ГЛАВА 7. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ В КОММЕРЧЕСКОЙ ЛОГИСТИКЕ

ГЛАВА 7. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ В КОММЕРЧЕСКОЙ ЛОГИСТИКЕ

7.1. Понятие материального запаса

В своем кругообороте материальный поток образует запасы материальных ресурсов. Понятие материального запаса является одним из ключевых в логистике. Взятое из природы сырье, прежде чем в виде готового изделия попасть к конечному потребителю, перемещается, соединяется с другими материалами, подвергается производственной обработке. Продвигаясь по материалопроводящей цепи, сырье (а в последствии полуфабрикат и готовый продукт) периодически задерживается, ожидая своей очереди вступления в ту или иную производственную или логистическую операцию.

Итак, материальные запасы –это находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления.

Основные виды затрат, связанные с созданием и содержанием запасов:

· иммобилизация оборотных средств;

· расходы на содержание специально оборудованных помещений;

· оплата труда складского персонала;

· постоянный риск порчи, хищения.

Основные виды потерь, связанные с отсутствием запасов:

· потери от простоя производства;

· потери от отсутствия товара на складе в момент предъявления спроса;

· потери от закупки мелких партий товаров по более высоким ценам и др.

Несмотря на то, что содержание запасов сопряжено с определенными затратами, предприниматели вынуждены их создавать, т.к. отсутствие запасов может привести к еще большей потери прибыли.

7.2. Причины создания материальных запасов

Перечислим основные мотивы, которыми руководствуются предприниматели, создавая материальные запасы.

1. Вероятность нарушения установленного графика поставок (непредсказуемое снижение интенсивности входного материального потока). В этом случае запас необходим для того, чтобы не остановился производственный процесс, что особенно важно для предприятий с непрерывным циклом производства.

2. Возможность колебания спроса(непредсказуемое увеличение интенсивности выходного потока). Спрос на какую-либо группу товаров можно предсказать с большей долей вероятности. Однако прогнозировать спрос на конкретный товар гораздо сложнее. Поэтому, если не иметь достаточного запаса этого товара, не исключена ситуация, когда платежеспособный спрос не будет удовлетворен, то есть клиент уйдет с деньгами и без покупки.

3. Сезонные колебания производства некоторых видов товаров. В основном это касается в продукции сельского хозяйства. Например, урожай картофеля в России убирается в начале осени. Потоки же этого клубнеплода идут по товаропроводящим цепям круглый год. Следовательно, где-то должен накапливаться запас.

4. Скидки за покупку крупной партии товаров также могут стать причиной создания запасов (некоторые наши соотечественники хранят дома сравнительно большие запасы продовольствия именно по этой причине).

5. Спекуляция. Цена на некоторые товары может резко возрасти. Предприятие, сумевшее предвидеть этот рост, создает запас с целью получения прибыли за счет повышения рыночной цены.

6. Издержки, связанные с оформлением заказа. Процесс оформления каждого нового заказа сопровождается рядом издержек административного характера (поиск поставщика, проведение переговоров с ним, командировки, междугородние переговоры и т.п.). Снизить эти затраты можно сократив количество заказов, что равносильно увеличению объема заказываемой партии и, соответственно, повышению размера запаса.

7. Возможность равномерного осуществления операций по производству и распределению. Эти два вида деятельности тесно взаимосвязаны между собой: распределяется то, что производится. При отсутствии запасов интенсивность материальных потоков в системе распределения позволяет осуществлять процесс реализации более равномерно, вне зависимости от ситуации в производстве. В свою очередь, наличие производственных запасов сглаживает колебания в поставках сырья и полуфабрикатов, обеспечивает равномерность процесса производства.

8. Возможность немедленного обслуживания покупателей. Выполнить заказ покупателей можно одним из следующих способов:

· произвести заказной товар;

· закупить заказанный товар;

· выдать заказанный товар немедленно из имеющегося запаса.

Последний способ является, как правило, наиболее дорогим, так как требует содержания запаса. Однако в условиях конкуренции возможность немедленного удовлетворения заказа может оказаться решающей в борьбе за потребителя.

9. Сведение к минимуму простоев производства из-за отсутствия запасных частей. Поломки оборудования, разнообразные аварии могут привести при отсутствии запасов деталей к остановке производственного процесса. Особенно это важно для предприятий с непрерывным процессом производства, так как в этом случае остановка производства может обойтись слишком дорого.

10. Упрощение процесса управления производством. Речь идет о создании запасов полуфабрикатов на различных стадиях производственного процесса внутри предприятия. Наличие этих запасов позволяет снизить требования к степени согласованности производственных процессов на различных участках, а, следовательно, и соответствующие издержки на организацию управления этими процессами.

Перечисленные причины свидетельствуют о том, что предприниматели, как в торговле, так и в промышленности вынуждены создавать запасы, так как в противном случае увеличиваются издержки обращения, то есть уменьшается прибыль. В то же время запас не должен превышать некоторой оптимальной величины.

7.3. Виды материальных запасов

В зависимости от того, в каких измерениях выражаются запасы, различают запасы абсолютные и относительные.

Абсолютныезапасы могут быть выражены в натуральных показателях и в стоимостных.

Относительные запасы выражаются в сутках, неделях, месяцах потребления или отпуска материалов и показывают на какое количество дней работы обеспечены потребители данным запасом.

Величина абсолютных запасов находится в прямой зависимости от размера потребления в единицу времени (среднесуточный расход). В свою очередь среднесуточный расход зависит от масштабов производства, типа предприятия, степени унификации номенклатуры потребляемых материалов и других факторов. Для нахождения запаса в натуральном выражении необходимо его относительный размер умножить на среднесуточный расход. Запас в денежном выражении находится умножением запаса в натуральных показателях на плановую цену материала.

По своей структуре в зависимости от назначения и причин образования запасы состоят из:

· сбытовых запасов;

· производственных запасов;

· запасов в незавершенном производстве;

· государственных резервов.

К сбытовым запасам относятся запасы материальных ресурсов в сфере обращения. Эти запасы подразделяются на запасы готовой продукции на складе предприятия-изготовителя; транспортные запасы или запасы в пути; запасы на базах и складах посреднических и торговых организаций или товарные запасы.

Производственными запасами называются средства производства, находящиеся на складах предприятий и предназначенные для производственного потребления.

Запасы в незавершенном производстве представляют собой находящиеся на различных стадиях производственного процесса запасы деталей, полуфабрикатов, узлов и другой продукции, изготовление которой еще не закончено. Величина незавершенного производства зависит от объемов производства и длительности производственного цикла и определяется особенностями технологического процесса изготовления продукции, ее свойствами и многими другими факторами. Находящиеся в составе незавершенного производства материалы не имеют, как правило, товарного вида, так как в большинстве случаев они находятся в виде полуфабрикатов. Однако их уровень и состояние необходимо учитывать при определении величины завоза материалов со стороны для обеспечения процесса производства.

Государственные резервы являются специфической разновидностью запасов материальных ресурсов. Они предназначены для обеспечения потребностей народного хозяйства при непредвиденных обстоятельствах, в случаях стихийных бедствий, неурожая, военных действий.

Совокупные запасы представляют собой суммы запасов средств производства и предметов потребления на всем пути их продвижения от выхода в виде готовой продукции из одного производственного процесса до вступления в качестве средств производства в новый процесс на предприятиях-потребителях или конечного использования предметов потребления населением. Они складываются из сбытовых и производственных запасов.

7.4. Нормирование запасов

К сбытовым запасам прежде всего относятся запасы готовой продукции на складах предприятий-изготовителей, которые образуются вследствие несовпадения режимов изготовления продукции и ее отправления потребителям.

Основными факторами образования запасов готовой продукции является необходимость накопления готовой продукции до размеров отгружаемой партии; время проведения лабораторных анализов у поставщиков; время для упаковки и затаривания продукции; время погрузки готовой продукции в транспортные средства; необходимость создания резервных запасов для удовлетворения внеочередных срочных заказов потребителей или увеличения количества первоначально заказанных материалов; несовпадение величины заказов с величиной рациональных партий производства и в связи с этим образование запасов для отгрузки материалов в последующие месяцы или кварталы.

Изменение уровня запасов готовой продукции показано на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Динамика изменения запасов готовой продукции

З_тр=Р_отг х t_тр

З_общ.min= З_стр.+ З_подг.

В пределах интервала отгрузки (t_отг.) происходит постепенное накопление продукции до величины отгружаемой партии. Эта часть запаса носит название текущего (З_тек_.) и изменяется в пределах, ограниченных размерами отгружаемых партий. Среднее значение текущего запаса находится делением пополам максимального запаса.

Кроме текущего запасы готовой продукции состоят из подготовительного (З_подг_.) и страхового (З_стр_.).

Подготовительный запас определяет время для организации отгрузки продукции потребителю, т.е. для осуществления таких операций, как комплектование партии отгрузки, осуществление погрузочных работ, оформление погрузочных документов и ожидание отправки транспортных средств.

Величина страхового запаса зависит от необходимости создания резервов для удовлетворения срочных запросов и предполагает обеспечение потребителей при возможных нарушениях по разным причинам сроков и размеров производства данного материала у поставщика.

Общая средняя величина запаса готовой продукции (З_общ.ср) или норма запаса находится суммированием перечисленных запасов:

З_общ.ср.= З_тек._max/ 2 +З_подг + З_стр.

Следующая разновидность сбытового запаса это транспортные запасы или запасы материалов в пути, которые представляют собой находящиеся в процессе перемещения материальные ресурсы. Эти запасы образуются при транспортировке материальных ресурсов:

· от поставщиков до потребителей;

· от поставщиков до торговых организаций;

· от торговых организаций до потребителей.

Транспортные запасы создаются на всех видах транспорта, участвующих в перевозке. В связи с этим они классифицируются на запасы железнодорожного, речного, морского, автомобильного и авиационного транспорта.

Время нахождения материалов в транспортных запасах определяется от момента физической передачи материальных ресурсов соответствующим организациям, осуществляющим транспортировку, и до момента передачи материалов потребителю. Это время включает время передвижения материалов, которое зависит от расстояния перевозки, вида транспорта, способа транспортировки; время для совершения различных маневровых работ; время погрузочно-разгрузочных работ при передаче груза с одного вида транспорта на другой; время хранения материалов на складах транспортных организаций до получения их потребителями.

Норматив транспортного запаса определяется умножением среднесуточной отгрузки (P_отг) на время транспортировки (t_тр), т.е.

З_тр=Р_отг х t_тр.

Запасы на базах и складах торговых организаций являются также разновидностью сбытовых запасов и предназначены для бесперебойного обеспечения потребителей материальными ресурсами.

Величина этих запасов зависит от следующих основных факторов: объема отпускаемых базой материальных ресурсов и их ассортимента; периодичности завоза на базу материалов предприятиями-производителями; величины транзитных и заказных норм поставок; организации работы базы по приемке, хранению, отпуска материалов с базы потребителям, режима работы базы; сезонности поступления материалов на базу или отпуска их потребителям.

Процесс образования и движения запасов на базе показан на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Динамика запасов на базах снабженческо-сбытовых
организаций

Запасы на базах торговых организаций также подразделяются на текущую, подготовительную и страховую части.

Текущая часть запаса образуется в связи с периодичностью поступления материалов и предназначается для бесперебойного обеспечения потребителей в период между поставками материалов на базу. Однако, в отличие от запасов готовой продукции изменение текущих запасов происходит в обратном направлении - от максимальной величины в момент поставки к нулю перед следующей поставкой.

Подготовительная часть запаса создается на время, необходимое для разгрузки поступивших на базу материалов, количественной и качественной приемки их, оприходования, оформления документов, подсортировки и погрузки в транспортные средства.

Страховая часть запаса необходима на базах для бесперебойного обеспечения потребителей в случае отклонений фактической периодичности и величины партии поставки от плановых, для удовлетворения срочных потребностей и т.д.

Максимальная величина запаса на базах торговых организаций определяется суммой текущего максимального, подготовительного и страхового запаса. Его средняя величина зависит не только от максимального запаса, но и от характера отпуска материалов с базы.

При равномерном отпуске материалов на протяжении всего интервала поступления средняя величина текущего запаса определяется как половина максимального запаса.

Образование производственных запасов вызвано несовпадение ритмов поступления и потребления ресурсов и необходимостью бесперебойного обеспечения ими производственного процесса.

Производственные запасы принято подразделять на текущую, подготовительную и страховую части. Их графическое изображение будет таким же, как и запасов на базах торговых организаций (см. рис. 7.2), хотя назначение отдельных элементов запаса различны.

Текущая часть запаса призвана обеспечить бесперебойность питания производства в перерывах между поступлениями материалов непосредственно от завода-поставщика или с баз торговых организаций. Эта важнейшая часть запаса определяется частотой или интервалом поставки. В свою очередь интервал поставки зависит от многих факторов, основные из которых являются размер и характер потребления материалов; в определенный отрезок времени (месяц, квартал, год); особенности производства материалов у поставщика (периодичность, сезонность); условия поставки материала; условия транспортировки - вид транспорта, грузоподъемность транспорта, скорость и т.п. (контейнеры - 3-5 тонны идут медленнее, 10 тонн быстрее, отсюда интервал поставки различен).

Подготовительная часть запаса создается на предприятии для разгрузки материала, осуществлением количественной и качественной приемки, подготовки к потреблению. Величина этой части запаса определяется условиями производства и потреблением материала, организацией складского хозяйства и рядом других факторов.

Страховая часть производственного запаса имеет такое же назначение, как и у других разновидностей совокупного запаса. Они предназначены для бесперебойного обеспечения производства при отклонении фактических условий поставки и потребления материала от запланированного. (Если условия производства или объем производства изменился).

Все виды запасов под влиянием сезонных факторов процесса воспроизводства в народном хозяйстве изменяют в ту или другую сторону свою величину и в связи с этим получают название сезонных.

Эти факторы вызваны:

1. Сезонным производством сырья и материалов (продукции растениеводства в сельском хозяйстве; материалы лесозаготовительной промышленности; продукции рыбного хозяйства).

2. Сезонным потреблением в отдельные периоды года (минеральные удобрения; нефтепродукты и другие материалы в сельском хозяйстве; топливо для отопления; материалы на речном транспорте и др.).

3. Сезонностью завоза, т.е. доставки материальных ресурсов сезонными видами транспорта (период навигации, период распутицы).

Сезонным колебаниям подвергаются все составные части запаса: текущий, подготовительный, страховой.

Текущий запас сезонного характера образуется вследствие резких колебаний интервалов и партий поставки в отдельные периоды года. Часто меняется также время подготовки материалов к производственному потреблению, что предопределяет образование сезонных подготовительных запасов.

Например, на металлургических заводах в зимнее время сырье поступает в смерзшемся виде. Для разгрузки требуется дополнительное время для оттаивания вагонов в специальных помещениях. Дополнительное время требуется также для слива мазута из цистерн зимой, сушки лесоматериалов и в ряде других случаев.

Возможные перебои с доставкой грузов из-за снежных заносов и усложняющихся условий транспортировки в отдельные периоды года требуют часто создания повышенных страховых запасов. Такие запасы играют особенно большую роль на металлургических предприятиях, электростанциях и других предприятиях, где не допускается остановка производственного процесса.

Возможное увеличение сезонного спроса также требует некоторого увеличения страховых запасов для обеспечения производства продукции.

Величина сезонного страхового и подготовительного запаса определяется исходя из конкретных условий поступления и потребления материалов на основании статистических наблюдений и изучения влияния сезонных факторов на эти разновидности запасов. Если, например, в прошлые годы задержки в пути из-за снежных заносов не превышали пять дней, то норма страхового запаса увеличивается до пяти дней, т.е. на срок возможных перебоев в снабжении. Можно также учесть время, на которое увеличивается величина подготовительного запаса зимой.

Несколько более сложной является методика определения текущего запаса при резком увеличении интервалов поступления материалов в отдельные сезоны. При этом возникает необходимость определения максимального сезонного запаса, который создается к концу сезоннопоступления или к началу сезоннопотребления материала, а также запаса на любую дату года.

Максимальный сезонный запас служит:

а) определения потребности в оборотных средствах;

б) величины кредитов под сезонные накопления материалов;

в) для определения размеров складских площадей.

Запас на любую дату года служит:

а) контролем за состоянием запасов (идет постоянный расход, чтобы пополнить вовремя снимаются остатки);

б) установления потребности в оборотных средствах.

Для понимания методики определения сезонного запаса целесообразно разделить условно весь год на две части:

· сезон заготовки, в течение которого производится заготовка и завоз данного материала в количестве, достаточном для удовлетворения годовой потребности предприятия в нем, и одновременно идет расходование этого материала на производство;

· мертвый сезон, в течение которого нет завоза материала, а расходование его на производство продолжается.

Норматив сезонного запаса на какую-либо дату может быть подсчитан по следующей формуле:

З_сез.д = З_сез._max + SП - SР,

где З_сез.д- сезонный запас на определенную дату;

З_сез._max - максимальный сезонный запас;

SП - суммарное поступление за период с момента максимального сезонного запаса до даты, на которую определяется запас;

SР - суммарный расход на производство за тот же период.

З_сез._max = Р_с + Д

З_сез._max-максимальный сезонный запас;

Р_с-среднесуточный расход;

Д -длительность перерыва в поступлении или потреблении материала (мертвый сезон).

7.5. Определение оптимального размера заказываемой партии

Наибольший удельный вес в структуре запаса занимает текущая его часть, что требует более детального рассмотрения методики ее оптимизации.

Задача нормирования текущего запаса заключается в определении рационального объема партии, при котором достоинства и недостатки текущего запаса будут сочетаться наилучшим образом.

Эта задача, известная в литературе как формула Уилсона, позволяет определить оптимальный размер текущего запаса. Для этого необходимо определить наиболее экономичный размер партии поставки.

Методика решения данной задачи заключается в сравнении преимуществ и недостатков приобретения товаров большими или малыми партиями и выборе оптимального размера заказа.

Приобретения товаров большими партиями позволяет сократить расходы по заготовке материалов на единицу продукции за счет условно-постоянной части затрат (управленческие расходы, затраты на оформление заказа, определенная часть транспортных расходов). При этом стоимость заготовки всего объема партии может быть выражена в общем виде следующей формулой:

где З_тр.заг. – затраты по заготовке в зависимости от размера партии, руб./заказ;

К – условно-постоянные (независимые от объема заказа) затраты, руб./заказ;

С – переменные затраты по заготовке на единицу продукции, руб./единицу;

V – объем партии, ед.

Однако увеличение размеров заказа имеет и существенные недостатки, обусловленные ростом затрат на содержание запаса. Затраты по содержанию запаса при фиксированном объеме партии за время между двумя поставками (З_сод.) могут быть определены по следующей формуле:

или ,

где h – стоимость содержания единицы запаса в единицу времени, руб./тонн-день;

- средний текущий запас в интервале времени между двумя очередями поставками, парт.ед.;

t – интервал поставки;

в – среднесуточный расход парт.ед./сут.

Суммарные затраты по заготовке и содержанию запаса на весь объем будут равны

В расчете на единицу закупаемого товара

Из формулы видно, что годовые издержки выполнения заказа уменьшаются при увеличении размера партии, также изменяются издержки выполнения заказа, приходящиеся на единицу товара. Зависимость годовых издержек управления запасами от размера заказа показана на рис. 7.3.

Рис. 7.3. Зависимость годовых издержек управления запасами
от размера заказа: I – издержки управления запасами;
II- издержки по заготовке запасов; III – издержки по
содержанию запасов

Издержки по содержанию запасов включают в себя расходы, связанные с физическим содержанием товара на складе и возможные проценты на капитал, вложенный в запасы. Эти издержки могут выражаться в процентах от закупочной цены за определенное время. Например, 20 % за год. Эти издержки при увеличении размера заказа возрастают линейно (рис. 7.3, кривая III).

Зависимость годовых издержек управления запасами от размера заказа представлены на рис. 7.3 кривой I. Кривая общих годовых издержек является весьма пологой вблизи точки минимума. Это говорит о том, что вблизи точки минимума размер запаса может колебаться в некоторых пределах без существенного изменения общих издержек.

Дальнейшая задача состоит в определении такого объема партии, при котором затраты на единицу продукции будут минимальны.

Для определения оптимального объема партии необходимо прировнять нулю первую производную общих затрат на единицу продукции по объему партии

Расчет оптимального размера партии исходя из общих годовых издержек производится по формуле Уилсона:

В идеальном случае управления запасами уровень запасов уменьшается с постоянной интенсивностью, а новый заказ объемом V поступает немедленно. Такого воспроизводства запасов на практике обычно не встречается.