ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

№	Вид письма	Ключевые слова	Примечание
	Инициативное (письмо-просьба) Выражает просьбу о чем-либо или запрос о ком-либо	Просим Вас сообщить данные о … Прошу принять меры … Администрация школы просит выслать …
	Сопроводительное Информирует адресата о направлении каких-либо документов или материальных ценностях	Направляем запрошенные Вами чертежи … Высылаем подписанный с нашей стороны договор о …	1. Составляется, когда необходимы какие-либо пояснения 2. Обязательно содержит реквизит «Отметка о наличии приложения» 3. Оформляется без заголовка к тексту
	Гарантийное Обеспечивает выполнение изложенных в письме обязательств	Оплату гарантируем … Предприятие обеспечивает жильем …	1. Содержит реквизит «Наименование документа» 2. Оформляется без заголовка к тексту 3. Подписывается директором и главным бухгалтером 4. Подписи заверяются печатью
	Информационное Сообщает о предстоящих событиях, мероприятиях	Сообщаем, что завод приступает к выпуску изделий … Доводим до вашего сведения, что задержка поставки продукции произошла …
	Извещение Сообщает о свершившихся фактах или событиях	Ставим Вас в известность, что ваш заказ принят к исполнению … Извещаем Вас о прекращении выпуска …
	Подтверждение Содержит сообщение о получении документов или продукции, подтверждает какие-либо факты, действия, устные договоренности	Подтверждаем получение спецификации … Подтверждаем условия поставки оборудования …
	Напоминание Содержит напоминание о приближении или истечении срока выполнения каких-либо обязательств	Напоминаем, что ваша задолженность по оплате … Напоминаем, что согласно договору № … от … Вы должны …
	Приглашение Предлагает принять участие в каком-либо мероприятии, содержит информацию о характере, месте или времени проведения, условиях участия		Может быть подписано секретарем-референтом, ученым секретарем, оргкомитетом мероприятия
	Коммерческий запрос Обращение заказчика к исполнителю, покупателя к продавцу с просьбой о выполнении какой-либо работы, представлении какой-либо продукции или услуг	Просим выполнить услуги по перевозке продукции… Просим предоставить оборудование…	1. Должна содержать подробную информацию о запрашиваемом предмете 2. Варианты ответов: а) предложение; б) отказ; в) отсрочка; г) изменение условий
	Коммерческое предложение Обращение исполнителя к заказчику, продавца к покупателю с предложением о предоставлении какой-либо продукции или услуг	Наше предприятие может предложить Вам … Предлагаем Вам … Фирма реализует … Выполним услуги по ремонту …	1. Должна содержать подробную информацию о предлагаемой продукции или услугах, а также об условиях их предоставления 2. Варианты ответов: а) договор; б) отказ; в) отсрочка; г) изменение условий
	Рекламация (претензия) Заявление об обнаружении каких-либо недостатков (обнаружение брака, дефектов в работе, невыполнении сроков поставки продукции, нарушение сроков платежа и др.) и о форме возмещения ущерба	Текст претензии строится по схеме: 1. Договорные обязательства 2. Фактическое состояние дел на день составления претензии 3. Формы и сроки возмещения ущерба Документы, обосновывающие претензию: · договор, контракт, гарантийное письмо; · акт приёмки; · протокол приемных испытаний; · акт экспертизы и др.	1. Оформляется реквизит «Наименование документа» 2. Содержит приложение (документы, обосновывающие претензию) 3. Подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером 4. Подписи заверяются печатью 5. Визируются юристом фирмы 6. Направляется заказным письмом 7. Варианты ответов: а) удовлетворение претензии; б) отказ (доказательно обоснованный); в) принятие претензии к рассмотрению

⇐ Предыдущая 12