Среда косвенного воздействия

Организация как объект управления представляет собой группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения какой-либо цели или целей. Организации являются частью более общей системы - всего общества. Невозможно существование организаций без общества, а общества без организаций.

Любая организация является открытой системой, встроенной во внешнюю среду. В этой связи организацию можно представить как систему переработки входов в выходы. Из внешней среды (на входе) в организацию поступают разнообразные ресурсы (люди, информация, материалы, финансовые средства и т. д.), которые (или с помощью которых) в дальнейшем преобразуются с целью получения определенных продуктов или услуг (выходов), которые передаются во внешнюю среду.

ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА организации включает те переменные, которые находятся в пределах самой организации. Потенциал развития фирмы зависит от того, какого качества сама внутренняя среда организации.

Внутренняя среда организации включает в себя такие переменные как: цели, задачи, структура, технология, люди и корпоративная культура.

Цели организации – тот результат или состояние, которого желает достичь организация в будущем. При осуществлении функции планирования руководство проводит анализ внутренней и внешней среды организации и устанавливает цели, которые должны быть достигнуты через определенный промежуток времени. Цели устанавливаются применительно к различным уровням и сферам деятельности организации. Но сам процесс постановки целей осуществляется от общего к частному, то есть сначала формулируются цели всей организации, а потом по видам деятельности, процессам и структурным подразделениям.

При постановке целей должны соблюдаться ряд требований: цели должны быть достижимыми, измеримыми, определенными во времени и взаимоподдерживающими. Еще Анри Файоль, формулируя принципы управления, подчеркивал необходимость единства направления. Как раз цели выступают в качестве такого координирующего механизма, который позволяет организации работать слаженно и продвигаться в заданном направлении.

Структура организации – это логически построенные взаимоотношения уровней управления и различных функциональных областей. Структура, являясь элементом внутренней среды организации, следует за целями организации. Это означает, что цели первичны, а структура вторична. Структура должна изменяться в соответствии с теми изменениями, которые претерпевают цели организации.

В структуре любого предприятия можно выделить два вида разделения труда менеджеров – горизонтальное и вертикальное.

Горизонтальное разделение труда связано со специализацией менеджеров преимущественно по функциональному признаку, т.е. закреплению за ними одной или нескольких предметных функций менеджмента. Такое разделение труда обусловливает создание на предприятии специальных служб стратегического управления, плановых и контрольно-диспетчерских отделов и управлений и т.д.

По горизонтали труд разделяется по признакам:

1. Функциональному (специализация работников по видам деятельности) – ИТР; функциональные специалисты: бухгалтеры, маркетологи; рабочие; служащие.

2. По товарно-отраслевому (связано со специализацией и ограничением в выполнении конкретных трудовых операций – специализация продавцов на продаже 1-го. какого-либо товара).

3. Квалификационному (при определении видов трудовой деятельности исходят из сложности работ и необходимой для их выполнения квалификации). Старший продавец, продавец, младший продавец.

Так как работа в организации разделена на части, кто-то должен её координировать, согласовывать. Деятельность по координации работы других людей составляет сущность управления. Управленческий труд отделён от остального труда, такое разделение называется вертикальным.

Вертикальное разделение труда зависит от характера осуществляемых процессов, масштабов деятельности, отраслевой принадлежности, выражается в организационной структуре предприятия, составе уровней менеджмента.

Вертикальное разделение управленческого труда образует уровни управления: руководители высшего звена (принимают важнейшие решения; разрабатывают цели и стратегию), среднего (согласовывают усилия различных подразделений организации, разрабатывают тактику), низшего – выполняют ежедневные операции и действия.

На каждом последующем уровне меньше людей, чем на предыдущем:

1. Институциональный уровень (руководители высшего звена – президент, вице-президент);

2. Управленческий уровень (руководители среднего звена – директора и их заместители);

3. Технический уровень (руководители низового звена – зав. производством, отделом).

Вертикальное разделение труда дает в результате иерархию уровней управления, центральной характеристикой которой является формальная подчиненность одних лиц другим на всех уровнях. В этой связи возникает вопрос: какова оптимальная численность лиц находящихся в подчинении у одного руководителя. Эта характеристика получила название сфера или диапазон контроля. Важным понятием является сфера контроля – это число лиц, непосредственно подчинённых одному руководителю. Она может быть широкой (руководитель контролирует большое количество подчинённых) и узкой (каждому руководителю подчиняется немного людей).

Сфера контроля определяет тип организационной структуры: широкая сфера контроля – даёт плоскую структуру управления (с небольшим количеством уровней управления); узкая сфера контроля – многоуровневую (или высокую) структуру. Какая сфера контроля и структура – зависит от специфики организации, её целей и решаемых её проблем.

Задачи организации – Задача – предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки. Когда руководство принимает решение о структуре, то оно определяет какая должность, какие задачи должна выполнять. Поэтому, можно отметить, что задача предписывается не человеку, а должности.

Каждая должность включает ряд задач. Они делятся на 3 категории:

Задачи, которые выполняются в организации можно разделить на три вида:

- работа с людьми,

- работа с ресурсами (сырьем, оборудование, финансами и т.д.)

- работа с информацией.

В зависимости от конкретной должности в задачах может преобладать какая-то из этих трех составляющих.

Технология - это средство преобразования сырья (будь то люди, информация или физические материалы) в искомые продукты и услуги. Это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления преобразований в материалах, информации и людях.

Люди – являются главной составляющей организации. Руководители, подчиненные, организация – это все группы людей. Люди является центральным фактором в любой организации и только благодаря им организация может добиться успеха. Поведение человека на рабочем месте во многом зависит от того, каким образом сочетаются его индивидуальные характеристики с факторами среды. Важнейшими индивидуальными характеристиками являются:

- Способности – это качества, присущие человеку, которые являются частично наследственными, но в основном приобретаются с опытом. Предрасположенность - это талант человека, раскрывающийся в какой-либо области. Если предрасположенность является потенциалом человека, то способность – это реализация данного потенциала.

- Потребности – это внутреннее ощущение физиологического или психологического недостатка чего-либо. Потребности мы не можем наблюдать непосредственно, но об их существовании мы можем судить по поведению человека.

- Ожидания – это оценка человеком вероятности какого-то события. Основываясь на прошлом опыте и учитывая текущую ситуацию, человек делает предположения относительно ожидаемых результатов своего поведения.

- Восприятие – это сложная система процессов приёма и преобразования информации, обеспечивающая организму отражение объективной реальности и ориентировку в окружающем мире. Это означает, что люди реагируют не на то, что происходит в действительности, а на то, что воспринимается как происходящее.

- Отношение – это социальная установка, привязанность или неприязнь к каким-либо людям, явлениям, процессам.

- Ценности – это убеждения по поводу того что хорошо или плохо, что справедливо или несправедливо, допустимо или запретно и т. д. Эти убеждения могут иметь крайние значения или могут быть представлены в виде шкалы ценностей.

Корпоративная культура – это набор убеждений, ценностей по отношению к конкретным явлениям, которые разделяются всеми членами организации. К корпоративной культуре относят:

Стиль одежды, правила поведения, девизы, расположение офисов и т. п. Восприятие первого уровня доступно для постороннего человека, наблюдая за членами организации, он может сделать соответствующие выводы.

Выраженные в делах и словах членов организации общие убеждения и ценности, которые проявляются в рассказах, языке, символах.

Основополагающие предположения и глубокие убеждения, которые на подсознательном уровне влияют на решения и поведение людей. Как правило, их основой являются убеждения владельца предприятия или топ-менеджеров.

Таким образом, в менеджменте все внутренние переменные взаимосвязаны: изменение целей ведёт к уточнению задач, а также может повлечь изменение технологии и структуры управления.

Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов, несмотря на их большое разнообразие, можно выделить 5 групп функциональных процессов, охватывающих деятельность любой организации и являющихся объектом управления со стороны менеджмента:

1) Производство;

2) Маркетинг;

3) Финансы;

4) Работа с кадрами;

5) Эккаунтинг (учёт и анализ хозяйственной деятельности);

Менеджмент осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации, формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации.

Поэтому данные внутренние переменные нельзя рассматривать изолированно, они являются взаимозависимыми и в совокупности образуют целостную систему – организацию.

Организация является системой, встроенной во внешнюю среду.

ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ– это все факторы окружающей среды, оказывающие или способные оказать влияние на деятельность организации. Поэтому при принятии управленческих решений обязательно должна рассматриваться внешняя среда организации.

Внешняя среда современных организаций состоит из огромного количества факторов. Рассматривать изменения всех этих факторов не представляется возможным, поэтому руководство организации должно ограничиться учетом тех факторов внешнего окружения, которые наиболее существенным образом влияют на успех организации. Для того, чтобы облегчить процесс анализа, факторы внешней среды можно разделить на две большие группы: факторы среды прямого и косвенного воздействия. Но перед тем как разбирать данные группы факторов целесообразно рассмотреть характеристики внешней среды.

Характеристики внешней среды организации

1. Сложность – определяется числом факторов, на которые обязана реагировать организация. Сложность внешней среды для различных организаций будет сильно отличаться. Так для небольшого предприятия действующего на местном рынке, выпускающего ограниченное число продуктов внешняя среда будет гораздо менее сложной, чем для организации имеющей филиалы во многих регионах страны (мира) и производящей широкий ассортимент различной продукции. На сложность внешней среды оказывают влияние следующие параметры: число поставщиков; продуктовая дифференциация; географическая дисперсия поставщиков, труда, продаж, конкурентов; отраслевая технологическая диверсификация и т.д.

2. Взаимозависимость факторов внешней среды – об этом качестве принято говорить в том случае, если изменение одного из факторов влечёт за собой изменение другого фактора (других факторов). Все факторы внешней среды взаимосвязаны: изменение законодательной системы оказывает влияние на уровень конкуренции. Политическая обстановка – лишает дешёвого сырья и рабочей силы.

3. Подвижность внешней среды – это скорость с которой происходят изменения в окружении организации. Современное общество характеризуется высокой подвижностью внешней среды. С середины прошлого века изменения во внешней среде начинают происходить все более возрастающими темпами и этот факт нельзя не учитывать при принятии управленческих решений. Однако подвижность внешней среды будет различной для организации, которая занимается, например, производством мебели (среда более стабильна) и для предприятия по производству лекарственных средств (среда более подвижна).

4. Неопределенность внешней среды - это качество количества и точности информации, которой располагает руководство относительно каких-либо факторов внешней среды. Уровень неопределенности внешней среды организации напрямую зависит от количества факторов, влияющих на ее деятельность а также от степени изменчивости данных факторов. Когда компания работает в относительно стабильных внешних условиях, уровень неопределенности незначителен и руководство может меньше внимания уделять внешним аспектам. Чем выше неопределенность тем сложнее процесс принятии управленческих решений.

Как отмечалось выше внешняя среда организации может быть разделена на среду прямого воздействия (микроокружение) и среду косвенного воздействия (макроокружение). Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации и испытывают на себе воздействие со стороны организации. Среда косвенного воздействия – это факторы, которые сказываются на деятельности организации, но сама организация оказать на них воздействие не может. Анализ среды косвенного воздействия осуществляется в рамках REST анализа.

Среда прямого воздействия включает следующие факторы:

1. Поставщики. Сюда входят поставщики сырья, материалов, оборудования, трудовых ресурсов, капитал, технологий, техники. От того насколько организация способна обеспечить поступление требуемых ресурсов надлежащего качества и количества зависит результат ее деятельности. То есть успех организации напрямую зависит от поставщиков требуемых ресурсов. Руководству необходимо изучать поставщиков, чтобы обеспечить себе максимум выгоды от сотрудничества. Современный подход к проблеме построения взаимоотношений с поставщиками ресурсов говорит, что необходимо отказаться от практики выбора поставщика только на основе цены. Вместо этого следует минимизировать общие затраты и найти одного поставщика для каждого вида поставок, но такого, чтобы с ним можно было строить долговременные отношения на основе взаимного доверия и уважения. Материальные ресурсы - нужно постоянно анализировать цены, условия поставки и использовать эту технологию при принятии решений о поставщиках. Трудовые ресурсы - знать рынок труда. Техника и технология -отсутствие финансов не позволяет закупать передовое оборудование.

2. Потребители (клиенты). Потребитель является самым важным звеном организации. Ошибкой будет думать, что рационально построенное производство продукции или услуг само по себе обеспечит способно принести успех. Продукт или услуга сами по себе могут быть вершиной совершенства, но если они не отвечают представлениям покупателей о качестве, компания может оказаться на грани банкротства. От умения организации находить покупателя и удовлетворять его требования зависит ее успешность. Результат деятельности компании должен быть нацелен на запросы потребителя. Фирма должна знать своих потребителей, анализировать причины изменений (в доходах, семейном положении, численности и так далее). Важно формировать, создавать покупателя, управлять его вкусами и потребностями. Часто продукция-новинка сталкивается с неподготовленным покупателем.

3. Конкуренты. Вероятно в большинстве случаев не покупатели, а именно конкуренты влияют на то какого рода продукцию (услуги) и по какой цене можно продать. Чтобы выжить и добиться успеха руководство организации должно постоянно отслеживать деятельность конкурентов и предпринимать шаги, направленные на то, чтобы не отстать от конкурентов, а лучше обогнать их. Надо понимать, что под конкурентами следует понимать не только производителей аналогичной продукции, работающих на том же рынке. Анализ должен быть направлен и на те фирмы, которые могут войти на рынок, а также на производителей продуктов-заменителей.

4. Законы и государственные органы. Формируют нормативную базу создания и функционирования предприятий, налоговую политику.Число и сложность законов, регулирующих различные аспекты деятельности предприятия постоянно растет. Влияние законов на деятельность организации определяется такими параметрами как: благоприятность законодательства, обеспечение равенства условий осуществления деятельности, стабильность и определенность правовых норм и т. д. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и местные законы, но и требования органов государственного регулирования, которые призваны обеспечивать выполнение законов в определенной сфере, а также могут вводить собственные требования (лицензии, качество продуктов, экология, охрана труда и т. д.).

Среда косвенного воздействия

1. Политические факторы. Дают представление о приоритетах государственной политики и средствах ее реализации. Объектом анализа со стороны руководства должны быть политическая идеология, стабильность политики, общественные настроения в отношении правительства, оппозиция. Особый элемент политической обстановки – это лоббисты, то есть группы лиц, продвигающие интересы определенных кругов во власти. Компании, ведущие бизнес в различных странах, должны учитывать фактор политической стабильности применительно к деятельности соответствующих подразделений. Сюда же можно отнести международные события– (таможенная, налоговая политика, валюта и др.).

2. Экономические факторы. Их изучение направлено на понимание процесса формирования и распределения ресурсов. Состояние экономики может способствовать росту деловой активности, либо же наоборот снижать ее. Кроме того, изменения, происходящие в экономике, могут неодинаково отразиться на результатах деятельности различных предприятий. Состояние экономики(включает уровень цен и тарифов, инфляции, платёжеспособный спрос, банковскую политику и другое). Если падают доходы, то покупатель откладывает приобретение многих товаров, не относящихся к предметам первой необходимости.

3. Социокультурные факторы - (традиции, принятые в стране, старение людей – новый подход к товарам, изменение ценностей, обычаев и вкусов потребителей). Данные факторы характеризуют демографическую структуру общества, динамику роста населения, уровень образования, преобладающие в обществе ценностные установки, верования, обычаи. Значение данных факторов велико, так как они являются всепроникающими и оказывают воздействие как на другие факторы внешней среды организации, так и на внутреннюю среду. Несмотря на тот факт, что изменения в социокультурной среде происходят очень медленно, последствия их могут оказаться существенными.

4. Технология (НТП). Развитие технологий влияет не только на деятельность организации, но и на нашу жизнь. Скорость изменения технологий растет, а уровень их воздействия на эффективность работы организации, обновление продукции, устаревание продукта, работу с информацией и т. д. постоянно увеличивается. Организация вынуждены идти в ногу с теми новыми разработками, от которых зависит их жизнедеятельность.

Таким образом, внешняя среда организации состоит из множества факторов, которые очень сложно взаимодействуют друг с другом и оказывают существенное влияние на деятельность организации.