Практическое занятие № 15. Задание 1. Методические указания

Практическое занятие № 15

Составление и оформление организационных документов

Цель занятия: изучить учредительные документы учреждения, организации, предприятия.

Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять организационные документы.

Используемая литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). / В.И. Андреева – 3-е изд., перераб. и доп. – М. 2001.

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / М.В. Кирсанова 4-е изд.– М.:ИНФРА-М; Новосибирск, 2007.– 312 с.

3. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. / В.А. Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.

4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.

Задание 1

1. Составить Устав предприятия.

2.Оформить положение о структурном подразделении.

3. Оформить учредительный договор.

4. Оформить должностную инструкцию, штатное расписание.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом учредительных документов.

В пакет учредительных документов организаций (предприятия) входят:

· учредительный договор;

· устав;

· положение об организации;

· положение о структурном подразделении;

· структура и штатная численность;

· штатное расписание;

· должностные инструкции.

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

устав организации,

учредительный договор,

положение об организации,

положения о структурных подразделениях,

положения о коллегиальных и совещательных органах,

регламенты работы аппарата управления,

штатное расписание,

инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ),

должностные инструкции работников,

правила и др.

Организационно-правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения уполномоченным на то органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа.

Утверждаться могут организационные документы непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа. Оформляются организационно-правовые документы на листах бумаги А4.

Обязательны реквизиты этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 ―Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов следующие:

· наименование организации – автора документа;

· наименование вида документа;

· дата;

· номер документа;

· заголовок к тексту;

· подпись;

· гриф утверждения.

Датой организационного документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, и разделен на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно- правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридической службы (юристом), заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее поле деятельности.

В состав организационно-правовых документов входят учредительные документы – это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся – учредительный договор и устав.

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.

В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями учредителей.

Порядок заключения, составления, оформления, вступления в силу и другие юридические аспекты учредительных документов регламентируются законодательством РФ.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не оговорен другой срок.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.

Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т. е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества. Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Организация считается утвержденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На его основании действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит следующие разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность. При описании содержания разделов.

Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено уставом (положением об организации). Документ визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда работников организации.

В штатном расписании фиксируются следующие сведения:

· структурное подразделение (наименование и код);

· профессия (должность);

· количество штатных единиц;

· оклад (тарифная ставка);

· надбавки;

· месячный фонд заработной платы;

· примечания.

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителем руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации с проставлением печати организации на грифе утверждения. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации ―О внесении изменений в штатное расписание‖.

Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Обязательными реквизитами положения являются:

· наименование организации;

· гриф утверждения;

· место издания;

· наименование документа с заголовком к тексту;

· текст;

· подпись;

· визы.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Текст положения о подразделениях состоит из разделов:

1. Общие положения (указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати).

2. Основные задачи (формируются цели, стоящие перед подразделением, или его проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности).

3. Функции (устанавливается вид работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения).

4. Права и обязанности (перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций).

5. Ответственность (устанавливаются виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей).

6. Взаимоотношения (регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия).

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста и состоит из следующих разделов:

1. Общие положения (содержат следующий набор информации: обобщенные сведения по должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стаж работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия).

2. Должностные обязанности (устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: участок работы, закрепленный за работником; виды работ, выполняемых работником, или перечень, курируемых объектов).

3. Права (устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных па него обязанностей; право принимать решения, давать конкретные указания по конкретному вопросу, подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительства от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию).

4. Ответственность (устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника).

5. Взаимоотношения (указывается от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет, с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями). Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:

· наименование организации;

· гриф утверждения;

· название вида документа

· заголовок к тексту;

· место составления;

· подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующего данное подразделение.

Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителями службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действия которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Контрольные вопросы

1. В каком случае составляется учредительный договор и устав предприятия, а когда только устав предприятия?

2. Чем определяется структура учредительного договора? Каким правовым актом?

3. Каков порядок заключения, составления, оформления и вступления в силу учредительных документов?