Унификация текстов служебных документов. Лингвистические особенности документов.

9. Унификация текстов служебных документов. Лингвистические особенности документов.

УФД предполагает:определение набора рекв-тов, необх-мых и достаточных для подготовки доков.Униф текста доктов-выбор единой формы языкового выражения, точно передающей содержание часто повторяющихся управл-ких действий. Постоянная инфция фиксируется в униф форме, для переменной оставляется свободное место.Униф производится по направлениям: состав инфции, структура текста, языковые средства представления инфции. Состав инфции в служебных доктах: из доктов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в наст время инфция (графа «партийность» из личного листка), в докты вносится отсутствовавшая ранее инфция, которая стала использоваться в связи с изменением соц-политической обстановки и внедрением новых инфционных технологий (индивидуальный № налогоплательщика). Унификация структуры текста закл-ся в уст типового набора составных частей доктов и их очередности, их которых будут складываться униф-ные формы доктов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: 1 часть содержит обоснование, докво, ссылку на др докты; 2-существо вопроса, распоряд часть приказа, просьбу, ответ по существу (униф текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август тек года). Не менее важным аспектом унификации служебных доктов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в униф форме. При подготовке бумажных вариантов униф текстов возможны различные способы фиксации постоянной инфции на бумаге: трафарет, анкета, таблица. Несколько форм представления текста: 1.Текст-трафарет-форма представ-ия текста, содержащая постоянную, переменную инфцию, х-ную для конкретной управл-кой ситуации. В трафарете постоянная инфция представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной инфцией (справка с места работы).2. Анкета - форма представления текста, в которой даётся х-ка одного объекта по опред-ным признакам,постоянная инфция излагается как наимен признаков, х-щих ч-ека.3. Таблица - форма представления текста, содержащая описания нескольких или множества объектов по определенному набору признаков. Имеет 2 уровня членения текста: вертикальный и горизонтальный. Табличная форма представления униф текста используется при необходимости х-вать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении графика отпусков, описи дел по лс. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, уставов, распоряд доктов. Структура связного текста построена по нормам деловой письменной речи. Связный текст может состоять из разделов, имеющих заголовок, нумерацию. В основных униф текстах используется форма изложения от 3 лица, ед.ч. В распоряд доктах от 1 лица, ед.ч. или мн.ч. испол-тся сжатые синтаксические конструкции. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой инфции. Постоянной инфцией в анкете являются обобщенные наимен признаков. Постоянная инфция выражается в им. сущ в им падеже или словосочетании. Анкетные тексты применяются в оргции - распоряд, финансовой, учётной докции.Таблицы применяются при изложении цифровых и словесных данных, инфции о нескольких объектах по ряду признаков. Постоянная инфция печатается в заголовках граф, переменная инфция в словесной или цифровой форме вносится в строки. Графы таблицы д/б пронумерованы, если таблица печатается более чем на 1 странице. Номера граф ук-тся и на след странице. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы д/б выражены именем сущ в ед.ч. В заголовке и подзаголовках строк применяются только общепринятые сокращения.Этапы унификации текста:Выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста (унификация структуры текста).Униф языковых средств – выражение содержания в тексте докта.Разработка униф текста в виде таблицы, анкеты.Закрепление униф текста в альбоме униф форм. Состав униф форм закреплён в таблице униф форм. Исп в практике управления униф форм даёт значит-ный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление доктов, их передачу и обработку.Позволяет ускорить прохождение докта в оргции, оптимизировать д-оборот. Совершенствование содержания доктов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управл-ские задачи за счёт получения необходимой и достаточной инфции.Специфика делового стиля выражается в опред-ных стилевых чертах:Нейтральный тон изложения-участники делового общения действуют от имени учреждений, оргций. В силу этого личный, субъективный момент в текстах доктов д/б сведен к минимуму. Из языка доктов исключаются слова, обладающие эмоциональной окраской. Точность изложения однозначность понимания содержания, изложенного в док-те, исключающую двусмысленности достигается употреблением терминологической лексики, исп-нием устойчивых оборотов – язык-ых формул, отсутствием образных слов. Ясность текста определяется правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, четкостью формулировок. Лаконичность изложения текстадостигается экономным использованием языковых средств. Композиция делового текста структурно отражает тему. Выделяются композиционные блоки:1.заголовок, 2.вступление (введение, преамбула, задача – конкретизация темы), 3. осн часть, 4. Закл-ие (свертка инфции целого текста). Спецификой делового текста является отнесенность делового текста к клишированным текстам. Существуют max клишированные тексты (тексты-схемы), бланки. Специфика заголовка делового докта– обязат-но в заголовке д/б жанровое обозначение текста. Осн часть сос-ит из графически выделенных частных текстов (абзацы, нумерация). Деление текста на главы и параграфы. Специфика закл-ия (закл часть часто отсутствует в деловом тексте). Синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению. При их употреблении важно обращать внимание на то, какую сторону необходимо обозначить, выделить в контексте (договор, соглашение – синонимы), но они различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве-труд дог-ор, в гражданском – гражданско-правовой договор, служебный контракт, договоренности фиксируются в соглашениях. Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в целях сжатия речи для обозначения понятий исп-тся сокращения. 2 вида сокращенных слов:- лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (СНГ), - графические сокращения (экз., кв.м.). не должно оканчиваться на гласную. Способы образования: инициальные(образованы из начальных букв слов: ГОСТ, ГАИ, ГУВД), слоговые сокращения(образованы из частей, слогов слов: завгар, гавбух), частично сокращенные слова(часть слова + полное слово: хозрасчет, рембаза), усечения (зам., зав.,), телескопические сокращения(начало и конец составляющих слов: рация (из ра(диостан)ция). Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксир-ные в ГОСТах и словарях. Не допускается перегружать тексты доктов аббревиатурами. При вкл-нии в текст докта аббревиатур следует проанализировать удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания, не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения др понятия в той же области. Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул – устойчивых, стандартных словосочетаний, оборотов. Стандартизация словосочетаний – результат униф-ции язык-х средств, исп-ых в однотипных повторяющихся ситуациях (контроль за выполнением возлагается на …, оплату гарантируем…, направляем на рассмотрение и утверждение…). Нередко словосочетания определяют видовую принадлежность докта, являются юрид значимым компонентом текста (гарантируем возврат кредита в сумме… до ). Правописание названий учреждений, оргций, должностей. В названиях оргций единичного х-ера с прописной буквы пишутся первое слово и вх в состав названия собственные имена: Российский детский фонд. Названия оргций неединичного х-ера пишутся со строчной буквы: отдел кадров. Названия оргций во мн числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Тюменской области. Названия главных управлений и самостоятельных отделов в составе ведомства пишутся с прописной буквы: Отдел труда и заработной платы. Названия частей и отделов оргции, и слова президиум, ученый совет, факультет, сектор пишутся со строчной буквы: исторический факультет, отдел кадров ТюмГУ. Типичные языковые ошибки в текстах доктов связаны с незнанием значений слов, неправильным употреблением стилистически окрашенной лексики, неправильным употреблением предлогов, числительных, синтаксические ошибки. Примеры: совместное сотрудничество, памятный мемориал, автобиография жизни, «студенты-дневники» вместо «студенты дневного обучения». Подмена русских слов иностранными (эксклюзивный вместо исключительный, анонс вместо объявление). При употреблении числительных в текстах доктов следует помнить: все числительные записываются цифрами, за искл финансовых доктов, собирательные заменяются колвенными: не «пятеро студентов», а «5 студентов». Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры предложения. Придаточные предложения рекомендуется заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Вместо: Здание городской больницы, которое находится по улице Ленина, просим передать университету Рекомендуется: Здание городской больницы, находящееся по улице Ленина, просим передать университету.