|
|||
Практическая работа № 6Стр 1 из 2Следующая ⇒ Практическая работа № 6 Тема:Работа с системами документоведения.
Цель работы: Ознакомиться с принципами работы подсистемы, научиться регистрировать документы (заведение электронных регистрационных карточек), производить периодический поиск в картотеке и пересмотр документов, которые находятся на выполнении (на контроле), списывать документы в дело, обновлять номенклатуру дел.
Обеспечение занятия: ПЕОМ с установленной программой, методические указания по выполнению работы
Порядок выполнения работы : 1. Работа с подсистемой «Делопроизводство». Запустить программу «Делопроизводство», выбрав «Делопроизводство» на рабочем столе. 2. Выбрать в главном меню строку «Номенклатура дел». З'явится экран, который содержит первую запись. Каждая запись в справочнике состоит из следующих полей: - индекс дела; - номенклатура дела; - срок сохранения; - статьи. 3. Для дополнения справочника нажать кнопку «Прибавить». 4. Внести записи в справочник из таблицы 1. 5. Присвоить индекс дела в соответствии с подразделениями предприятия. 6. Для работы со входными документами выбрать в главном меню «Входные документы». Возможны 2 режима работы с документами: - режим пересмотра, при котором невозможно внесение изменений в раньше введенную информацию - режим редактирования. 7. В режиме редактирования нажать кнопку «Прибавить». 8. При этом будет прибавлена новая пустая запись, поле которой стоит отредактировать (таблица №2). - номер входного; - дата поступления; - номер документа; - дата документа; - откуда поступило (это поле обеспечено справочником, который содержит все раньше введенные адреса по алфавиту. Если необходимого адреса не содержится в этом списке, выбрать строку «другое» и потом набрать из клавиатуры необходимое); - короткое содержание; - количество листов; - резолюция. 9. Для того, чтобы документ поставить на контроль нажать на кнопку с карандашом и клавишу INSERT . 10. Заполнить поля: - срок выполнения; - фамилия исполнителя; - оценка о выполнении. 11. Используя данные таблицы №3, снять отмеченные документы из контроля. Для этого необходимо нажать на кнопку с карандашом и на клавишу DELETE. Перемещая по уже введенным записям осуществляется с помощью кнопок «Начало», «Назад», «Вперед», «Конец» 12. Для того, чтобы вывести список поставленных на контроль и не выполненных к отмеченному сроку документов, нажать кнопку с будильником. Выполненные документы списать в дела в соответствии с номенклатурой дел. 13. Для поиска документа нажать кнопку «Поиск» 14. Выбрать в списке «Ключ» полет «№ входного». При пересмотре базы данные записи будут появляться одна за другой в порядке роста по полю «Ключ». 15. Для поиска по критериям надо переместиться на левый список в области набора критерия, выбрать в списке поле «№ документа», потом переместиться на следующий список и выбрать «=» потом в следующем поле набрать необходимый номер. 16. Для работы с исходными документами выберите в главном меню «Исходные документы». Здесь также возможны два режима работы с документами: - режим пересмотра; - режим редактирования. 17. Для того, чтобы обработать новый документ, выплывает в режиме редактирования нажать кнопку «Прибавить». При этом в конец базы данных будет прибавлена новая запись, поле которой стоит отредактировать : - номер выходного; - дата выходного; - номер документа; - кому направлен; (также как и во входных документах) - короткое содержание; - документ. 3. Заполните данными таблицу №4.
Содержание отчета : Ø Тема и цель работы Ø Алгоритм выполнения работы Ø Ответы на контрольные вопросы Контрольные вопросы:
Индивидуальные задания:
|
|||
|