с электронными документами.

В рамках применения СЭД для автоматизации документооборота можно выделить следующие варианты

- хаотичная автоматизация – процесс внедрения СЭД предполагает установку отдельных компонентов системы, которая автоматизирует отдельные не связанные между собой операции, которые могут выполняться как одним, так и несколькими сотрудниками.

Данный вариант является самым не эффективным, т.к. затрагивает только отдельные операции, и не отражает реальный документооборот.

- автоматизация по участкам – автоматизация документооборота производится для отдельных производственных или управленческих подразделений организации, объединенных по функциональному признаку. Данный подход не подразумевает привязку документооборота к существующим бизнес– процессам организации.

- автоматизация по направлениям – отличается от предыдущего подхода тем, что в данном случае предусмотрено участие в электронном документообороте всех подразделений, которые связаны с автоматизируемым направлением или бизнес–процессом. Автоматизации в первую очередь подлежат направления и бизнес–процессы, которые являются приоритетными для конкретной организации и которые определяют область деятельности организации.

- комплексная автоматизация предполагает применение СЭД, при выполнении всех функций и бизнес–процессов организации. Данный подход является самым эффективным, но в тоже время самым затратным.

Выбор того или иного подхода зависит от множества факторов, в частности от масштабов организации, уровня технической оснащенности, уровня квалификации потенциальных пользователей, особенностей IT–инфраструктуры, сложности реализуемых бизнес–процессов, имеющегося бюджета и т.д. [1]

К современным СЭД предъявляются следующие требования:

− Платформанезависимость: при внедрении СЭД изменения к существующей IT инфраструктуре должны быть минимальными.

− Производительность: установленная СЭД должна обеспечить организации требуемую производительность труда.

− Масштабируемость: система должна допускать подключение новых пользователей, изменение организационной структуры, расширение базы документов, а также расширение состава команд без падения производительности.

− Интеграция: установленная СЭД должна обеспечивать необходимый уровень интеграции с другими имеющимися информационными системами.

− Организация работы мобильных пользователей: СЭД должна поддерживать доступ мобильных и удаленных пользователей ко всем ресурсам системы при условии обеспечения необходимого уровня информационной безопасности при передаче данных.

− Обеспечение необходимого уровня информационной безопасности: СЭД должна поддерживать и реализовывать все необходимые методы защиты данных такие, так идентификация и аутентификация пользователей, разграничение прав доступа, поддержка электронной подписи.

− Гибкость настройки: СЭД должна обеспечивать широкие возможности по настройке системы с учетом особенностей конкретной организации. Выполнение данного требования обеспечивается наличием следующих механизмов в составе СЭД:

1. Наличие конструктора маршрута документов.

2. Наличие конструктора карточек документа.

3. Наличие конструктора бизнес–процессов.

4. Средства ведения всех необходимых справочников. [2]

1.2 Порядок организации электронного документооборота с применением системы электронного документооборота

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

− утеря документов,

− их излишнее дублирование,

− длительное время согласования,

− затраты на распечатку или получение скан–образа бумажного документа и т.д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

− удобный механизм поиска,

− оперативный контроль на всех этапах работы с документом,

− возможность санкционированного редактирования и согласования,

− а также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ–специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

− входной и выходной регистрационный контроль документов,

− перевод бумажных документов в электронный вид,

− обмен документами между структурными единицами компании,

− классификацию документов по группам,

− оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту,

− создание резервных и архивных копий,

− возможность управления правами доступа,

− решение иных задач.[2]

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

− создавать, корректировать, согласовывать проекты документов,

− контролировать исполнителей по срокам,

− протоколировать все действия с документом и т.д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

− закрепляются основные правила работы системы,

− определяется список документов, участвующих в электронном документообороте,

− утверждаются их шаблоны и форматы,

− описывается технология перевода бумажных документов в электронные,

− детализируются правила доступа к документам,

− расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.[2]

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

− указывается дата начала работы системы,

− закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил),

− утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе,

− детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников,

− расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания.

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.[4]

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

− масштаб и структура организации,

− специфика ее деятельности,

− географическая разрозненность структурных подразделений,

− текучка кадров,

− иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).[4]

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главного бухгалтера и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

− закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152–ФЗ,

− постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

− безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц,

− сохранность носителей персональных данных,

− доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности,

− использование средств защиты информации,

− выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63–ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.[4]

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

1. Формируемые в электронном виде.

2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.[2]

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов.

Это поможет избежать негативных последствий форс–мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов.

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

− учитывается рабочее время,

− работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями,

− информируют о начале отпуска,

− оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).[4]

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

− Система юридического электронного документооборота должна позволять:

− формировать список лиц для согласования,

− контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок,

− решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

− все исходные документы своевременно попадали исполнителю,

− шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование,

− была реализована возможность внесения корректировок,

− все этапы работы с документом можно было проследить,

− отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

− Когда запрос получен исполнителем,

− сколько есть времени на его исполнение,

− дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса. [1]

1.3 Порядок создания и настройки информационной базы с использованием СЭД 1С:Документооборот

Настройка СЭД производится администратором системы до ввода системы в повседневную эксплуатацию.

Настройка заключается в установлении необходимых параметров и заполнения основного справочников системы при этом используется 2 вкладки СЭД:

− настройка и администрирование,

− нормативно справочная информация.

Настройка производится в следующей последовательности:

− общая настройка системы:

− ввод названия организации,

− особенности делопроизводства,

− данные о файлах в системе,

− ограничение размеров файлов,

− возможность использования шаблонов файлов,

− параметры бизнес–процессов.

Регистрация пользователей (заполнение справочника Пользователи).

Пользователями являются все сотрудники организации, работающие с документами. Пользователь администратор создается системой автоматически при формировании новой информационной базы. Для каждого пользователя указывается полное имя, представление в документах, отметка о доступе к информационной базе.

Во вкладке Свойства указываются параметры аутентификации.

Дополнительной информацией о пользователе является адрес электронной почты и номер телефона.

Формирование структуры предприятия (заполнение справочника Структура предприятия).[1]

Данный справочник отражает организационную структуру предприятия. Вводится все подразделения организации с указанием руководителя, вышестоящего подразделения и списка сотрудников. При формировании структуры предприятия удобно заполнить справочник «Должности», указав должности каждого сотрудника.

Создание групп пользователей (заполнение справочника Группы доступа). Группы доступа используются для настройки прав на файлы и документы.

В 1С: Документооборот предусмотрен перечень стандартных групп доступа

− администраторы,

− делопроизводители,

− группа контроля ежедневных отчетов,

− группа контроля задач и бизнес– процессов,

− группа ответственности за НСИ,

− пользователи,

− работа с входящими и сходящими документами,

− руководители предприятия.

Пользователь администратор автоматически включается в группу

«Администраторы» и ответственные за НСИ. Все зарегистрированные пользователи автоматически попадают в группу «Пользователи».

Состав остальных групп пользователей определяется администратором. При необходимости можно создавать другие группы доступа.

Для каждой группы помимо списков участников, указывающих права доступа.

Создание грифов доступа (заполнение справочника Грифы доступа).

Грифы доступа используются для ограничения прав пользователя на входящие и исходящие документы. Грифы доступа настраиваются в соответствии с установленным порядком документооборота в организации. По умолчанию создается гриф доступа[1]

«общий», которые автоматически означают, что доступ к документу имеют все пользователи. При необходимости можно создать другие грифы доступ, ограниченный доступ пользователей к документам.

Настройка ролевой маршрутизации.

Роли исполнителей – распределение реализуемых задач и бизнес – процессов в соответствии с назначенными ролями. Как правило, роли соответствуют должностям организации.

Создание шаблонов файлов.

Шаблоны файлов используются для создания на их основе новых файлов в информационной базе.

Шаблоны файлов сначала создаются на жестком диске, а потом вносятся в информационную базу.

Создание папок файлов.

Все файлы, помещаемые в информационную базу, должны быть распределены по папкам.

Как правило, папки создаются с учетом организационной структурой предприятия или видов документов, для удобства работы сотрудников создаются личные папки.

Создание папок внутренних документов. Внутренние документы хранятся в папках.

Папки создаются в соответствии с установленным в организации порядком документооборота и делопроизводства.

Настройка предопределенных нумераторов документов.

Нумераторы определяют правила формирования номеров документов при их регистрации.

Настройка видов документов (заполнение справочника Виды документов)[1]

В системе все документы подразделяются на внутренние, исходящие и входящие. Для заполнения справочника необходимо ввести соответствующие виды документов для каждого потока. Для каждого вида документов можно задать права доступа.

Настройка номенклатуры дел Создание Номенклатуры дел организации.

Настройка способов доставки корреспонденции (заполнение справочника Способы доставки) – почта, факс, курьер, e–mail.

Таким образом, электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена и работы с документами, созданными с помощью компьютерных средств.

Обработку документооборота можно условно подразделить на четыре вида: хаотичная автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и комплексная автоматизация.

Из преимущества Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

- высокая скорость обработки документов,

- возможность автоматизации многих аспектов документооборота,

- компактность — электронная база данных занимает меньше места, чем бумажные дела,

- высокая степень защищённости информации,

- возможность удалённой работы с документами. [2]

2. СОЗДАНИЕ И НАСТРОЙКА ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ С ПРИМЕНЕНИЕМ СЭД 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ

2.1 Описание исходных данных

ПАО «Виа информация» занимается разработкой и продажей программного обеспечения по защите баз данных.

Штатная численность 20 человек.

Структура предприятия представлена на рис.1.

Рисунок 1. Структура предприятия «Виа Информация»

Потенциальными пользователями СЭД ПАО «Виа Информация» является:

− генеральный директор,

− секретарь,

− начальник отдела кадров,

− специалист по кадрам,

− главный бухгалтер,

− бухгалтер,

− начальник отдела информационной безопасности,

− специалист по информационной безопасности,

− начальник отдела разработки по,

− разработчик по (3),

− начальник отдела продаж,

− менеджер по продажам,

− начальник отдела техподдержки,

− специалист по техподдержке.

В ПАО «Виа Информация» используются следующие виды документов:

− запрос,

− акт,

− акт на оказание услуг,

− заявление,

− акт выполненных работ,

− письмо,

− акт на оказание услуг,

− переписка по договору,

− письмо,

− годовой итоговый отчет,

− предложение,

− договор аренды,

− рекламация,

− договор на оказание услуг,

− заявка на расходование средств,

− информационно–справочные,

− приказ о выдаче наличных денежных средств,

− приказ по основной деятельности,

− протокол,

− приказ по кадрам,

− служебная записка,

− регламент,

− трудовой договор.

Распределение документов по потокам приведено в таблице 1.

Таблица 1 – Распределение документов по потокам

Входящие документы	Внутренние документы	Исходящие документы
Запрос Заявление Письмо Предложение Рекламация	Акт Акт выполненных работ Акт на оказание услуг Годовой итоговый отчет Договор аренды Договор на оказание услуг Заявка на расходование средств Приказ о выдаче наличных денежных средств Приказ по основной деятельности Протокол Приказ по кадрам Служебная записка Трудовой договор	Письмо Запрос

В организации используется централизованный принцип документооборота.

Для организации документооборота используются следующие бизнес–процессы по работе с документами

− исполнение,

− ознакомление,

− рассмотрение,

− регистрация,

− согласование,

− утверждение,

− обработка.

Бизнес–процессы описаны на рисунках 2–8:

	Отдел безопасности	Отдел бухгалтерии	Отдел продаж	Информационный отдел	Разработка продуктов	Отдел кадров	Финансовый отдел
Прием документа
Первичная оброботка
Определение типа документа
Регистрация

Рисунок 2 – Регистрация документов

	Администрация	Отдел безопасности	Отдел бухгалтерии	Отдел продаж	Информационный отдел	Разработка продуктов	Отдел кадров	Финансовый отдел
Создание документа
Направление Директору на утверждение
Проставление отметки руководителя
Исполнение

Рисунок 3 – Исполнение

	Отдел безопасности	Отдел бухгалтерии	Отдел продаж	Отдел информационно безопасности	Разработка продуктов	Отдел кадров	Финансовый отдел
Прием документа
Определение типа доку–мента
Обработка

Рисунок 4 – Обработка.

	Отдел безопасности	Отдел бухгалтерии	Отдел продаж	Информационный отдел	Разработка продуктов	Отдел кадров	Финансовый отдел
Прием документа
Определение типа доку–мента
Обработка
Регистрация
Направление Директору на утверждение

Рисунок 5 – Утверждение

	Отдел безопасности	Отдел бухгалтерии	Отдел продаж	Информационный отдел	Разработка продуктов	Отдел кадров	Финансовый отдел
Прием документа
Определение типа доку–мента
Обработка
Регистрация
Направление Директору на рассмотрение

Рисунок 6 – Рассмотрение.

	Отдел безопасности	Отдел бухгалтерии	Отдел продаж	Отдел информационно безопасности	Разработка продуктов	Отдел кадров	Финансовый отдел
Прием документа
Определение типа доку–мента
Обработка
Регистрация

Рисунок 7 – Ознакомление.

Отдел безопасности

Отдел бухгалтерии

Отдел продаж

Отдел информационно безопасности

Разработка продуктов

Отдел кадров

Финансовый отдел

Прием документа