Оформление личных дел

Оформление личных дел

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника.

Формируются личные дела после издания приказов по личному составу на руководящих работников, ведущих специалистов. Для других категорий работников достаточно оформлять личные карточки (ф. Т-2).

В личные дела помещают следующие документы: заявление о приеме на работу, анкету, автобиографию (или личный листок по учету кадров), копии документов об образовании, копию документа или выписку из него об утверждении в должности, характеристику, рекомендательные письма, трудовой контракт, копию приказа о приеме на работу.

В дальнейшем в дело помещают и другие документы: характеристики, аттестационные листы, копии документов, подтверждающих изменения биографических данных и т.д.

В настоящее время не рекомендуют формировать в личные дела копии приказов о переводах на другую работу, поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п. документов, они будут дублировать сведения, указанные в «Дополнениях к личному листку по учету кадров».

В связи с длительным сроком хранения личных дел все его документы должны быть тщательно оформлены и расположены внутри дела в хронологическом порядке. Личное дело должно иметь внутреннюю опись.

Личные листки по учету кадров, помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др.

Оформляют листки по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании. Ответы должны быть правильно сформулированы, полные, без исправлений и сокращений. При заполнении карточки не разрешается делать пропуски и писать слово «нет». Заполняют и подписывают личные листки по учету кадров лица, поступающие на работу.

В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел — сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй — данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, участии его в выборах, награждениях и др.

Иногда листок по учету кадров заменяет анкета, которая по своему составу близка ему. Состав вопросов анкеты аналогичен вопросам личного листка по учету кадров. Анкету подписывает не только лицо, поступающее на работу, но и сотрудник организации, проверяющий правильность указанных в анкете сведений.

Автобиография — документ, содержащий краткое описание основных этапов жизни и трудовой деятельности работника.

Реквизиты автобиографии:

— наименование вида документа;

— текст;

— подпись;

— дата.

В тексте автобиографии указывают фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, затем в хронологической последовательности сообщают о полученном образовании (когда, в каких учебных заведениях) и о местах работы (где, когда, в какой должности, причины перехода), отмечают свое участие в общественной жизни, указывают сведения о семейном положении. В автобиографии можно указать паспортные данные, домашний адрес и телефон.

В настоящее время при устройстве на работу оформляется резюме.

Резюме — своеобразная визитная карточка работника. В этом документе должны быть кратко отражены анкетные данные, информация об образовании и профессиональных навыках.

Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. В отличие от автобиографии, где приводятся сведения биографического характера в хронологической последовательности, в резюме его автор может указать свои пожелания: на какую должность он претендует, сферу деятельности, в которой хотел бы себя реализовать и т.п. Реквизиты резюме:

— автор (указывают фамилию, имя, отчество, домашний адрес и телефон);

— наименование вида документа;

— текст;

— подпись;

— дата.

В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи). Следующий пункт — образование. Необходимо указать учебное заведение, где получено образование, сроки обучения в нем, название полученной специальности. Если соискатель закончил несколько учебных заведений, то их указывают в хронологической последовательности. Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы (чаще всего его описывают в обратном хронологическом порядке): когда и в какой организации работал, занимаемую должность и должностные обязанности. В резюме можно указать, какими навыками владеет соискатель (знание компьютера, иностранных языков, водительские права и др.). В заключение в резюме указывают свои пожелания относительно нового места работы.

Задания:

1. Ознакомиться с видами документации, обязательными для включения в личное дело сотрудника

2. Составьте следующие виды документов на компьютере:

- автобиография;

- резюме;

- заявление гражданина о приеме на работу;

- трудовой контракт;

- заявление гражданина об увольнении.

⇐ Предыдущая 12