Тема: Порядок ведения кассовой книги. Порядок приема, проверки и обработки кассовых документов.

Тема: Порядок ведения кассовой книги. Порядок приема, проверки и обработки кассовых документов.

Обучающийся должен знать: нормативные документы, определяющие порядок ведения кассовой книги и хранения денег, порядок оформления кассовой отчетности за день, порядок приема, проверки и обработки кассовых документов.

Поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.

Кассовая книга – это документ, в котором отражаются все операции с наличными деньгами, проходящими через кассу предприятия.

Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. 19.06.2017) учёт движения денежных средств в кассе ведется кассиром в кассовой книге. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись (п.4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Использовать ее можно в течение одного календарного года, по окончании которого заводится новый документ. Унифицированная форма кассовой книги № КО-4 установлена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег). Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. А так же в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Вести кассовую книгу можно вручную или автоматизированным способом (на компьютере).

Если кассовая книга ведется вручную, то заполняется она от руки, но для начала её нужно пронумеровать и прошнуровать. На последней странице книги обязательно должно быть указано, сколько именно листов в ней содержится. Выглядит это следующим образом: «В книге пронумеровано и прошнуровано __ листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Помимо этого, здесь должна стоять печать организации. Записи в такой кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Каждый лист должен состоять из двух равных частей: одна из них с горизонтальной линовкой, другая без нее. Первая является основным экземпляром, который остается подшитым в книге. Вторые части, выполненные через копировальную бумагу, должны быть отрывными, ведь они служат отчетом кассира. Начинать заполнять кассовую книгу нужно на лицевой стороне неотрывного экземпляра после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под ту, которая остается в книге. Между этими двумя частями подкладывается лист копировальной бумаги, чтобы на отчете кассира отпечатались все вносимые данные. Использовать при заполнении кассовой книги нужно шариковую ручку или чернила.

Если кассовая книга ведется автоматизированным способом, то листы формируются специализированными программами. В таком случае отчет должен составляться одновременно, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Также нужно учитывать, что на начало следующего рабочего дня он уже должны быть сформирован. Нумерация страниц формируется автоматически в порядке возрастания. Кассир после получения «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Распечатывать кассовую книгу можно в одном экземпляре. Исключение – кассовая книга обособленного подразделения.

При бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде не надо. Можно вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае бумажные экземпляры расходных и приходных ордеров, кассовой книги и ведомостей оформлять не обязательно. Но только при одном условии: электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Вести кассовые операции можно электронно, только если все документы подписываются квалифицированной электронной подписью.

Вне зависимости от того, каким образом ведется кассовая книга, контроль за её ведением и правильностью составления возлагается на главного бухгалтера организации. При незначительном количестве кассовых операций допускается составлять кассовый отчет не за день, а в целом за несколько дней.

Банк России уточнил порядок исправления документов. В Указании № 3210-У есть оговорка о том, что электронные документы нельзя исправлять после того, как они подписаны. Документ с ошибкой можно только удалить, а вместо него надо создать новый, правильный. Аналогичный порядок предусмотрен и для электронной кассовой книги, если она уже подписана квалифицированной подписью. Можно исправлять бумажные кассовую книгу, платежные и расчетно-платежные ведомости. А приходные и расходные кассовые адреса нельзя.

Чтобы исправить кассовую книгу или расчетно-платежную ведомость, надо зачеркнуть ошибочные данные, рядом указать верную информацию, поставить дату исправления. Сотрудники, которые подписывали ошибочный документ, должны повторно поставить свои подписи с расшифровкой.

ИП могут не вести кассовую книгу, так как они регистрируют кассовые операции в книгах учета доходов или доходов и расходов. Малые компании на каждую кассовую операцию должны выписывать ордера.

ИП вправе не оформлять кассовые документы (п. 4.1 Указаний № 3210-У), но в п. 5 обозначены ИП, как оформляющие ПКО. Поэтому ИП может оформлять приходно-расходные кассовые ордера.

Обособленным считается любое подразделение компании, по местонахождению которого оборудовано хотя бы одно рабочее место. При этом не имеет значения, на какой срок его создали. Все обособленные подразделения должны соблюдать лимит остатка наличных. В каком порядке устанавливать этот лимит, зависит от того, имеет ли право подразделение самостоятельно сдавать наличные на счет в банке. Все обособленные подразделения – и сдающие, и не сдающие деньги в банк – должны вести свою кассовую книгу. В головной офис подразделение должно передавать не листы кассовой книги, а их копии, заверенные руководителем подразделения. Изменение связано с тем, что теперь можно оформлять листы кассовой книги в одном экземпляре. И больше не требуется передавать их в головной офис на следующий рабочий день. Сдавать листы кассовой книги из подразделения в офис теперь можно и раз в год.

Не надо составлять кассовую книгу за дни, в которых не было наличных расчетов.

На квитанции к приходному ордеру кассир должен поставить штамп. Для подписи четких правил нет. Но в унифицированной форме на квитанции есть строка для подписи кассира. Суммы из всех бланков строгой отчетности за день можно объединить в одном ПКО.

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления таких документов в бухгалтерию главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого возлагается вся ответственность. Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «получено» или «оплачено» с указанием даты.

Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия, он важен, так как большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по формепозволяет убедиться, что документ составлен на бланке соответствующей формы, все реквизиты отражены.

Арифметическаяпроверка сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы, т. е. разносит по счетам суммы совершенных хозяйственных операций.

12 Следующая ⇒